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Conseils à l'intention des coopératives concernant les statuts constitutifs et leur modification

 
Les conseils qui suivent s’appliquent au processus entourant les documents soumis à la Commission des services financiers de l’Ontario (CSFO) par le secteur des coopératives, tels que les statuts constitutifs et leur modification.
 
Pour connaître les exigences légales visant le contenu et le dépôt de statuts constitutifs et leur modification, consultez la Loi sur les sociétés coopératives (la Loi), accessible en ligne.
 
Exigences générales à l’endroit des coopératives concernant tout dossier soumis :
 
    • Assurez-vous de soumettre uniquement une version finale des documents.
    • Assurez-vous que tous les documents comportent des signatures originales.
    • Joignez des copies en double exemplaire de tous les documents soumis.
    • Déterminez et expliquez toute exigence essentielle en termes de dates ou de délais lorsqu’un document est soumis. La CSFO s’efforcera dans la mesure du possible de respecter les demandes en matière de délai.
    • Joignez une lettre d’accompagnement à votre demande, expliquant le type de coopérative constituée en personne morale ainsi que la nature de ses activités. Cette explication aidera le surintendant à confirmer que le groupe sera exploité à titre de coopérative, conformément au paragraphe 1 (1) de la Loi.
    • Joignez le paiement applicable lors du dépôt de vos documents à la CSFO.
    • Établissez le paiement à l’ordre du « Ministre des Finances ».
Pour plus de précisions sur l’établissement de votre coopérative et la production des statuts constitutifs ou leur modification, visitez la page Web de la CSFO précisant Comment inscrire une coopérative.
 
Dans le cas des statuts constitutifs, vous devez :
 
  • Vérifier tous les noms et toutes les adresses afin de vous assurer qu’ils sont complets et exacts.
  • Percevoir des droits d’adhésion afin de connaître le volume d’activités réalisées avec des personnes qui ne sont pas membres en vertu de l’article 144 de la Loi. (Cette mesure s’applique uniquement aux coopératives sans capital-actions.)
  • Établir une disposition spéciale quant à la dissolution de la coopérative.
 
Si vous avez besoin d’aide concernant la préparation des statuts constitutifs, que vous souhaitez consulter des directives détaillées, ou obtenir un exemple de formulation, visitez la page Web de la CSFO précisant Comment inscrire une coopérative.
 
Dans le cas des statuts de modification:
 
Vous devez vous assurer que la résolution spéciale a été adoptée par les administrateurs de la coopérative et que les statuts de modification ont été approuvés par les membres.
 
La CSFO exige :
 
    • une copie conforme de la résolution; et
    • deux copies des statuts de modification comportant la signature d’un dirigeant ou administrateur de la coopérative, ainsi que son titre (par ex. président).
Dans le cas de l’Article 1, qui stipule : "The following is a certified copy of the resolution amending the articles of the co-operative" (suit une copie conforme de la résolution modifiant les statuts de la coopérative), assurez-vous :
 
    • d’énoncer la résolution visant à modifier les statuts, laquelle doit: 
    • définir les renseignements qui seront remplacés dans les statuts constitutifs; et
    • préciser le numéro du paragraphe des statuts constitutifs que vous souhaitez voir modifié ou remplacé.
Dans le cas de l’Article 2, qui stipule : "The above amendment has been duly authorized as required by subsection 151(1), (2), (3) OR (4) of the Co-operative Corporations Act" (la modification énoncée ci-dessus a été dûment autorisée, conformément au paragraphe 151 (1), (2), (3) OU (4) de la Loi sur les sociétés coopératives), assurez-vous :
 
  • que la modification est autorisée en vertu des paragraphes 151 (1), (2), (2.1), 3 ou (4);
  • de préciser chacun des paragraphes applicables;
  • d’examiner les paragraphes pertinents et de prendre les mesures nécessaires afin de faire approuver la modification par les administrateurs de la coopérative, ainsi que par ses membres ou actionnaires.
Dans le cas de l’Article 3, qui stipule : "The resolution authorizing the amendment was confirmed by the members of the co-operative on (date)" (la résolution autorisant la modification a été confirmée par les membres de la coopérative le (date)), assurez-vous :
 
  • d’insérer la date d’approbation de la résolution par les membres et les actionnaires, le cas échéant.
Assurez-vous que les statuts de modification ainsi que la résolution spéciale adoptée par le conseil d’administration de la coopérative et approuvée par ses membres sont déposés dans les six mois suivant la date d’entrée en vigueur de la résolution.
 
La CSFO:
 
  • Vous enverra un accusé de réception par la poste ou par courriel confirmant que votre dossier a bien été reçu.
  • Vous enverra une lettre ou un courriel si d’autres documents ou renseignements mineurs sont requis.
  • Retournera vos documents si des renseignements sont manquants ou inexacts.
  • Accélérera le traitement des documents soumis, pourvu que vous puissiez fournir rapidement une réponse à toute question de suivi.
  • Examinera vos documents avant d’émettre un certificat. (dans le cas de questions complexes, il faudra prévoir un délai plus long pour l’examen des documents par la CSFO.)