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Section A - Règles de procédure

PARTIE 1 - RÈGLES GÉNÉRALES RELATIVES AU RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS


  1. INTERPRÉTATION

    1.1 Ces Règles seront interprétées largement afin d’effectuer le règlement du différend qui est le plus équitable, le plus rapide et le moins coûteux.

    1.2 Dans les situations non prévues par ces règles, on peut adopter une procédure qui se conforme aux règles similaires du Code.

    1.3 Un vice de forme ou autre défaut technique de procédure n’invalide pas une instance.

    1.4 Les présentes règles sont établies par le directeur en vertu de l’article 21 de la Loi sur les assurances et de l’article 25.1 de la Loi sur l’exercice des compétences légales.

    1.5 Sous réserve des dispositions des deux lois précitées, le directeur peut modifier en tout temps les présentes règles, s’il le juge approprié.

    1.6 (a) Les présentes règles s’appliquent à partir du 31 mai 2001 à toutes les demandes de règlement des différends peu importe quand elles ont été commencées.

    (b) (b) Malgré Règle 1.6 (a), les présentes règles ne s’appliquent pas à une procédure d’arbitrage dans laquelle une conférence préparatoire a été tenue avant le 31 mai 2001 à moins que les parties consentent à ce que ces règles s’appliquent ou qu’un arbitre émette une ordonnance indiquant que ces règles s’appliquent à l’instance.

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  2. DIRECTIVES

    2.1 Le surintendant des services financiers, et auparavant le commissaire des assurances, peut publier des directives pour interpréter l’Annexe sur les indemnités d’accident légales. Ces directives figurent à la Section B du Code.

    2.2 Il convient de tenir compte de ces directives pour interpréter l’Annexe sur les indemnités d’accidents légales.

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  3. NOTES PRATIQUES

    3.1 Le Groupe de règlement des différends de la Commission peut publier des Notes pratiques sur les lignes directrices et les pratiques administratives. On trouvera ces Notes pratiques à la Section C du Code.

    3.2 Les Notes pratiques visent à guider les utilisateurs du processus de règlement des différends à la Commission. Cependant elles ne sont pas exécutoires et n’influent pas sur le devoir du décideur de prendre des décisions selon les circonstances et le fond du litige.

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  4. DÉFINITIONS
     
    4.1 Les définitions qui suivent s’appliquent aux présentes Règles:

    « Annexe sur les indemnités d'accident légales » s'entend de l'un ou l'autre des documents suivants :

    a) l'Annexe sur les indemnités d'accident légales – Entrant en vigueur le 1er septembre 2010;
     
    b) l'Annexe sur les indemnités d'accident légales – Accidents survenus le 1er novembre 1996 ou après ce jour;
     
    c) l'Annexe sur les indemnités d'accident légales – Accidents survenus après le 31 décembre 1993 mais avant le 1er novembre 1996;
     
    d) l'Annexe sur les indemnités d'accident légales – Accidents survenus avant le 1er janvier 1994.
     
     
    « appel » : une procédure d’appel conformément à l’article 283 de la Loi sur les assurances;
     
    « arbitrage » : une procédure d’arbitrage conformément à l’article 282 de la Loi sur les assurances;
     
    « arbitrage privé » : une procédure d’arbitrage en vertu de la Loi de 1991 sur l’arbitrage;
     
    « arbitre » : la personne désignée par le directeur aux termes de l’article 282 de la Loi sur les assurances;
     
    « audience » : l’occasion de présenter sa cause devant un décideur dans le contexte d’une audience verbale, écrite ou électronique;
     
    « audience écrite » : une audience tenue au moyen de l’échange de documents, soit écrits, soit par voie électronique, et de leur dépôt;
     
    « audience électronique » : une audience tenue par conférence téléphonique ou par d’autres moyens électroniques de communication orale entre plusieurs personnes;
     
    « audience orale » : une audience à laquelle les parties assistent en présence d’un décideur;
     
    « Commission» : la Commission des services financiers de l’Ontario;
     
    « décideur » : le directeur ou la personne désignée par le directeur aux termes de la Loi sur les assurances et de ces Règles pour tenir une instance dans l’exercice de la compétence légale de décision;
     
    « déposer » : le dépôt auprès du Groupe de règlement des différends;
     
    « directeur » : le directeur des arbitrages nommé aux termes de l’article 6 de la Loi sur les assurances ou toute personne employée par la Commission à laquelle le directeur délègue ses pouvoirs et obligations;
     
    « document » : comprend les documents écrits, les formulaires, les rapports, les tableaux, les films, les photographies, les transcriptions, les bandes vidéo, les bandes sonores, les fichiers de commerce et les fichiers informatiques;
     
    « évaluateur neutre » : une personne désignée par le directeur aux termes de l’article 280.1 de la Loi sur les assurances;
     
    « évaluateur neutre privé » : une personne désignée par le directeur aux termes de l’article 280.1 de la Loi sur les assurances pour donner son opinion quant à l’issue probable d’un différend, mais qui n’est pas la personne désignée pour réaliser l’évaluation auprès du Groupe de règlement des différends en vertu de la Règle 44 du Code;
     
    « évaluation neutre » : une évaluation aux termes de l’article 280.1 de la Loi sur les assurances quant à l’issue probable d’une instance portée en arbitrage ou devant un tribunal judiciaire;
     
    « Groupe de règlement des différends » : la Direction des services de règlement des différends de la Commission et toute personne exerçant des fonctions de la Direction des services de règlement des différends en vertu d'un pouvoir direct ou délégué ou d'une désignation ou nomination;
     
    « indemnités d’accident » : les indemnités prévues dans l’Annexe sur les indemnités d’accident légales;
     
    « instance » : une question qui appelle l’exercice de la compétence légale de décision conférée par une loi;
     
    « médiateur » : un médiateur désigné par le directeur aux termes de l’article 280 de la Loi sur les assurances;
     
    « réunion de médiation » : réunion fixée à l’avance à laquelle les parties et leurs représentants comparaissent devant un médiateur, soit en personne ou par conférence téléphonique, soit par d’autres moyens électroniques de communication orale entre plusieurs personnes;
     
    « signification » : la remise d’un document à une personne de la manière autorisée par ces Règles.
     
     
     
     
  5. SERVICES ET DOCUMENTS DU GROUPE DE RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS
     
    5.1 Une personne a le droit de communiquer en français avec le Groupe de règlement des différends et de recevoir des services en français, conformément par la Loi sur les services en français.
     
    5.2 Les services en français lors d’une médiation, d’un arbitrage, d’une évaluation neutre, d’une modification/révocation et d’un appel sont offerts si la personne assurée en fait la demande.
     
    5.3 Dans le cadre d’une médiation, la personne qui demande des services d’interprétation dans une langue autre que le français ou l’anglais doit prendre elle-même les dispositions nécessaires pour obtenir ces services. Il incombe à la personne qui prend les dispositions nécessaires pour obtenir ces services
    d’interprétation de payer les coûts.
     
    5.4 Dans le cadre d’un arbitrage, d’une modification/révocation ou d’un appel, le Groupe de règlement des différends se chargera de prendre les dispositions nécessaires pour obtenir des services d’interprétation dans une langue autre que le français et l’anglais si la personne assurée en fait la demande et si le décideur l’ordonne. Le Groupe de règlement des différends paiera les coûts des services d’interprétation requis lors d’une audience.
     
    5.5 Lors de la prestation des services d’interprétation, l’interprète doit jurer ou affirmer solennellement que les éléments de preuve seront traduits avec fidélité et impartialité.
     
    5.6 Le Groupe de règlement des différends peut publier des lettres directives, des avis et autres documents signés par le directeur.
     
    5.7 Lorsque les présentes Règles exigent que le Groupe de règlement de différends remette un document, la remise sera réputée avoir eu lieu lorsque :
    (a) on a eu recours à l’un des modes de remise autorisés aux termes de la Règle 7; et

    (b) le document est acheminé à la dernière adresse de la partie qui figure dans les dossiers du Groupe de règlement des différends.
     
     
     
  6. DÉPÔT

    6.1 Lorsque ces Règles prévoient le dépôt d’un document:
    (a) le document doit être remis au Groupe de règlement des différends;

    (b) on doit avoir recours à l’un des modes de remise autorisés aux termes de la Règle 7; et

    (c) on doit respecter les délais prescrits à la Règle 7.

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  7. SIGNIFICATION DE DOCUMENTS

    7.1 Un document peut être signifié :
    (a) en mains propres;

    (b) par la poste ordinaire, recommandée ou certifiée;

    (c) par messagerie, y compris par poste prioritaire;

    (d) par télécopieur;

    (e) par service de distribution de documents, lorsque le destinataire souscrit à un tel service;

    (f) par courriel;

    (g) par toute autre manière précisée par le directeur. 

    7.2 Tout document signifié par télécopieur doit comprendre une page d’envoi indiquant :
    (a)le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et (s’il y a lieu) l’adresse électronique de l’expéditeur(trice);

    (b) le nom de la personne à laquelle il s’adresse;

    (c) la date et l’heure auxquelles le document est envoyé;

    (d) le nombre total de pages envoyées, page d’envoi comprise;

    (e) le nom, le numéro de téléphone et (s’il y a lieu) l’adresse électronique d’une personne à contacter en cas de problème.

    7.3 Le courriel auquel est joint un document signifié par courriel doit inclure : 

                (a) le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique de l’expéditeur(trice);

                (b) le nom de la personne à laquelle il s’adresse;

                (c) la date et l’heure auxquelles le document est envoyé;

                (d) le nom et le numéro de téléphone d’une personne à contacter en cas de problème de transmission.


    7.4 Les documents sont considérés comme signifiés par une partie, ou remis par le Groupe de règlement des différends lorsqu’ils sont livrés dans les délais suivants :
    (a) tout document remis en mains propres est réputé être signifié le jour même de la livraison;

    (b) tout document livré par la poste ordinaire, recommandée ou certifiée est réputé être signifié le cinquième jour après la date à laquelle le bureau de poste appose son cachet d’oblitération;

    (c) tout document livré par messagerie, y compris par poste prioritaire, est réputé être signifié à la date de réception ou le surlendemain de la journée où l’expéditeur remet le document au service de messagerie, selon ce qui se produit en premier;

    (d) tout document transmis par télécopieur ou par courriel est réputé être signifié le jour même de l’envoi du document;

    (e) tout document remis par service de distribution à une personne qui souscrit à un tel service est réputé être signifié le lendemain du dépôt, à condition que le document soit estampillé en présence du dépositaire du document;

    (f) tout le document livré par d’autres moyens selon les directives du directeur, est réputé être signifié aux délais précisés par le directeur. 

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  8. CALCUL DES DÉLAIS

    8.1 Dans le cadre de ces règles ou d’une ordonnance, le calcul des délais s’effectue comme suit :
    (a) lorsqu’on mentionne un certain nombre de jours entre deux faits, on compte cet intervalle en omettant le jour où se produit le premier fait et en retenant le jour où se produit le deuxième fait;

    (b) lorsque l’échéance fixée pour exécuter une action donnée dans le cadre de ces Règles tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, on peut exécuter cette action le jour qui suit, autre qu’un samedi, un dimanche ou un jour férié;

    (c) tout document déposé ou signifié après 16 h 45 ou un samedi, un dimanche ou un jour férié est réputé être reçu le lendemain, les samedi, dimanche et jours fériés étant exclus.

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  9. REPRÉSENTATION
     
    9.1 Une partie peut se représenter elle-même ou désigner une autre personne pour la représenter.
     
    (a) Seuls les titulaires des permis de fournir les services juridiques et les personnes exonérées de cette exigence conformément aux Règlements du Barreau du Haut-Canada sont autorisés à représenter des parties dans le cadre du processus de règlement des différends.

    Des parajuristes titulaires de permis ne sont pas autorisés à représenter des requérants revendiquant des désignations de déficience invalidante. Toutefois, le Barreau du Haut-Canada permet à un avocat chargé d’une telle cause de déléguer la médiation des questions subsidiaires à un parajuriste titulaire de permis exerçant au sein du même cabinet.(mis à jour — décembre 2009)

    (b) Chaque partie doit fournir au Groupe de règlement des différends son nom, son adresse, son numéro de téléphone et (s’il y a lieu) son adresse électronique et, si elle est représentée, le nom, le numéro de téléphone et l’adresse électronique de son représentant.

    (c) Les parties et leurs représentants doivent faire parvenir un avis écrit au Groupe de règlements des différends pour signaler toute modification apportée à leur adresse, numéro de téléphone ou adresse électronique. Le Groupe de résolution des différends a le droit de se fier aux dernières adresses, aux derniers numéros de téléphone et aux dernières adresses électroniques tels que connus et inclus dans ses dossiers.
     
    9.2 Sous réserve de la Règle 9.3, une partie qui désigne un représentant doit donner à cette personne son autorité de discuter de toutes les questions en instance, de négocier et de conclure un accord, ou encore de régler toute question en instance. Le Groupe de règlement des différends peut exiger que
    la partie confirme par écrit avoir conféré cette autorité au représentant.
     
    9.3 Lorsque le représentant d’un assureur n’est pas entièrement habilité à conclure un accord ou à régler le différend, un agent de la compagnie ayant l’autorité entière doit participer ou être disponible par téléphone pendant toute la durée de la médiation, des conférences en vue de règlement ou de toute autre instance.
     
    9.4 Un médiateur, évaluateur neutre ou décideur, le cas échéant, peut, selon les termes qui lui semblent justes, ajourner une médiation, une évaluation neutre ou une instance si une partie n’est pas présente et si son représentant n’a pas l’autorité nécessaire énoncée aux paragraphes 9.2 et 9.3.
     
    9.5 Si une partie change de représentant(e), elle doit informer immédiatement, par écrit, le (la) représentant(e) précédent(e), les autres parties et le Groupe de règlement des différends du nom, de l’adresse, du numéro de téléphone et de l’adresse électronique (s’il y a lieu)du (de la) nouveau(elle) représentant( e). Le(a) nouveau(elle) représentant(e) doit également confirmer sa désignation par écrit. Le Groupe de règlement des différends est en droit de se fier à sa dernière communication écrite pour ce qui est de l’adresse, le numéro de téléphone et de l’adresse électronique (s’il y a lieu) du (de la)
    représentant(e) d’une partie.
     
    9.6 Une partie représentée qui souhaite agir en son propre nom doit aviser par écrit le (la) représentant(e), les autres parties et le Groupe de règlement des différends de sa décision d’agir en son propre nom.
     
    9.7 Un(e) représentant(e) qui souhaite se retirer d’une instance doit :
     
    (a) présenter au Groupe de règlement des différends et à toutes les parties d’une instance, une demande à cet effet par écrit, citant les motifs;

    (b) fournir les derniers adresse, numéro de téléphone et  (s’il y a lieu) adresse électronique connus de la partie représentée.
     
    9.8 Si la partie représentée consent au retrait du (de la) représentant(e) et qu’elle fournit un avis écrit à cet effet, le registrateur ou un décideur peut autoriser le (la) représentant(e) à se retirer. Sinon, un décideur peut autoriser le (la) représentant(e) à se retirer sous réserve des conditions que le décideur juge équitables.
     
    9.9 Le décideur peut exclure de l’instance quiconque y assistant autre que le(la) représentant(e) d’une partie ou le(la) conseiller(ère) d’un témoin, s’il juge que cette personne n’a pas la compétence nécessaire pour représenter ou conseiller la partie ou le témoin ou si cette personne ne comprend pas les présentes Règles ou ne se conforme pas aux présentes Règles et aux devoirs d’un(e) représentant(e), agent(e) ou conseiller (conseillère). Cette Règle ne s’applique pas à un(e) avocat(e) dûment qualifié(e).
     
     
     
  10. PARTIE INCAPABLE

    10.1 Sous réserve de la Règle 10.2, une partie à une médiation, conférence en vue de règlement, évaluation neutre ou procédure est présumée avoir la capacité mentale de gérer ses biens, de désigner et renseigner un représentant et d’entreprendre l’instance en son propre nom.

    10.2 Un mineur ou une personne déclarée un incapable mental conformément aux dispositions de l’Article 6 ou 45 de la Loi de 1992 sur la prise de décisions au nom d’autrui, doit intenter une médiation ou quelque autre instance par l’entremise :
    (a) du Tuteur et curateur public ou d’un tuteur aux biens désigné par un tribunal judiciaire aux termes de la Loi de 1992 sur la prise de décisions au nom d’autrui; ou

    (b) d’un représentant désigné aux termes d’une procuration valable et continue lui conférant le contrôle de tous les biens de la partie; ou

    (c) dans le cas d’un mineur,
    (i) d’un parent avec lequel le mineur habite;

    (ii) d’une personne qui a la garde légale du mineur;

    (iii) d’un tuteur des biens du mineur désigné par un tribunal judiciaire aux  termes de la Loi portant réforme du droit de l’enfance; ou

    (iv) de l’avocat des enfants, au cas où aucune personne n’est prévue aux termes des sous-dispositions i), ii) ou iii) est désignée, ou il existe un conflit d’intérêts entre cette personne et le mineur.

    10.3 Lorsqu’une partie adulte n’est pas un incapable mental aux termes de la Loi de 1992 sur la prise de décisions au nom d’autrui, mais donne des signes d’incapacité mentale au cours de la médiation, de la conférence en vue de règlement, de l’évaluation neutre ou de l’instance, l’une ou l’autre des parties
    peut demander une audience relativement à une question préliminaire ou le Groupe de règlement des différends peut ordonner une audience sur une question préliminaire afin de déterminer si :
    (a) la partie possède la capacité mentale requise pour participer au processus de règlement de différends;

    (b) il existe un(e) représentant(e) détenant une procuration valable et continue lui conférant le contrôle de tous les biens de la partie; ou

    (c) il existe une personne, notamment un conjoint, partenaire du même sexe, proche parent ou proche ami(e), ou encore une personne professionnelle, tel un médecin, avocat ou une entreprise, telle une compagnie de fiducie, qui a pris ou prévoit prendre les dispositions nécessaires pour désigner un tuteur aux biens de la partie conformément aux provisions de la Loi de 1992 sur la prise de décisions au nom d’autrui.

    10.4 Les parties recevront un avis écrit de l’audience sur une question préliminaire visant à déterminer si la partie a la capacité mentale requise pour participer au processus de règlement de différends.

    10.5 Lorsqu’un décideur n’est pas convaincu qu’une partie a la capacité mentale requise pour entreprendre le processus de règlement des différends et qu’aucun(e) représentant(e) ou personne a été désigné(e) conformément à la Règle 10.3(b) et (c) susmentionnée, le décideur peut désigné un conjoint, partenaire du même sexe ou proche parent de la partie, qui agira au nom de la partie, si, selon l’avis du décideur, la personne désignée est appropriée, capable et disposée à entreprendre et le processus de règlement de différends, ainsi que de recevoir et gérer les indemnités d’accidents légales au nom de la partie qui a donné des signes d’incapacité mentale. Aux termes de la présente section, le décideur peut imposer des conditions ou des restrictions qu’il juge raisonnables ou nécessaires pour protéger les intérêts de la personne donnant des signes d’incapacité mentale, des autres parties en instance et du processus de règlement des différends.

    10.6 Lorsqu’aucune personne telle que décrite à la Règle 10.2, 10.3 ou 10.5 ne peut agir, le décideur peut demander au Tuteur et curateur public de prendre les démarches qui s’imposent conformément aux provisions de la Loi de 1992 sur la prise de décisions au nom d’autrui.

    10.7 Le représentant d’un incapable aux termes de la Règle 10.2, ou le représentant d’une partie incapable d’entreprendre le processus de règlement de différends aux termes de la Règle 10.5, devra respecter les exigences en matière de règlement aux termes de la Règle 7.08 des Règles de procédure civile.

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  11. DÉLAIS DE MÉDIATION, D'ÉVALUATION NEUTRE OU D'ARBITRAGE
     
    11.1 Une demande de médiation, d’évaluation neutre ou d’arbitrage doit être déposée dans les deux ans suivant la date à laquelle l’assureur a indiqué par écrit son refus de verser le montant réclamé.
     
    11.2 Malgré la Règle 11.1, toute personne assurée peut déposer une Demande d’arbitrage dûment remplie dans les 90 jours suivant la remise du Rapport du médiateur aux parties ou dans les 30 jours qui suivent la remise du Rapport de l’évaluateur neutre aux parties par l’évaluateur neutre désigné par le directeur, selon ce qui se produit en dernier.
     
    11.3 Le délai de prescription n’est pas prolongé lorsqu’une modification au Rapport du médiateur est émise aux termes de la Règle 23.