Dernières nouvelles réglementaires et administratives concernant les agents d'assurance-vie

 

Bulletin

No. L&H-02/97
Vie et Santé
 
À l'intention des assureurs autorisés à faire souscrire des contrats d'assurance-vie en Ontario, et à l'intention des agents de niveau I et niveau II

REMARQUE : Les bulletins affichés sur le présent site Web sont fournis à titre de référence historique seulement. Les renseignements contenus dans ces bulletins étaient exacts en date de leur publication, mais peuvent en tout temps être modifiés ou remplacés par des bulletins plus récents.


Toute ordonnance émise à l’égard du titulaire d’un permis reflète une situation survenue à un moment donné. Le statut d’un titulaire de permis peut changer. Le lecteur est invité à vérifier le statut du permis d’une personne ou d’une entité sous Liaison Permis au site Web de la CSFO. On peut également communiquer directement avec la personne ou l’entité concernée afin d’obtenir de plus amples renseignements ou plus de précisions au sujet des événements à l’origine de l’ordonnance.


Ces bulletins peuvent inclure des formulaires qui ne sont plus à jour ou exacts. Le lecteur est invité à visiter la rubrique des formulaires du site Web de la CSFO pour s’assurer d’utiliser la version la plus récente d’un formulaire.

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La Commission des assurances de l'Ontario (CAO) diffuse au moyen de ce bulletin de l'information concernant plusieurs importants développements réglementaires et administratifs qui affectent les agents d'assurance-vie.

 

Nous saisissons également cette occasion pour rappeler les dispositions de la Loi des assurances (la Loi) et des règlements connexes qui stipulent comment les agents d'assurance-vie doivent remplir leurs fonctions, et pour diffuser d'autres informations susceptibles de faciliter les communications entre les agents et la CAO.

 

Comme l'information détaillée présentée dans ce bulletin sera utile et informative pour les agents d'assurance-vie, la CAO envoie également sous pli séparé un exemplaire de ce document individuellement à chaque agent de niveau II en Ontario.

 

Pour la distribution de ce bulletin à tous les agents de niveau I en Ontario, nous enverrons le nombre approprié d'exemplaires à l'attention du chef de la direction/directeur des agents ou directeur du marketing des compagnies d'assurance-vie, en leur demandant par écrit de les distribuer à leurs agents de niveau I. Pour communiquer cette information aux agents de niveau II, nous expédierons un exemplaire du document à chaque agent, à la dernière adresse fournie par chaque agent à la CAO.

Nouveaux développements
 

  1. Statut du projet de l'industrie concernant un conseil des agents d'assurance-vie en Ontario

    Le 28 janvier 1997, le Commissaire des assurances vous a fait parvenir un exemplaire d'un projet formulé par un comité de l'industrie pour l'établissement d'un « conseil des agents d'assurance-vie ». Dans le cadre de ce projet, on demandait au Commissaire de transférer à une entité incorporée fonctionnant comme conseil certains pouvoirs réglementaires afférents aux agents d'assurance-vie.  Le Commissaire a reçu de nombreuses lettres, et a également consulté de nombreuses personnes au sujet de ce projet.

    Le Commissaire a déterminé qu'il n'y avait au sein de l'industrie aucun consensus à l'appui de cette proposition spécifique. En l'absence d'un tel support, le Commissaire a conclu que la corporation-conseil envisagée dans le projet ne pourrait remplir efficacement une fonction de réglementation conforme à l'intérêt public.

    Le Commissaire souhaite toujours promouvoir une réglementation harmonieuse et efficace des agents d'assurance-vie par l'industrie elle-même. Vous trouverez avec ce bulletin un exemplaire de la lettre du Commissaire au président de la corporation-conseil, où le Commissaire présente les raisons fondamentales de sa décision de rejeter le projet et les directions d'évolution possibles à partir de ce point. On peut également consulter cette lettre sur le site Internet de la CAO à l'adresse http://www.gov.on.ca/OIC

  2. Accord conclu au sujet de l'harmonisation des normes d’éducation           permanente

    Un accord a récemment été conclu sur l'harmonisation des normes d’éducation  permanente par trois conseils provinciaux des assurances, la CAO et des groupes représentant l'industrie. L'Ontario impose des exigences d’éducation permanente depuis le 1er février 1995. Plusieurs autres provinces imposent également des exigences d’éducation permanente ou sont sur le point de le faire. De plus, l'Association des assureurs-vie du Canada (AAVC/LUAC) et l'Association des intermédiaires en assurance des personnes du Québec (AIAPQ) imposent des normes d’éducation permanente. Tandis que chacun de ces programmes imposés avait ses mérites, ils étaient tous différents, ce qui suscitait des problèmes pour les agents, les fournisseurs de service de formation, les assureurs et les agences réglementaires.

    La nouvelle norme est le résultat d'efforts d'harmonisation entre les diverses juridictions; elle a été élaborée par un groupe de représentants des commissions/conseils des assurances de quatre juridictions, de l’AAVC/LUAC et de AIAPQ. Le processus a été facilité par l'Association canadienne des compagnies d'assurance-vie et assurance-santé (ACCAVS/CLHIA).

    Un programme d’éducation permanente acceptable est défini comme un programme d'apprentissage structuré qui satisfait deux critères :

    1. Le contenu de l'enseignement doit manifester un rapport direct avec les connaissances qui permettent aux agents de dispenser des conseils au sujet des produits et services financiers, ou avec l'exploitation d'une entreprise de services financiers. Ceci comprend des programmes structurés spécifiquement aux fins de formation, mais exclut certaines activités comme les programmes et réunions orientés principalement sur le développement des ventes, la promotion et la motivation.

    2. L'organisme qui dispense l'enseignement doit attester par écrit du nombre d'heures d'activités acceptables d’éducation permanente; ceci est mesuré par le nombre d'heures que passe réellement une personne à suivre un cours ou programme, ou, dans le cas de cours par correspondance, par le nombre d'heures que l'organisme de formation indique à l'avance comme durée du cours ou programme en question.

    Nous joignons un message conjoint aux agents d'assurance-vie de l'Ontario au sujet de l'accord conclu par les conseils des assurances, la CAO et les groupes de l'industrie de l'assurance-vie.

  3. Lancement du programme de vérification de l’éducation permanente

    Nous avons entrepris un programme de vérification des activités d’éducation permanente pour veiller à ce que le système d’éducation permanente obligatoire demeure équitable pour tous les agents. Un système équitable est un système au sein duquel les agents peuvent être assurés que tous les autres agents doivent également satisfaire les exigences légales d’éducation permanente.

    Une exigence de rapport des activités de formation permanente est entrée en vigueur le  1er février 1995; la souscription des rapports a débuté le 1er février 1997.  Lorsqu'ils demandent le renouvellement de leur permis, les agents doivent attester par déclaration sous serment qu'ils ont satisfait aux exigences d’éducation permanente. Comme l'expiration des permis est échelonnée tout au long de l'année, au cours de la première période de rapport, les agents déclareront des nombres d'heures de formation différents. Certains déclarent leurs activités de formation pour une période de deux ans; d'autres déclarent leurs activités de formation pour une période de presque quatre ans.

    La même situation prévaudra pour les agents qui ont obtenu leur permis pour la première fois entre le 1er février 1995 et le 31 décembre 1995, période durant laquelle la date d'expiration des permis émis correspondait à la date d'anniversaire de la personne. Dans ces cas, le permis initial pourra avoir été en vigueur pendant une période de deux à trois ans, selon la date de naissance du titulaire. Par conséquent, pour la première période de rapport de ces personnes, le nombre d'heures d’éducation permanente déclaré sera variable. (Remarque : Le droit de permis était calculé en fonction du nombre de jours de la période de validité du permis.)  Depuis le 31 décembre 1995, tous les permis sont émis ou renouvelés pour une période de deux ans.

    L'exigence d’éducation permanente à satisfaire est basée sur 1,25 heure par mois, ce qui garantit l'équité du système. Il n'a pas été jugé utile de changer la formule de demande existant, jaune, pour tenir compte des nombres d'heures de formation différents déclarés pour la première période de rapport, puis de changer encore la formule pour toutes les périodes de rapport ultérieures. Par conséquent, après discussion avec un comité de l'industrie, nous avons élaboré une nouvelle formule à utiliser pour le premier rapport des activités d’éducation permanente, si vous vous trouvez dans l'une ou l'autre des deux situations décrites ci-dessus (c.-à-d. si vous avez obtenu votre permis le 31 décembre 1995 ou avant). Il n'est pas nécessaire que les agents qui ont déjà renouvelé leur permis depuis le 1er février 1997 complètent cette formule.

    La formule intitulée Déclaration des activités d’éducation permanente pour les agents dont le permis a été émis le 31 décembre 1995 ou avant (référence A&A N  2/97) contient des graphiques clairs qui aident les agents à déterminer facilement au prorata le nombre d'heures de formation à déclarer. Veuillez joindre cette formule à votre demande de renouvellement de permis, en remplacement de l'article 13 de la section Affidavit (partie E). Noter que cette formule ne sera utilisée que pour le premier rapport des activités d’éducation permanente.

    À partir du mois d'août 1997, nous retournerons les demandes de renouvellement aux agents qui soumettent leur demande sans y joindre cette nouvelle formule de déclaration d’éducation permanente.

    La CAO fournira des exemplaires additionnels de cette formule aux assureurs pour qu'ils puissent les distribuer à leurs agents, de la même manière que les formulaires de demande de permis.

Contrôle du respect de la loi par la CAO
 

  1. Activités disciplinaires de la CAO

    L'un des rôles essentiels de la CAO consiste à promouvoir un environnement de confiance de la part du public à l'égard de l'industrie ontarienne de l'assurance. À cet effet, la mise en oeuvre de mesures coercitives et de mesures disciplinaires est parfois nécessaire.

    Par exemple, la CAO exécute chaque année plus de 4 500 contrôles des polices rédigées par les candidats agents. Elle examine chaque année environ 225 plaintes déposées contre des agents; l'examen de ces plaintes permet de déterminer s'il existe des preuves raisonnables à l'appui des allégations formulées; si c'est le cas, la plainte donne lieu à une enquête. À cet égard, la CAO exécute environ 80 enquêtes chaque année. Dans de nombreux cas, il est possible de résoudre la situation sans une audience formelle devant le comité disciplinaire de la CAO ou des tribunaux.

    Les plaintes les plus fréquentes concernent des cas de faux, de vol ou de fausses représentations. Lorsqu'elle le juge approprié, la CAO défère devant les tribunaux les personnes accusées de ces infractions. Les poursuites les plus fréquentes concernent la soumission de fausses déclarations à la CAO, ou la souscription de contrats d'assurance-vie par une personne non titulaire d'un permis. À ce sujet, notons que nous recevons encore des demandes de renouvellement de permis après l'expiration du permis à renouveler. Peu après la mise en oeuvre de la réforme du cadre réglementaire nous voulions bien accorder aux agents le bénéfice du doute lorsque nous recevions tardivement une demande de renouvellement.  Nous accentuons maintenant l’application de nos prérogatives à l’égard des renouvellements tardifs.

    Depuis le 1er janvier 1995, la CAO a engagé des poursuites contre neuf personnes devant les tribunaux provinciaux pour cause de soumission de faux renseignements à l'appui d'une demande de permis d'agent. Au cours de cette période, la CAO a également poursuivi cinq agents qui continuaient leurs activités sans être titulaires d'un permis en vigueur.

    En sa qualité d'agence réglementaire, la CAO régit les gens.  Notre principale fonction consiste à déterminer s’il est approprié d’autoriser une personne à devenir un agent.  La résolution des litiges découlant de contrats ou transactions spécifiques incombe aux tribunaux.

Communications agents - CAO
 

  1. Sources d'information pour les agents

    Nous explorons constamment de nouvelles technologies permettant de mettre l'information utile à la disposition des agents et d'autres personnes. Le système d'information téléphonique vocale à menu pyramidal de la CAO présente les réponses aux questions les plus fréquemment posées par les agents.

    Ce service audio électronique permet aux agents d'accéder 24 heures par jour à de l'information générale en anglais et en français, qui explique comment devenir un agent, comment maintenir un permis en vigueur, et comment déposer une plainte contre un agent; cette information est accessible à partir d'un numéro de téléphone local ou 800. Cette information téléphonique est mise à jour à intervalles réguliers pour que les agents puissent toujours obtenir une information exacte concernant les nouveaux développements ou les exigences auxquelles ils sont assujettis. Pour accéder à la section de ce système téléphonique concernant les agents et ajusteurs, composer les numéros suivants - depuis Toronto : (416) 250-9209; depuis le reste de l'Ontario 1-800-263-0541.

    De plus, la page d'accueil du site Internet de la CAO présente une gamme de services destinés aux agents, au public et aux compagnies. Ce site a été récemment établi, et il fait constamment l'objet d'expansions et améliorations. Les agents peuvent par exemple y trouver une liste de tous les permis récemment émis. Le site reçoit chaque jour la liste des permis émis au cours des deux semaines précédentes. Cette source d'information permet aux compagnies et aux agents de déterminer immédiatement si un permis a été émis, sans qu'il soit nécessaire d'attendre une semaine la réception de l'avis par courrier, ou de contacter la CAO. On trouve également sur ce site les bulletins récents de la CAO.

    Si vous disposez d'un accès Internet, n'hésitez pas à visiter notre site à l'adresse http://www.gov.on.ca/OIC

    La formule de demande introduite en 1996 est également une source utile d'information détaillée pour les agents d'assurance-vie. Elle a été conçue avec l'assistance d'un comité de l'industrie; elle permet la mise en oeuvre de toutes les règles régissant l'émission des permis. L'émission des permis n'est régie par aucune règle autre que celles mentionnées sur cette formule. La Loi des assurances ne permet aucune dérogation dans l'application des règles d'émission des permis.

    Pour les agents de niveau I, le département des permis du siège social de la compagnie qui vous parraine est une excellente source d'information.

Rappels relatifs aux permis
 

  1. Assurance-responsabilité couvrant erreurs et omissions

    La loi impose à chaque agent d'assurance-vie de souscrire une assurance couvrant sa responsabilité civile au titre d'erreurs et omissions. Les agents doivent souscrire une assurance couvrant leur responsabilité découlant d'erreurs ou omissions, avec une limite d'au moins 1 million $ pour un unique incident et d'au moins 2 millions $ pour leur responsabilité globale. De plus, la franchise associée à la police ne doit pas dépasser 1 000 $.  La police d'assurance E&O doit aussi couvrir les pertes découlant d'actes frauduleux.

  2. Message spécial aux agents de niveau I concernant le statut de niveau   II

    D'une manière générale, les agents qui ont obtenu leur permis le 1er février 1995 ont déjà obtenu leur dernier renouvellement au niveau I. La Loi des assurances ne prévoit aucune exemption de l'exigence d'accès au niveau II. Ceci signifie que si vous ne pouvez justifier de votre qualification pour le niveau II, vous ne pouvez plus vendre d'assurance.  Les agents qui ont obtenu leur permis depuis le 1er février 1995 ne peuvent en obtenir le renouvellement qu’une seule fois au niveau I.

    Un agent dispose de plusieurs moyens d'accès au niveau II, après avoir détenu un permis en Ontario pendant deux ans.  À cette fin, un agent peut choisir un des moyens suivants :

    - examen de qualification des agents d'assurance-vie de niveau II;

    - cours de formation 101, 102, 103 de l'Association des assureurs-vie du Canada (AAVC/LUAC);

    - examen de qualification et admission des membres de l’AAVC/LUAC; ou

    - examen d'agent d'assurance-vie de niveau II administré par le Insurance Council de Colombie-Britannique;

    - désignation de « Fellow of the Life Management Institute » et de « Fraternal Insurance Counsellor ».

    Les agents qui ont détenu un permis en Ontario sans interruption pendant 10 ans peuvent obtenir leur permis d’agent de niveau II à l’ancienneté.  Ils doivent cependant atteindre cette ancienneté de 10 ans avant l’expiration de leur permis actuel de niveau I.  Les agents doivent soumettre un formulaire de demande de permis d’agent d’assurance-vie pour obtenir le statut d’agent de niveau II.  (Le même formulaire utilisé pour toutes les demandes concernant les permis d’agent).

  3. Agences incorporées

    Vous avez manifesté beaucoup d'intérêt au sujet des agences incorporées. La loi est assez ancienne, ce qui suscite des problèmes pour beaucoup d'agents. L'information suivante vous aidera dans ce domaine.

    Des modifications des processus ont été introduites, en vue d'éliminer autant de difficultés administratives que le permettent la loi et les règlements.

    Il n'est pas nécessaire de soumettre la charte d'incorporation au surintendant pour approbation préalable avant l'incorporation. Cependant, une copie complète, y compris tout amendement, doit accompagner la demande de permis.

    Si le permis doit être émis au nom d'une entreprise à propriétaire unique (faisant affaire sous l'appellation xyz...), la demande de permis doit être accompagnée d'une copie du document d'enregistrement de l'appellation utilisée.

    Il n'est pas nécessaire que la charte d'incorporation d'une entreprise la restreigne uniquement à des activités d'agent d'assurance. La demande d'émission d'un permis à une entreprise incorporée comprend une déclaration à l'égard des autres activités de l'entreprise. Nous avons choisi jusqu'à présent d'approuver l'émission d'un permis aux entreprises qui ont également des activités dans le domaine des services financiers. Nous étudierons également le cas d'autres activités.

    Le parrainage de l'agence par une compagnie d'assurance n'est nécessaire que pour les assurances autres que l'assurance-vie.

    Lorsqu'un actionnaire d'une agence d'assurances incorporée détient plus de la moitié du nombre total des actions émises, il/elle doit être titulaire d'un permis. Il s'agit du nombre total d'actions émises dans toutes les classes d'actions.

    Si certains actionnaires d'une agence incorporée sont eux-mêmes une entité incorporée, soumettre les détails concernant les divers propriétaires selon un format similaire à celui présenté sur la formule de demande pour une agence incorporée.

    La demande de permis d'une agence incorporée doit inclure les noms de tous les agents autorisés à agir au nom de l'agence incorporée. Pour éviter tout retard, veiller à ce que le permis de chacun de ces agents soit en vigueur.

    Toute demande de modification de la raison sociale d'une agence doit être accompagnée d'une copie de la déclaration d'amendement ou du document d'enregistrement, selon le cas. Le paiement d'aucun droit n'est exigé pour un changement de nom.

Généralités
 

  1. Agents en retraite

    Lorsque des agents n'exercent plus leurs activités d'agent, la loi n'exige pas qu'ils soient titulaires d'un permis d'agent d'assurance-vie pour qu'ils puissent recevoir leurs commissions de renouvellement. Cependant, un agent retraité dont le permis reste en vigueur demeure assujetti à toutes les exigences imposées aux agents actifs.
  2. Service de la CAO

    Il y a environ 18 mois, la CAO a entrepris une importante opération de rationalisation de ses processus d'émission des permis. Avant l'introduction des améliorations, pendant de nombreuses années on devait fréquemment prévoir un délai de six à huit semaines pour l'émission de nouveaux permis, et parfois jusqu'à six mois pour les renouvellements. Maintenant, dans la plupart des cas, les permis sont émis dans les cinq jours suivant la réception d'une demande nette (c.-à-d., si la demande est complète, si elle ne comporte aucune réponse «oui» dans la partie B de la formule de demande de permis d'agent d'assurance-vie, et si le contrôle des fichiers de police ne révèle rien de répréhensible dans les antécédents de la personne concernée).

    Même s'il peut y avoir occasionnellement quelques retards, l'amélioration du niveau de service est manifeste. Nous avons beaucoup apprécié l'assistance du comité de l'industrie qui a coopéré avec la CAO pour l'élaboration et la mise en oeuvre de ces améliorations.

 

 

Grant Swanson
Surintendant des assurances par intérim

Le 4 juin 1997

 

Pièces jointes :

 


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