Introduction
En 2010, la Commission des services financiers de l’Ontario (CSFO) a effectué sa première vérification des fournisseurs de cours d’agents en hypothèques.
La vérification a été menée afin de déterminer si les fournisseurs avaient mené leurs activités en conformité avec les conditions établies dans la lettre d’intention qu’ils ont signée en 2008 avec le surintendant des services financiers, et s’ils possédaient des structures adéquates de gouvernance d’entreprise ainsi que des systèmes efficaces de surveillance de la formation.
Programme d’agent en hypothèques
Conformément au Règlement de l’Ontario 409/07 : courtiers et agents en hypothèques : octroi des permis, une personne qui veut obtenir un permis d’agent en hypothèques doit suivre avec succès un programme de formation qui a été approuvé par le surintendant.
Le Programme de formation d’agent en hypothèques s’appuie sur les Normes d’admissibilité des agents en hypothèques (NAAH) élaborées par la CSFO en 2007 en consultation avec les intervenants et les participants de l’industrie.
Cette consultation visait la rédaction de nouvelles exigences de formation pour les agents en hypothèques en fonction des mesures de protection des consommateurs qui figurent dans la Loi de 2006 sur les maisons de courtage d'hypothèques, les prêteurs hypothécaires et les administrateurs d'hypothèques (la Loi). Les NAAH établissent les compétences minimales qu’une personne doit posséder pour obtenir un permis.
Fournisseurs de cours et processus de demande
Ceux qui souhaitent devenir fournisseurs de cours peuvent présenter à tout moment à la CSFO une demande où ils décrivent leur expérience dans la prestation d’une formation liée au secteur du courtage hypothécaire. La CSFO examine les demandes en fonction d’un ensemble de critères d’approbation qui concernent notamment la conception et à la mise à jour des cours et des examens, la prestation des cours et des examens, l’administration et la surveillance continue. Les critères d’approbation définissent la norme acceptable établie par la CSFO pour évaluer la formation des agents en hypothèques en Ontario. Ils permettent de veiller à l’équité entre les agents potentiels.
Quel que soit le fournisseur choisi, chaque personne recevra le même type de formation et se trouvera au même niveau de compétence à l’examen.
La CSFO approuve les demandeurs en fonction de leur capacité à démontrer qu’ils ont la capacité et la compétence nécessaires pour offrir un programme de formation de qualité, compte tenu de leur expérience.
Les fournisseurs approuvés doivent signer une lettre d’intention qui les oblige à respecter les critères d’approbation établis.
Méthode de vérification
Le programme actuel fonctionne depuis 2008. Avant la vérification, il existait des perceptions sur le marché selon lesquelles certains fournisseurs manquaient de cohérence et de contrôle à l’égard du contenu et de la prestation des cours.
En août 2010, le directeur administratif, Division de la délivrance des permis et de la surveillance des pratiques de l’industrie, a écrit aux fournisseurs pour les informer de la tenue d’une vérification. Les objectifs de la vérification menée par la CSFO étaient les suivants :
- confirmer que les fournisseurs exploitent leur programme conformément à la lettre d’intention qu’ils ont signée;
- veiller à ce que les cours et examens soient conçus et offerts selon les normes de compétence communes énoncées dans les NAAH;
- veiller à ce que les fournisseurs aient des systèmes de gouvernance et de contrôle appropriés pour assurer la prestation du programme.
Pour vérifier les fournisseurs approuvés, la CSFO a utilisé une approche fondée sur le risque selon une technique de vérification en trois phases.
- Collecte d’informations
La CSFO a demandé aux fournisseurs de confirmer qu’ils continuent de répondre aux conditions énoncées dans leur lettre d’intention. Les fournisseurs devaient informer la CSFO de tout changement à leur programme depuis l’approbation de leur soumission.
- Élaboration d’un programme de contrôles
La CSFO a élaboré un programme de vérification fondée sur le risque afin de recueillir et de valider des éléments probants raisonnables et appropriés, y compris des informations permettant de savoir si les fournisseurs avaient des structures de gouvernance adéquates.
- Contrôles sur place
Les contrôles sur place auprès de tous les participants ont été menés en conformité avec le programme de vérification. Cela comprenait des activités telles que des entrevues avec des membres du personnel, l’observation de classes et d’examens, l'examen des politiques et procédures, et le recours à d’autres sources d’information pour appuyer la vérification.
Observations générales
En général, la vérification a révélé que les fournisseurs mettaient en œuvre le programme conformément aux NAAH et aux critères et attentes de la CSFO. La vérification a mis en lumière certains éléments à améliorer, dont ceux-ci :
- Les pratiques utilisées par les fournisseurs dans l’exécution du programme étaient différentes de celles qui étaient décrites dans la demande initiale.
- Les fournisseurs devraient opérationnaliser ou renforcer les contrôles internes sur la tenue et la surveillance des examens.
- Le programme n’a pas été mis en œuvre de façon uniforme chez tous les fournisseurs, à cause des différentes interprétations données aux critères d’approbation.
- Les fournisseurs manquent de systèmes documentés de gouvernance d’entreprise et de surveillance, notamment en ce qui concerne les politiques et procédures d’assurance qualité.
Dans le cadre du processus de vérification, la CSFO a rencontré chaque fournisseur afin d’élaborer un plan d’action en réponse aux recommandations.
Depuis la vérification, aucune autre plainte n’a été formulée. Par ailleurs, la CSFO saisira d’autres occasions de collaborer avec les fournisseurs, notamment au moment de la présentation de demandes relatives au cours de formation continue, afin de veiller à leur conformité avec les critères d’approbation et les attentes.
La première vérification menée par la CSFO auprès des fournisseurs de cours d’agent en hypothèques a offert de précieuses indications sur les pratiques réelles de prestation et activités du programme. Ces conclusions ont permis à la CSFO d'orienter les futures normes de formation pour les agents en hypothèques et d’autres secteurs réglementés par la CSFO.
Les fournisseurs étaient généralement conformes, mais on peut toujours faire mieux. La CSFO continuera de profiter de ses autres interventions auprès des fournisseurs pour surveiller la conformité avant la tenue d’une vérification en bonne et due forme.
La CSFO veillera également à ce que ses critères d’approbation et le programme soient mis à jour afin que l'application du programme soit équitable et cohérente, tout en respectant les exigences de protection des consommateurs énoncées dans la Loi ainsi que les attentes du surintendant.