- Les maisons de courtage d’hypothèques ainsi que les courtiers et les agents en hypothèques peuvent-ils accepter des ententes ou des documents télécopiés ou photocopiés?
- Une divulgation peut-elle être effectuée par voie électronique (c.-à-d. par courriel ou télécopieur)?
- Quel est le règlement qui oblige une maison de courtage à divulguer le montant exact de ses commissions?
- Quel genre de dossiers les maisons de courtage d’hypothèques sont-elles tenues de tenir?
- Combien de temps faut-il conserver les dossiers?
- Où faut-il conserver les dossiers?
- Les dossiers peuvent-ils être stockés électroniquement?
- Les dossiers électroniques doivent-ils être stockés dans l’établissement principal de la maison de courtage?
- Des documents photocopiés sont-ils acceptable ou les originaux sont-ils nécessaires?
- Que dois-je savoir sur la publicité?
- En quoi consistent des renseignements faux ou trompeurs?
1. Les maisons de courtage d’hypothèques ainsi que les courtiers et les agents en hypothèques peuvent-ils accepter des ententes ou des documents télécopiés ou photocopiés?
Oui. Les documents électroniques, comme les ententes et les documents télécopiés ou photocopiés, sont acceptés.
2. Une divulgation peut-elle être effectuée par voie électronique (c.-à-d. par courriel ou télécopieur)?
Oui. Il est possible de divulguer des renseignements par voie électronique.
3. Quel est le règlement qui oblige une maison de courtage à divulguer le montant exact de ses commissions?
En vertu des articles 21 et 22 du Règlement de l’Ontario 188/08 portant sur les normes d’exercice pour les maisons de courtage d’hypothèques, une maison de courtage est tenue de divulguer les commissions, la rémunération, les points de récompense, les primes et les autres avantages que d’autres personnes ou entités accordent à la maison de courtage, à ses courtiers et à ses agents ainsi que ceux que la maison de courtage accorde à d’autres personnes ou entités. Cette obligation comprend la divulgation de l’identité du payeur et s’applique à toutes les primes que reçoit un courtier ou un agent en hypothèques. Il n’est pas nécessaire de divulguer les montants exacts, à moins que ne l’exige l’article5 du Règlement de l’Ontario 191/08 portant sur le coût d’emprunt et les renseignements à divulguer aux emprunteurs.
4. Quel genre de dossiers les maisons de courtage d’hypothèques sont-elles tenues de tenir?
Chaque maison de courtage doit tenir les dossiers suivants :
les dossiers financiers complets et exacts sur ses activités de courtage d’hypothèques en Ontario, qui doivent être conservés dans un endroit distinct des dossiers sur les fonds en fiducie ou autres actifs;
les demandes d’hypothèque, documents et ententes de renouvellement qui sont reçus ou négociés par la maison de courtage;
tout autre contrat que conclut la maison de courtage dans le cours de ses activités de prêts hypothécaires, ou dans ses opérations hypothécaires;
tous les documents et renseignements écrits remis à un emprunteur, un prêteur, un investisseur ou toute autre personne/entité ou reçus de ces personnes.
5. Combien de temps faut-il conserver les dossiers?
Une maison de courtage est tenue de conserver les dossiers pour les périodes suivantes :
Pour les dossiers qui concernent une hypothèque ou le renouvellement d’une hypothèque, pendant au moins six ans après l’expiration de la durée de l’hypothèque ou du renouvellement d’une hypothèque;
Pour les dossiers qui concernent l’achat, la vente ou l’échange d’hypothèques, pendant au moins six ans après la date de conclusion de l’opération ou l’expiration de l’opération.
Pour tous les autres dossiers, y compris les documents financiers, pendant au moins six ans.
6. Où faut-il conserver les dossiers?
Chaque maison de courtage doit conserver et entreposer ses dossiers dans son établissement principal en Ontario, ou dans un autre endroit en Ontario, si la maison de courtage en informe le surintendant de la Commission des services financiers de l’Ontario.
7. Les dossiers peuvent-ils être stockés électroniquement?
Les dossiers peuvent être stockés électroniquement pour autant que la maison de courtage puisse rapidement récupérer ses dossiers sous format électronique et imprimé sur demande, et qu’ils soient faciles à lire et à comprendre.
8. Les dossiers électroniques doivent-ils être stockés dans l’établissement principal de la maison de courtage?
Les dossiers sous forme électronique ne doivent pas nécessairement être stockés dans l’établissement principal de la maison de courtage pour autant qu’ils puissent être rapidement récupérés sur demande.
9. Des documents photocopiés sont-ils acceptable ou les originaux sont-ils nécessaires?
Aux fins de vérification, les maisons de courtage sont tenues de conserver des dossiers complets et exacts. Des photocopies sont acceptables dans les cas où le client a demandé que les originaux lui soient retournés. Une maison de courtage ne devrait pas sans raison retenir un titre, un instrument ou un autre document de son propriétaire.
10. Que dois-je savoir sur la publicité?
Les annonces publicitaires d’une maison de courtage doivent divulguer son nom autorisé et son numéro de permis. Si les documents publicitaires mentionnent le nom d’un agent ou d’un courtier en hypothèques, le nom du courtier ou de l’agent qui figure sur son permis doit être utilisé.
11. En quoi consistent des renseignements faux ou trompeurs?
Des renseignements faux ou trompeurs sont des renseignements qui représentent faussement un produit ou qui sont si incomplets qu’ils trompent le public au sujet du produit.