Nouvelles dispositions relatives à la divulgation de dossiers

 
En vertu d’une modification entrant en vigueur le 1er juillet 2012, la prise d’effet de plusieurs articles de la Loi de 2010 modifiant la Loi sur les régimes de retraite (projet de loi 236 Size: 1875 kb) [PDF Document] Size: ## kb se rapportant à la divulgation de renseignements relatifs à des régimes de retraite a été proclamée. De plus, le Règlement 178/12, qui entre aussi en vigueur le 1er juillet 2012, prévoit de nombreuses modifications connexes qui étayent les nouvelles dispositions.
 

Modifications relatives à la tenue de dossiers et à la divulgation de renseignements

 
En vertu de dispositions entrant en vigueur le 1er juillet 2012, de nombreuses modifications ont été apportées aux articles relatifs à la tenue de dossiers et à la divulgation de renseignements de la Loi sur les régimes de retraite (la « LRR ») et du Règlement 909 (le « Règlement »). Nombre d’entre elles visent à moderniser la formulation de la LRR ainsi qu’à clarifier certains articles. On peut lire le détail des modifications les plus importantes entrant en vigueur le 1er juillet 2012 dans les lignes qui suivent.
 
1. Les participants peuvent accéder aux dossiers de l’administrateur du régime par voie électronique ou par la poste
 
En vertu d’une modification entrant en vigueur le 1er juillet 2012, la LRR prévoit que les personnes admissibles (y compris participants, anciens participants et participants retraités ainsi que leur conjoint et leurs mandataires) seront habilitées, si elles en font la demande par écrit et versent les droits exigibles, à accéder à certains dossiers de l’administrateur du régime par voie électronique ou en les recevant par la poste. La personne bénéficiant de ce droit d’accès ne peut l’exercer qu’une fois par année civile à l’égard d’un dossier de régime donné. Quant aux personnes qui examineront des dossiers de régimes, l’administrateur devra leur permettre d’en extraire de l’information ou de les reproduire sans leur imposer de droits pour ces services.
 
Conformément aux modifications au Règlement, il sera possible d’accéder aux dossiers de régimes suivants par voie électronique ou en les recevant par la poste :
 
  • les dispositions actuelles du régime de retraite (y compris toute modification);
  • les plus récents rapports actuariels déposés;
  • les plus récents états financiers ou états financiers vérifiés déposés au titre du régime de retraite ou du fonds de retraite;
  • les plus récents sommaires de renseignements actuariels déposés;
  • les plus récentes déclarations annuelles de renseignements déposées;
  • les plus récents sommaires des renseignements sur les placements déposés;
  • les plus récents énoncés des politiques et des procédures de placement du régime. 
2. Droits applicables aux dossiers de l’administrateur du régime
 
En vertu d’une modification entrant en vigueur le 1er juillet 2012, si une personne demande des dossiers du régime, le Règlement prévoit que les droits maximaux exigibles seront de 25 cents par page d’exemplaire papier. Si un ou plusieurs dossiers de régimes sont fournis par voie électronique, les droits maximaux seront de 5 $ par demande soumise à l’administrateur.

3. Les dossiers de l’administrateur du régime comprennent les sommaires de renseignements actuariels et d’autres sommaires de renseignements
 
En vertu d’une modification entrant en vigueur le 1er juillet 2012, le Règlement comporte une clarification selon laquelle les dossiers de l’administrateur du régime sont disponibles pour examen et comprennent les sommaires de renseignements actuariels et d’autres sommaires de renseignements (dont le sommaire des renseignements sur les placements).
 
4. Nouveaux droits d’accès pour les anciens conjoints
 
En vertu d’une modification entrant en vigueur le 1er juillet 2012, la LRR prévoit que les anciens conjoints ont désormais des droits d’accès limités aux dossiers de l’administrateur du régime aux fins du droit de la famille, définis dans la législation correspondante (Règlement 287/11). Les dossiers de régime disponibles pour les participants, les anciens participants et les participants retraités doivent aussi être mis à la disposition des anciens conjoints ou de leur représentant si:
 
  • l’ancien conjoint a présenté une Demande de déclaration de la valeur aux fins du droit de la famille;
  • ou si une telle demande a été déposée par le participant, l’ancien participant ou le participant retraité.
L’administrateur n’est pas tenu de mettre les dossiers à la disposition de l’ancien conjoint ou de son représentant après celle des deux dates suivantes qui surviendra la première :
 
  • un an après la date à laquelle l’administrateur fournira la Déclaration de la valeur aux fins du droit de la famille à l’ancien conjoint et au participant, à l’ancien participant ou au participant retraité;
  • la date à laquelle l’administrateur versera un montant forfaitaire à l’ancien conjoint ou commencera à lui verser une part des prestations du participant retraité.
5. Fourniture de déclarations et d’avis aux participants par voie électronique

En vertu d’une modification entrant en vigueur le 1er juillet 2012, la LRR autorise l’administrateur à se servir de moyens électroniques pour envoyer certains avis, relevés et autres dossiers de régime au participant, à l’ancien participant ou au participant retraité, à d’autres bénéficiaires du régime et à leurs mandataires. Un mode de transmission électronique peut être utilisé seulement si l’administrateur y a été autorisé par la personne concernée et que le moyen électronique en cause est conforme à la Loi de 2000 sur le commerce électronique.
 
6. Livraison des dossiers de régimes de retraite du surintendant par voie électronique ou par la poste
 
En vertu d’une modification entrant en vigueur le 1er juillet 2012, la LRR oblige le surintendant à envoyer certains dossiers de régime par voie électronique ou par la poste, si une demande écrite et les droits exigibles (fixés par le Ministre) ont été reçus de la part d’un administrateur ou d’une personne jouissant de droits d’accès (y compris un participant, un ancien participant ou un participant retraité, son conjoint ou son représentant). Conformément aux modifications apportées au Règlement, les dossiers suivants peuvent être envoyés par voie électronique ou par la poste :
 
  • les dispositions actuelles du régime de retraite (y compris toute modification);
  • les plus récents rapports actuariels déposés;
  • les plus récents états financiers ou états financiers vérifiés déposés au titre du régime de retraite ou du fonds de retraite;
  • les plus récents sommaires de renseignements actuariels déposés;
  • les plus récentes déclarations annuelles de renseignements déposées;
  • les plus récents sommaires de renseignements sur les placements déposés.

Le surintendant peut fournir ces documents par voie électronique à un demandeur si la personne concernée l’y a autorisé.

 

7. Sommaires de renseignements sur les placements
 
En vertu d’une modification entrant en vigueur le 1er juillet 2012, le Règlement prévoit que l’administrateur d’un régime de retraite qui offre des prestations déterminées doit déposer un sommaire de renseignements sur les placements dont la présentation matérielle est approuvée par le surintendant, et ce, dans les six mois de la fin de l’exercice financier du régime. L’administrateur d’un régime de retraite individuel ou désigné n’est pas tenu de se conformer à cette exigence.
 
8. Modifications aux déclarations aux participants
 
En vertu de dispositions entrant en vigueur le 1er juillet, le Règlement prévoit que diverses modifications seront apportées aux exigences en matière de divulgation applicables aux déclarations fournies aux participants (déclaration annuelle, déclaration de cessation, déclaration de prestations de retraite, etc.).
 

Foire aux questions sur l’envoi de dossiers de régimes par voie électronique ou par la poste

 
Q1. Est-ce que tous les dossiers de régimes peuvent être livrés par voie électronique ou par la poste?

R1. Non. Les dossiers de régimes suivants peuvent être transmis par voie électronique :
 
  • les dispositions actuelles du régime de retraite (y compris toute modification);
  • les plus récents rapports actuariels déposés;
  • les plus récents états financiers ou états financiers vérifiées déposés au titre du régime de retraite ou du fonds de retraite;
  • les plus récents sommaires de renseignements actuariels déposés;
  • les plus récentes déclarations annuelles de renseignements déposées;
  • les plus récents sommaires de renseignements sur les placements déposés;
  • les plus récents énoncées des politiques et procédures de placement du régime (ces énoncés peuvent seulement être transmis par l’administrateur). -12-06
 
Q2. Puis-je obtenir un exemplaire de tous les dossiers de régime disponibles qui me sont envoyés par la poste?

R2. L’administrateur devra déterminer s’il est possible ou non d’envoyer des dossiers de régime à une adresse de courriel donnée vu que le courriel n’est pas toujours un moyen de transmission sécuritaire. Si les dossiers de régime ne peuvent être envoyés par courriel, ils pourront vous être transmis par d’autres moyens électroniques (disque compact, clé USB, etc.). Veuillez noter que l’administrateur peut exiger des droits maximaux de 5 $ pour chaque demande que vous lui soumettrez lorsqu’un ou plusieurs dossiers sont envoyés par voie électronique. 12-06
 
Q3. Combien cela me coûtera-t-il si je souhaite qu’un exemplaire des dossiers du régime me soit livré par la poste?

R3. Si vous demandez un tel service, l’administrateur pourra exiger jusqu’à 25 cents par page d’exemplaire papier. -12-06
 
Q4. Les droits de 5 $ sont-ils exigés pour chaque dossier ou demande?
 
R4. L’administrateur peut exiger des droits maximaux de 5 $ pour chaque demande de transmission de documents de régime par voie électronique. Veuillez noter qu’une demande peut viser plusieurs dossiers de régime. -12-06
 
Q5. Je préfère recevoir les dossiers de régime sur support papier. Est-ce que l’administrateur peut exiger que j’accepte plutôt un exemplaire de ces dossiers transmis par voie électronique?
 
R5. Non, il faut que vous consentiez à ce qu’il vous envoie cet exemplaire par voie électronique. Veuillez aussi noter que l’administrateur peut exiger jusqu’à 25 cents par page d’exemplaire papier. -12-06
 

Foire aux questions sur les modifications aux documents d’information

 
Q6. Pour quelle période de déclaration ou quelle date d’événement les relevés de prestations émis aux participants, aux anciens participants et aux participants retraités doivent-ils répondre aux exigences en matière de divulgation qui entrent en vigueur le 1er juillet 2012?
 
R6. Si une déclaration de prestations a été envoyée en fonction d’une date de fin de période (fin d’exercice du régime, etc.) ou d’une date d’événement (date de résiliation, etc.) antérieure au 1er juillet 2012 , cela devra être fait dans le respect des exigences de divulgation qui étaient en vigueur avant cette date. S’il a été envoyée en fonction d’une date de fin de période ou d’une date d’événement (date de résiliation, etc.) ultérieure au 1er juillet 2012 ou coïncidant avec cette date, il faudra alors se conformer aux nouvelles exigences de divulgation qui entrent en vigueur à cette date. -12-06 
 
Par exemple :
 
  1. Si une déclaration annuelle de prestations doit être envoyée pour un régime de retraite dont l’exercice financier se termine le 31 janvier 2012, ces relevés devront être livrés aux participants au plus tard le 31 juillet 2012. Comme l’exercice financier du régime se termine avant le 1er juillet 2012, il faudra se conformer aux exigences de divulgation qui étaient en vigueur avant cette date.
  2. Si un participant a cessé de travailler avant le 15 juin 2012, une déclaration de cessation devra être envoyée au plus tard le 15 juillet 2012. Comme cette cessation est survenue avant le 1er juillet 2012 (date d’événement), la déclaration de résiliation devra être conforme aux exigences de divulgation qui étaient en vigueur avant cette date.
  3. Si un participant a cessé de travailler le 3 juillet 2012, une déclaration de cessation devra être envoyée au plus tard le 3 août 2012. Comme cette cessation est survenue après le 1er juillet 2012 (date d’événement), la déclaration de cessation devra être conforme aux exigences de divulgation qui sont en vigueur depuis cette date. -12-06
Q7. Les remboursements de prestations de retraite non immobilisées d’un faible montant doivent-ils faire l’objet de la même divulgation complète que celle dont profitent les participants radiés?
 
R7. Non. À compter du 1er juillet 2012, l’information qui doit être fournie à un participant radié au sujet d’une prestation de retraite d’un faible montant se limite à celle prévue au paragraphe 41(1.1) du Règlement. -12-06

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