Exigences en matière d’avis en vertu de l’article 5 du Règlement 311/15
(le « Règlement »)
Q10. Est-il possible de combiner les avis devant être envoyés aux participants, aux participants bénéficiant de droits acquis différés, aux participants retraités et aux autres personnes qui ont droit aux prestations en vertu de l’article 5 du Règlement relativement à un régime de retraite à employeur unique (RREU) et à un régime de retraite conjoint (RRC) en un seul avis adressé à chaque personne?
R10. Non. En cas de conversion proposée d’un RREU en un RRC ou de transfert d’actif proposé d’un RREU à un RRC, le Règlement exige l’envoi d’un avis standard au sujet du RREU (annexe 1) et d’un avis standard au sujet du RRC (annexe 2) à chaque participant du RREU. De même, le Règlement exige l’envoi d’un avis standard au sujet du RREU (annexe 4) et d’un avis standard au sujet du RRC (annexe 5) à chaque participant bénéficiant de droits acquis différés, à chaque participant retraité et à toute autre personne qui a droit aux prestations aux termes du RREU. Pour s’assurer que chacune de ces personnes comprend bien ce à quoi elle renonce aux termes du RREU et ce qu’elle reçoit dans le cadre du RRC, il est impossible de regrouper les annexes 1 et 2 en un seul avis, comme il est impossible de regrouper les annexes 4 et 5 en un seul avis. De plus, le contenu de chaque avis devrait ressembler de près à la formulation des annexes, particulièrement lorsque celles-ci exigent une déclaration précise.
Q11. Est-ce que les renseignements figurant dans les avis peuvent être établis à plus d’une date? À quelle date les renseignements dans les avis standards peuvent-ils être établis?
R11. Non. Les renseignements figurant dans les avis standards, les formulaires de déclaration et de consentement et les formulaires de déclaration et d’objection ne peuvent pas être établis à plusieurs dates. Les renseignements figurant dans ces avis doivent plutôt être établis à la même date, qui ne peut pas tomber plus de six mois avant la date à laquelle les avis et déclarations sont donnés. Les annexes exigent que les avis indiquent la date à laquelle les renseignements ont été établis, une déclaration mentionnant que les renseignements figurant dans l’avis sont exacts uniquement à cette date et que les valeurs indiquées dans l’avis peuvent fluctuer entre la date à laquelle il a été préparé et la date de prise d’effet du transfert d’actif proposé en vertu de l’article 80.4 de la Loi sur les régimes de retraite (LRR) ou la conversion proposée en vertu de l’article 81.0.1 de la LRR. Pour en savoir davantage, voir le paragraphe 5(7) du Règlement et les annexes du Règlement.
Q12.Est-il permis de donner d’autres renseignements dans l’avis réglementaire?
R12. Non. Les avis standards, les formulaires de déclaration et de consentement et les formulaires de déclaration et d’objection doivent uniquement contenir les renseignements requis en vertu de la LRR et du Règlement. Les renseignements supplémentaires peuvent être communiqués dans un document distinct de ces avis. Parmi les renseignements qui ne devraient pas figurer dans les avis réglementaires, mentionnons : (1) les renseignements qui ne sont pas établis à la même date que ceux précisés dans l’avis réglementaire (comme des scénarios sur la prévision du nombre d’années de service); (2) les renseignements sur les avantages d’une conversion ou d’un transfert d’actif; (3) les renseignements sur les opinions des syndicats ou groupes consultatifs. S’ils sont présentés dans un document distinct, ces renseignements supplémentaires peuvent être joints à l’avis réglementaire dans le même envoi postal.
Q13. Si un RRC conserve aussi les prestations des participants actifs transférées du RREU, l’avis standard au sujet du RRC peut-il simplement affirmer que les prestations sont conservées sans donner d’autres détails?
R13. Non. Tous les avis doivent être rédigés conformément aux exigences des annexes en vertu du Règlement. Pour s’assurer que les participants, les participants bénéficiant de droits acquis différés, les participants retraités et les autres personnes ayant droit aux prestations aux termes du RREU décident de façon éclairée de donner leur consentement ou de s’opposer à la proposition de conversion ou de transfert d’actif, ils doivent être en mesure de savoir exactement ce à quoi ils renoncent aux termes du RREU et ce qu’ils recevront dans le cadre du RRC. Pour ce faire, ils doivent pouvoir comparer les renseignements, comme les années de service accumulées et créditées, la date normale de leur retraite, la première date à laquelle une personne aurait droit à une retraite non réduite et le montant annuel estimé des prestations de retraite à ces dates.
Q14. Quelle est l’attente de la CSFO en ce qui concerne la « description des différences, le cas échéant, entre les prestations de retraite et les prestations accessoires prévues par le RREU et le RRC » comme l’énoncent le point 8 des annexes 2 et 5 et le point 5 des annexes 7 et 9 du Règlement?
R14. Pour la CSFO, la description ainsi imposée doit mettre en évidence à l’intention des participants les « différences » entre le régime auquel ils cessent de participer et le régime qu’ils vont rejoindre, de manière à ce qu’ils puissent décider de façon éclairée de donner leur consentement ou de s’opposer au transfert proposé. Selon la CSFO, le simple fait de citer dans l’avis les dispositions de chaque texte de régime pourrait ne pas suffire pour les participants. Une description des différences en langage simple leur serait plus utile. À cette fin, il est acceptable de paraphraser chaque disposition pertinente du régime dans la mesure où la description est claire, exacte et complète. Il pourrait également être bénéfique pour les participants de présenter l’information de manière à faciliter la comparaison, par exemple sous forme juxtaposée, avec un sous-titre identifiant clairement chaque disposition. En fin de compte, c’est aux administrateurs qu’il appartient de choisir le mode de présentation et le libellé des avis exigés (tout en respectant les exigences applicables au contenu des avis). Des avis erronés, incomplets, peu clairs ou trompeurs pourraient finalement avoir une incidence considérable pour l’un des administrateurs, voire pour les deux. – 07/2018
Q15. Quel est le rôle d’un syndicat représentant des participants à un RREU dans le processus de consentement à une proposition de transfert d’actif d’un RREU à un RRC en vertu de l’article 80.4 de la LRR?
R15. Le syndicat a un rôle obligatoire dans le processus de consentement. Il décide au nom de ses membres de donner ou de refuser son consentement, en présentant ou en omettant de présenter à l’administrateur du RREU le formulaire prévu à cet effet dans le délai prescrit. Les membres du syndicat peuvent donner ou refuser leur consentement à la conversion ou au transfert d’actif proposé uniquement par l’entremise de leur syndicat. Ils ne sont pas habilités à transmettre leur consentement ou leur opposition individuelle directement à l’administrateur du RREU.
Remarque : L’usage du mot « may » (« peut ») dans plusieurs dispositions du Règlement (publié en anglais seulement) n’autorise pas le syndicat à renoncer à son droit à donner (ou à refuser) son consentement pour que les membres du syndicat puissent individuellement donner ou refuser leur consentement. Par exemple, au paragraphe 6 (2) du Règlement, le mot « may » doit être interprété comme l’expression du droit du syndicat à donner ou refuser son consentement; l’usage de ce terme ne donne pas l’option de transférer au participant représenté par le syndicat l’habilitation à consentir (ou à s’opposer). – 07/2018
Modifications apportées au RREU et au RRC
Q100. Le Règlement exige que des copies des modifications proposées au RREU et au RRC soient envoyées avec la demande au surintendant de consentir au transfert d’actif proposé. Quelles sont les attentes du surintendant relativement à ces modifications proposées?
R100. En cas de demande de transfert d’éléments d’actif et de passif d’un RREU à un RRC en vertu de l’article 80.4 de la LRR, des modifications doivent être apportées au RREU et au RRC pour mettre en œuvre le transfert. Les modifications en question peuvent dépendre des détails du transfert, y compris la question de savoir si la date de prise d’effet tombera avant ou après le consentement du surintendant. Cependant, il faut s’attendre à ce que le RREU soit modifié afin de prévoir le transfert d’éléments d’actif et de passif du RREU au RRC à la date de prise d’effet du transfert d’actif proposé, sous réserve de l’obtention du consentement préalable du surintendant. De plus, on s’attendrait à ce que le RRC soit modifié afin d’accepter le transfert d’actif du RREU, de prendre en charge les passifs de retraite du RREU et de permettre à l’employeur du RREU de devenir un employeur participant aux termes du RRC, le tout à la date de prise d’effet proposée du transfert d’actif.
La demande de consentement du surintendant (annexe 10 du Règlement) doit comprendre les modifications proposées aux deux régimes. Nous examinerons les modifications proposées pour nous assurer que les critères de consentement du surintendant au transfert proposé sont satisfaits. Si le surintendant estime que ces critères sont respectés, sous réserve de l’adoption des modifications et de leur dépôt avec le formulaire 1.1 (Demande d’enregistrement d’une modification apportée à un régime de retraite), conformément à l’article 12 de la LRR, le surintendant informera le demandeur qu’il a l’intention de donner son consentement au transfert sous réserve du dépôt de ces modifications.
L’article 80.4 de la LRR porte sur le transfert des éléments d’actif et de passif accumulés. Le consentement du surintendant n’est pas requis pour que l’accumulation des prestations pour service futur cesse aux termes du RREU et commence dans le cadre du RRC. Cependant, il incombe d’apporter des modifications au RREU pour prévoir la fin de l’accumulation et au RRC pour prévoir le début de celle-ci. Ces modifications doivent être déposées auprès de la CSFO. Si la modification au RREU portant sur la fin de l’accumulation du RREU est adoptée et déposée avant la fin de l’accumulation, elle ne sera pas nulle. Toutefois, cette modification sera défavorable, ce qui rend obligatoire la transmission d’un avis aux participants conformément à l’article 26 de la LRR. Cet avis peut être transmis avec l’avis aux participants du RREU requis en vertu de l’article 80.4 de la LRR et de l’article 5 du Règlement.
Q101. Si, après la transmission par l’administrateur du RREU d’un avis en vertu de l’article 5 du Règlement, mais avant la date d’entrée en vigueur du transfert proposé, le RRC est modifié afin d’améliorer ou de réduire les prestations qui seront accumulées dans le cadre du RRC par les participants au RREU après le transfert au RRC, l’administrateur du RREU a-t-il une obligation quelle qu’elle soit d’informer ses participants de la modification au RRC?
R101. En vertu de la LRR, la responsabilité de fournir un avis aux participants au régime concernant des modifications à ce dernier relève généralement de l’administrateur de ce régime. Même si l’administrateur d’un RREU n’a pas, en vertu de la LRR, d’obligation directe de fournir un avis sur une modification au RRC, étant donné que l’on demande aux participants concernés du RREU de consentir au transfert proposé au RRC, l’administrateur du RRC a l’obligation d’informer l’administrateur du RREU d’une telle modification au RRC, et l’administrateur du RREU a l’obligation d’informer les participants au RREU dans un délai opportun. – 07/2018
Q102. Un des critères applicables au consentement par le surintendant du transfert d’actif en vertu de l’article 80.4 de la LRR est que les prestations de retraite prévues en vertu du RRC pour les participants retraités et les anciens participants (ainsi que pour les autres bénéficiaires) doivent être au moins égales aux prestations de retraite prévues à l’égard de ces participants et bénéficiaires dans le cadre du RREU. Outre l’information fournie à la Q100, quelle est la nature de la modification que s’attend la CSFO à voir apportée au RRC pour que le surintendant soit convaincu que ce critère est respecté?
R102. Ce critère est respecté si le RRC est modifié selon une des approches suivantes :
- modifier le corps du texte du RRC de manière à énoncer les dispositions du RREU applicables aux participants retraités et aux anciens participants transférés du RREU;
- incorporer les dispositions pertinentes du RREU qui étaient en effet avant la date d’entrée en vigueur par un renvoi au texte du RRC et :
- soit joindre les dispositions pertinentes du RREU en annexe au texte du RRC;
- soit déposer les dispositions pertinentes du RREU sous la forme d’un document qui crée le RRC et en justifie l’existence en vertu de l’article 10 de la LRR.
De même, si les prestations de retraite des participants (actifs) au RREU accumulées avant la date d’entrée en vigueur du transfert sont transférées sans aucune variation, le RRC doit être modifié au moyen de l’une des approches précitées, avec les changements qui s’imposent. – 07/2018
Forme du consentement du surintendant
Q200. Sous quelle forme et de quelle manière le consentement du surintendant au transfert d’actif proposé en vertu de l’article 80.4 de la LRR sera-t-il donné?
R200. Lorsque le surintendant est convaincu que les exigences de la LRR et du Règlement sont remplies sous réserve de l’adoption des modifications proposées soumises dans le cadre de la demande et sous réserve du dépôt ces modifications, le surintendant transmettra un avis d’intention relativement au consentement du transfert d’actif proposé. L’avis d’intention sera transmis à l’employeur ou à l’administrateur du RREU, avec un exemplaire aux syndicats éventuels aux termes du RREU. Le surintendant exigera que l’avis soit communiqué aux bénéficiaires du régime touchés aux termes des deux régimes. Le surintendant peut permettre la transmission de ces communications par un message sur le site Web du régime. Conformément au paragraphe 89(6) de la LRR, l’avis d’intention indiquera qu’une personne qui s’oppose au transfert d’actif proposé a droit à une audience devant le Tribunal des services financiers (TSF) si un avis écrit demandant l’audience est transmis au TSF dans les 30 jours suivant la signification de l’avis d’intention à cette personne. Si aucune demande écrite d’audience n’est présentée dans le délai de 30 jours et que les modifications finales apportées au RREU et au RRC et les formulaires 1.1 ont été déposés auprès de la CSFO, le surintendant rendra une décision écrite consentant au transfert d’actif proposé.
Autres
Q300. Dans l’optique d’un transfert d’un régime de retraite à employeur unique (RREU) à un régime de retraite conjoint (RRC) en vertu de l’article 80.4 de la Loi sur les régimes de retraite (LRR), en plus de satisfaire les exigences législatives énoncées dans la LRR et le Règlement 311/15 (le Règlement), quelles mesures ou quels préparatifs les administrateurs d’un RREU ou d’un RRC (ou de ces deux types de régimes) peuvent-ils entreprendre avant de présenter une demande au surintendant?
R300. Trois mesures devraient être envisagées par les administrateurs de RREU et de RRC avant de présenter une demande au surintendant en vertu de l’article 80.4 de la LRR :
- veiller à ce que les dispositions de leurs régimes de retraite respectifs soient à jour et que toutes les modifications adoptées aient été déposées devant la Commission des services financiers de l’Ontario (CSFO);
- envisager le dépôt de nouveaux textes de régimes unifiés pour leurs régimes respectifs;
- veiller à ce que les prestations soient calculées et administrées conformément aux dispositions existantes des régimes.
L’adoption de telles mesures garantira que les avis imposés reflètent les dispositions les plus récentes et à jour des régimes, mais aussi que la CSFO pourra effectuer un examen plus efficient.
Remarque : Dans un premier temps, les administrateurs du RREU et du RRC peuvent également communiquer avec la CSFO pour déterminer si le RREU ou le RRC a des questions de réglementation en suspens ou non réglées ou d’autres dossiers en instance (p. ex., plaintes ou demandes de renseignements déposées par des participants ou des syndicats). Cela permettra de veiller à ce que les parties soient informées de tout dossier en instance et leur donnera l’occasion d’étudier si de tels dossiers pourraient avoir une incidence sur le transfert proposé, son processus ou son calendrier, ainsi que sur le consentement du surintendant. S’il existe des questions non réglées au moment du dépôt de la demande devant le surintendant, ces questions devraient être indiquées dans la demande, avec une explication de la voie qui sera suivie pour régler chaque question, de l’incidence que cela aura sur le transfert d’actif proposé et le traitement des prestations et du déroulement de ces processus. – 07/2018
Q301. Que peuvent faire les administrateurs pour aider la CSFO dans son examen d’une demande déposée en vertu de l’article 80.4?
R301. Pour faciliter l’examen mené par la CSFO, les administrateurs du RREU ou du RRC peuvent fournir certains renseignements de référence à l’appui de la demande, par exemple :
- Des détails précis sur le transfert proposé devraient être fournis à la CSFO, par exemple si une catégorie donnée de participants (comme les anciens participants) ne compte aucun participant, ou si les participants actifs sont représentés par un syndicat.
- Indiquer pour chaque régime si une indexation s’applique, s’il y a des prestations accessoires quelles qu’elles soient (prestations de raccordement, d’invalidité, aux personnes à charge ou de décès) ne relevant pas des articles 44 et 48 de la LRR et si le régime accepte le versement de cotisations facultatives supplémentaires.
- Indiquer si des règles différentes s’appliquent aux prestations pour services passés et à toute coordination avec le Régime de pensions du Canada ou la Sécurité de la vieillesse et s’il existe des dispositions concernant le rachat de pension.
- Indiquer s’il y a une disposition concernant les prestations du RREU ou du RRC qui ne s’applique plus, en expliquant pourquoi.
Nous savons que la divulgation d’une partie de ces renseignements est déjà exigée dans certains avis, mais la présentation à la CSFO de cette information dès le début du processus de demande faciliterait l’examen mené par la CSFO. – 07/2018
Q302. Quel est le rôle de l’administrateur d’un RRC dans un transfert proposé en vertu de l’article 80.4 de la LRR?
R302. L’administrateur du RREU et l’administrateur du RRC ont chacun certaines obligations à l’égard des participants concernés par le transfert proposé. L’exactitude, la lisibilité et le caractère exhaustif des avis à transmettre sont une responsabilité importante de ces deux types d’administrateurs et sont essentiels à l’aboutissement d’une demande. En conséquence, même si selon la LRR il appartient à l’employeur du RREU de présenter au surintendant une demande en vertu de l’article 80.4 pour effectuer un transfert d’actif d’un RREU à un RRC, la CSFO s’attend à ce que les deux administrateurs (du RREU et du RRC) fassent tout leur possible pour préparer et examiner les avis exigés par l’article 5 du Règlement 311/15 (le Règlement) en veillant à ce que ceux-ci soient conformes, complets et compréhensibles.
Certes, en vertu de l’article 80.4, la plupart des exigences législatives relèvent de l’administrateur du RREU, mais quelques-unes de ces exigences sont imposées à l’administrateur du RRC, notamment l’obligation de déposer un rapport devant le surintendant conformément à l’article 10 du Règlement. – 07/2018
Q303. Après le dépôt de la demande de consentement du surintendant devant la CSFO pour examen et approbation, l’administrateur du RREU doit en vertu de l’article 9 du Règlement envoyer un avis aux participants au RREU pour les informer du dépôt de cette demande. L’article 9 précise « Promptly after filing the application… » (« peu de temps après le dépôt de la demande… ») pour ce qui est du moment où cela doit être fait. Comment la CSFO interprète-t-elle ce libellé?
R303. Pour la CSFO, l’expression « peu de temps après le dépôt de la demande… » utilisée à l’article 9 du Règlement signifie dans les 20 jours ouvrables suivant la date à laquelle la demande est déposée devant la CSFO. Toutefois, la CSFO peut envisager de prolonger ce délai si les circonstances le justifient. – 07/2018