Accès aux documents et aux renseignements relatifs aux régimes de retraite pour les bénéficiaires

Documents relatifs à un régime pouvant être consultés
 
Le bénéficiaire d’un régime a le droit de consulter les documents relatifs au régime qui suivent:  
  • la version actuelle et les versions antérieures du texte du régime;
  • les modifications apportées au régime de retraite;
  • les documents déposés pour étayer une demande d’enregistrement ou de modification du régime (p. ex. une convention de fiducie, un contrat d’assurance ou le livret du participant);
  • les copies des rapports, des états et des autres documents devant être déposés à la Commission des services financiers de l’Ontario (CSFO) (p. ex. les déclarations annuelles, les états financiers et les rapports d’évaluation actuarielle);
  • les documents de délégation de l’administration du régime de retraite ou de la caisse de retraite;
  • la correspondance échangée entre l’administrateur du régime de retraite (l’administrateur), un fournisseur de services de l’administrateur et le personnel de la CSFO durant les cinq années précédant la date de la demande (la correspondance concernant d’autres bénéficiaires du régime est exclue);
  • les copies du texte de toutes les politiques et procédures sur les placements;
  • les parties de toute entente concernant la vente ou l’achat d’une entreprise ou des actifs d’une entreprise ayant un lien avec le régime de retraite.
Le bénéficiaire d’un régime peut désigner par écrit un représentant chargé de consulter des documents en son nom. Le représentant désigné a les mêmes droits d’accès aux documents du régime que le bénéficiaire.
 
Comment faire une demande pour avoir accès aux documents relatifs à un régime
 
Si le bénéficiaire d’un régime souhaite examiner des documents relatifs au régime indiqués ci-dessus ou en obtenir une copie, il doit présenter une demande écrite à l’administrateur sous la forme d’une lettre ou d’un courriel.
 
Les documents ne peuvent être examinés qu’une seule fois par année civile. Ils doivent être mis à la disposition du bénéficiaire du régime à son lieu de travail actuel ou son ancien lieu de travail ou à un autre endroit convenu entre le bénéficiaire et l’administrateur.
 
L’administrateur peut facturer des frais raisonnables pour les photocopies, si des copies des documents relatifs au régime sont demandées. Il ne peut néanmoins faire payer des frais au bénéficiaire du régime pour lui permettre d’examiner les documents relatifs au régime ou faire lui-même des photocopies des documents à l’endroit où il procède à l’examen.
 
Si l’administrateur ne répond pas dans un délai de 30 jours à la demande écrite d’un bénéficiaire d’un régime qui souhaite accéder à des documents relatifs au régime, le bénéficiaire peut demander l’aide du personnel de la CSFO.
 
Présentation à la CSFO d'une demande d'accès aux documents relatifs à un régime
  
La CSFO ne conserve pas de renseignements personnels sur les bénéficiaires des régimes. Les renseignements détaillés sur la participation du bénéficiaire au régime de retraite (p. ex. des copies des relevés de pension) ne peuvent être obtenus qu’auprès de l’administrateur.
 
Les bénéficiaires d’un régime peuvent communiquer avec le personnel de la CSFO afin de prendre rendez-vous pour examiner les documents relatifs au régime indiqués ci-dessus qui sont déposés à la CSFO.
 
Comment prendre rendez-vous avec la CSFO
 
Le bénéficiaire d’un régime doit envoyer à la CSFO une lettre ou un courriel qui comprend ce qui suit :
 
    1. son nom propre et son numéro de téléphone;
    2. le lien qui existe entre lui ou elle et le régime (p. ex. la personne peut être un participant au régime ou le conjoint d’un participant);
    3. le nom et le numéro d’enregistrement du régime de retraite;
    4. la liste des documents relatifs au régime qu’il souhaite examiner et la période sur laquelle portent ces documents (p. ex. le texte du régime et les modifications à partir de 2000);
    5. une déclaration écrite de sa part indiquant qu’il autorise son représentant à examiner les documents relatifs au régime en son nom (le cas échéant);
    6. une copie d’un document prouvant que le participant actif, l’ancien participant ou le participant retraité participe ou a participé au régime (p. ex. une copie d’un relevé de pension ou encore d’un feuillet T4 ou T4A).
Si le bénéficiaire du régime est le conjoint ou la conjointe d’un participant actif, d’un ancien participant ou d’un participant retraité, il doit fournir la preuve de sa relation avec le participant (p. ex. une copie du certificat de mariage, une déclaration de désignation ou une déclaration écrite du participant actif, de l’ancien participant ou du participant retraité indiquant que la personne en question est son conjoint ou sa conjointe).
 
Heures des rendez-vous
 
Le personnel de la CSFO communique avec le bénéficiaire du régime pour convenir de la date et de l’heure où il pourra examiner les documents relatifs au régime faisant l’objet de la demande. Les rendez-vous sont habituellement dans la matinée, entre 9 h et midi, ou dans l’après-midi, entre 13 h 15 et 17 h. Si une demande concerne un grand nombre de documents, le rendez-vous peut durer une journée complète, si les disponibilités le permettent.
 
Formalités pour le jour du rendez-vous
  
Le jour du rendez-vous, le bénéficiaire du régime ou son représentant doit présenter une pièce d’identité avec photo (p. ex. un permis de conduire).
 
Les documents relatifs au régime peuvent être photocopiés pour un montant de 0,50$ par page, sous réserve d’un tarif minimum de 5$. Une facture sera remise pour les photocopies après le rendez-vous. Le montant devra être versé à la CSFO dans un délai d’un mois suivant la réception de la facture. Les modes de paiement acceptés sont l’argent comptant (à condition que le versement se fasse directement dans un bureau de la CSFO), les chèques et les mandats. (Les chèques et mandats doivent être à l’ordre du ministre des Finances).
 
Envoi de documents relatifs au régime par voie postale
  
Si quelques pages seulement sont demandées, le personnel de la CSFO peut envoyer des copies de documents relatifs au régime par voie postale. La demande est obligatoirement présentée par écrit, et les renseignements déjà indiqués dans la section ci-dessus intitulée Comment prendre rendez-vous avec la CSFO sont fournis.
 
La facture pour les frais de photocopie est expédiée par la poste au bénéficiaire du régime. Les frais sont de 0,50$ par page, sous réserve d’un tarif minimum de 5$. Une fois que le paiement aura été reçu par la CSFO, elle fera parvenir les copies des documents par la poste au bénéficiaire du régime.
 
Incapacité de fournir les preuves exigées
 
S’il lui est impossible de fournir une preuve de sa participation au régime ou un autre document exigé, le bénéficiaire du régime peut demander l’accès aux documents relatifs au régime en s’adressant au Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, Ontario Canada (CIPVP) [New Window] aux coordonnées ci-dessous. (Le procédé pour faire une demande est disponible sur le site Web du CIPVP [New Window] sous la section "Accès à l'information").
 
Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, Ontario Canada
2, rue Bloor Est, bureau 1400
Toronto ON M4W 1A8
 
Téléphone : (416) 326-3333 (ATS 1-800-387-0073)
Télécopieur : (416) 325-9195
TTY : (416) 325-7539
Site Web : www.ipc.on.ca [New Window]

Niveau estimé de capitalisation de la solvabilité des régimes à prestations déterminés en Ontario

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