FAQ pour les fournisseurs de services titulaires d’un permis sur la déclaration annuelle et les frais de réglementation annuels

Déclaration annuelle (DA)

 

Frais de réglementation annuels

 

Processus de soumission de la DA

 

Renseignements nécessaires pour la soumission de la DA

 

Soutien technique et dépannage


 

 

La déclaration annuelle (DA)

  1. Qu’est-ce qu’une DA?
  2. Quelle est la date de soumission de la DA?
  3. Quels sont les renseignements nécessaires afin de soumettre la DA?
  4. De quelle manière les renseignements soumis par le truchement de la DA sont-ils utilisés?
  5. En quoi la DA diffère-t-elle du formulaire de demande de permis?

Frais de réglementation annuels

  1. Qu’entend-on par « droits réglementaires annuels »?
  2. Qui doit payer les droits réglementaires annuels?
  3. Comment les frais de réglementation annuels sont-ils calculés?
  4. Quel est le mode de paiement des frais de réglementation annuels?
  5. Si je demande le retrait de mon permis avant le 31 mars, est-ce que j’obtiendrai un remboursement des frais de réglementation annuels versés à l’avance pour la période se terminant le 31 mars?
  6. Au 31 décembre, je n’avais aucun emplacement d’entreprise au titre de mon permis de fournisseur de services. Comment puis-je le déclarer dans la DA?
  7. Où puis-je obtenir le numéro de demandeurs uniques en vertu de l’AIAL?
  8. Dois-je inclure les demandeurs uniques en vertu de l’AIAL pour lesquels je n’ai pas reçu de paiement pour les frais désignés par un assureur automobile relativement aux indemnités d’accident légales?
  9. Comment dois-je compter un demandeur unique en vertu de l’AIAL qui a été impliqué dans deux accidents de la route distincts?

Processus de soumission de la DA

  1. Qui doit soumettre la DA?
  2. Quelle est la pénalité prévue si la DA n’est pas soumise au plus tard le 31 mars?
  3. Où puis-je trouver les formulaires nécessaires pour soumettre la DA avant le 31 mars?
  4. Mon fournisseur de services n’a exercé aucune activité pendant l’année civile antérieure. Dois-je soumettre une DA?
  5. Le permis de mon fournisseur de services est actuellement suspendu. Dois-je soumettre la DA?
  6. Mon permis de fournisseur de services a récemment été retiré. Dois-je soumettre la DA?
  7. Comment puis-je demander le retrait de mon permis de fournisseur de services?

Renseignements nécessaires pour la soumission de la DA

  1. De quel type de renseignements commerciaux dois-je disposer afin de remplir la DA?
  2. Certains renseignements concernant le permis de fournisseur de services ont été modifiés depuis la délivrance du permis. Dois-je déclarer les modifications dans la DA?
  3. Si deux fournisseurs de services fusionnent, comment les renseignements doivent-ils être déclarés dans la DA?

Soutien technique et dépannage

  1. De quel équipement informatique dois-je disposer afin de remplir la DA?
  2. Que dois-je faire si j’ai oublié le nom d’utilisateur ou le mot de passe pour mon compte CSFO?
  3. J’ai soumis la DA. Je veux modifier certains renseignements que j’ai fournis, mais le système ne me le permet pas. Que faire?
  4. Je remplis la DA, mais je dois mettre fin au processus. Puis-je sauvegarder la demande et la remplir à une date ultérieure?
  5. Puis-je supprimer une demande incomplète et recommencer avec une nouvelle?
  6. Je procède à la soumission de la DA, mais le système ne me permet pas de passer à l’étape suivante. Que faire?
  7. Le système est gelé. Que faire?

 

 

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La déclaration annuelle (DA)

 

Qu’est-ce qu’une DA?
La DA est un questionnaire annuel servant à recueillir des renseignements précis auprès des fournisseurs de services autorisés par l’organisme de réglementation.

 

Le dépôt de la DA est une obligation juridique aux termes de l’article 21 du Règlement de l’Ontario 90/14 et du paragraphe 288.4 (5) de la Loi sur les assurances [New Window] pour tous les fournisseurs de services titulaires d’un permis de l’organisme de réglementation.

 

La DA doit être déposée par voie électronique et seul le représentant principal est autorisé à la remplir.

 

Au moment du dépôt de la DA, le représentant principal devra également acquitter les frais de réglementation annuels.

 

 

Quelle est la date de soumission de la DA?

Le 31 mars au plus tard.

 

Le représentant principal doit soumettre la DA à l’organisme de réglementation au plus tard le 31 mars de chaque année, fournissant les renseignements pour l’année civile antérieure. La DA doit être remplie par le truchement du compte CSFO en ligne du représentant principal.

 

Par exemple, au plus tard le 31 mars 2019, le représentant principal doit déclarer les renseignements du 1er janvier au 31 décembre 2018.

 

Quels sont les renseignements nécessaires afin de soumettre la DA?

Les renseignements nécessaires afin de soumettre la DA couvrent la période du 1er janvier au 31 décembre de l’année civile antérieure et comprennent les renseignements suivants :

 

  • Renseignements généraux concernant le représentant principal
  • Renseignements généraux concernant le fournisseur de services/l’entreprise
  • Renseignements sur l’affiliation
  • Renseignements commerciaux généraux
  • Systèmes administratifs et pratiques commerciales
  • Renseignements sur la facturation et les pratiques commerciales
  • Aptitude

Sauf indication contraire, toutes les questions de la DA sont obligatoires.

 

De quelle manière les renseignements soumis par le truchement de la DA sont-ils utilisés?

Les renseignements soumis par le truchement de la DA aideront l’organisme de réglementation dans le cadre de son analyse de marché, de son évaluation des risques et de la surveillance du secteur du fournisseur de services. Veuillez consulter le cadre réglementaire de la CSFO afin d’obtenir des détails.

 

En quoi la DA diffère-t-elle du formulaire de demande de permis?

Le formulaire de demande est un processus de demande ponctuel pour demander un permis de fournisseur de services.

 

La DA est un processus de dépôt annuel par lequel les titulaires de permis fournissent à l’organisme de réglementation des renseignements sur les activités commerciales du fournisseur de services.

 

Les questions de la DA seront passées en revue chaque année.


 

 

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Frais de réglementation annuels

 

Qu’entend-on par « droits réglementaires annuels »?

Tous les fournisseurs de services titulaires d’un permis sont tenus de payer des droits réglementaires annuels.

 

Les droits réglementaires couvrent les coûts annuels de réglementation du secteur des fournisseurs de services. Ces droits doivent être acquittés à l’avance. Ils sont calculés en fonction d'un cycle d’exercice qui commence le 1er avril et se termine le 31 mars.

 

Qui doit payer les droits réglementaires annuels?

Tous les fournisseurs de services titulaires d’un permis doivent payer les droits réglementaires annuels pour l'exercice de l’organisme de réglementation qui commence le 1er avril.

 

Tous les fournisseurs de services titulaires d'un permis au 31 décembre de l'année civile précédente sont tenus de présenter la DA au surintendant au plus tard le 31 mars de l'année civile en cours. Au moment de la présentation de la DA, le fournisseur de services doit également acquitter les droits réglementaires annuels.

 

Les fournisseurs de services qui ne sont pas titulaires d’un permis au 31 décembre et qui ont présenté une demande de permis avant le 31 mars de l’année civile en cours ont payé les droits réglementaires annuels jusqu’au 31 mars à l’occasion de cette demande initiale. Une fois la demande de permis approuvée, le fournisseur de services devra payer les droits réglementaires annuels correspondant à l’exercice.

 

Comment les frais de réglementation annuels sont-ils calculés?

Les frais de réglementation se calculent selon la formule suivante :


A + B

« A » = 128 $ x le « nombre d’emplacements ».

« B » = 15 $ x le « nombre de demandeurs en vertu de l’AIAL ».

 
À cette fin :
« nombre d’emplacements » désigne le nombre maximal d’emplacements physiques où le titulaire de permis exerce des activités ayant généré les frais désignés lors de l’année civile antérieure (du 1er janvier au 31 décembre) dans la période au cours de laquelle le fournisseur de services détenait un permis. Si le fournisseur de services ne détenait pas de permis avant l’année civile en cours, utilisez le nombre d’emplacements physiques pour lesquels le fournisseur de services a obtenu un permis de la CSFO. 

« nombre de demandeurs en vertu de l’AIAL » désigne le nombre total de personnes pour lesquelles un paiement a été reçu au titre des frais désignés (calculés par accident) au cours de l’année civile antérieure. Une personne peut être comptée plusieurs fois si elle a été impliquée dans plusieurs accidents.

 

Quel est le mode de paiement des frais de réglementation annuels?

Les paiements peuvent être effectués en ligne à l’aide d’une carte de crédit valide Visa ou MasterCard, ou d’une carte de débit valide. Dans le cas des frais de réglementation supérieurs à 5 000 $, un chèque certifié ou un mandat bancaire établi à l’ordre du ministre des Finances est requis.

 

Si je demande le retrait de mon permis avant le 31 mars, est-ce que j’obtiendrai un remboursement des frais de réglementation annuels versés à l’avance pour la période se terminant le 31 mars?

Aucun remboursement ne sera versé si le fournisseur de services demande le retrait du permis avant le 31 mars.

 

Au 31 décembre, je n’avais aucun emplacement d’entreprise au titre de mon permis de fournisseur de services. Comment puis-je le déclarer dans la DA?

Vous devez déclarer et payer au moins un emplacement pour soumettre une DA.

 

Où puis-je obtenir le numéro de demandeurs uniques en vertu de l’AIAL?

Les formulaires FDIO-21 que vous avez soumis au moyen du Système DRSSAA peuvent vous aider. Il est à noter que seuls les demandeurs uniques aux fins de l’AIAL, pour lesquels vous avez reçu un paiement (pour des frais désignés d’un assureur automobile en vertu de l’AIAL) sont comptés. Vous pouvez aussi consulter vos propres dossiers d’entreprise.

 

Dois-je inclure les demandeurs uniques en vertu de l’AIAL pour lesquels je n’ai pas reçu de paiement pour les frais désignés par un assureur automobile relativement aux indemnités d’accident légales?

Non, vous n’avez qu’à compter les demandeurs uniques en vertu de l’AIAL pour lesquels vous avez reçu un paiement pour les frais désignés en lien avec l’AIAL d’un assureur automobile.

 

Comment dois-je compter un demandeur unique en vertu de l’AIAL qui a été impliqué dans deux accidents de la route distincts?

Si le fournisseur de services a reçu un paiement (pour des frais désignés) pour la même personne pour deux différents accidents de la route, la personne doit être comptée comme deux demandeurs uniques en vertu de l’AIAL, puisque la personne aura présenté deux demandes de règlement distinctes à son assureur automobile.


 

 

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Processus de soumission de la DA

Qui doit soumettre la DA?

Tous les fournisseurs de services titulaires d’un permis au 31 décembre de l’année civile antérieure sont tenus de soumettre la DA à l'organisme de réglementation au plus tard le 31 mars de l’année civile en cours.

 

La DA doit être déposée par voie électronique.

 

Le représentant principal a la responsabilité de soumettre la DA et de payer les frais de réglementation annuels pour le compte du titulaire de permis.

 

Quelle est la pénalité prévue si la DA n’est pas soumise au plus tard le 31 mars?

Si vous ne soumettez pas la DA et n’acquittez pas les frais de réglementation annuels au plus tard le 31 mars, l'organisme de réglementation peut imposer une pénalité administrative aux termes de l’article 441.3 ou de l’article 441.4 de la Loi sur les assurances (la « Loi »). Des pénalités administratives pourraient être imposées à l’une ou l’autre des fins suivantes :

 

  • pour promouvoir la conformité aux exigences prévues dans la Loi;
  • pour empêcher une personne de tirer, directement ou indirectement, un avantage financier par suite d’une violation d’une exigence prévue dans la Loi ou du manquement de s’y conformer.

L'organisme de réglementation pourrait aussi révoquer ou suspendre votre permis de fournisseur de services.

 

Où puis-je trouver les formulaires nécessaires pour soumettre la DA avant le 31 mars?

Le représentant principal recevra de l'organisme de réglementation un courriel comportant un lien personnalisé vers la page Ouverture de session dans un compte CSFO pour les fournisseurs de services. Un nom d’utilisateur et un mot de passe valides pour un compte CSFO sont nécessaires pour ouvrir une session et accéder à la DA.

 

Le représentant principal pourrait aussi ouvrir une session dans le compte CSFO directement à partir du site Web de l'organisme de réglementation. Après avoir ouvert une session dans le compte CSFO, repérez le lien « Soumettre la DA », qui est situé à gauche du panneau de navigation.

 

La DA est offerte en français et en anglais.

 

Mon fournisseur de services n’a exercé aucune activité pendant l’année civile antérieure. Dois-je soumettre une DA?

Oui, si le fournisseur de services avait un permis de la CSFO au 31 décembre de l’année civile antérieure, vous devez soumettre la DA au plus tard le 31 mars de l’année civile en cours.

 

Le permis de mon fournisseur de services est actuellement suspendu. Dois-je soumettre la DA?

Oui, le fait d’avoir un permis suspendu ne libère pas le fournisseur de services de ses obligations réglementaires, comme le dépôt de la DA. Si le fournisseur de services avait un permis au 31 décembre de l’année civile antérieure, vous devez soumettre la DA au plus tard le 31 mars de l’année civile en cours.

 

Mon permis de fournisseur de services a récemment été retiré. Dois-je soumettre la DA?

Non, si votre permis de fournisseur de services a été retiré avant le 31 mars, vous n’avez pas besoin de remplir et de soumettre une DA.

 

Comment puis-je demander le retrait de mon permis de fournisseur de services?

Le fournisseur de services doit soumettre un formulaire de demande de retrait de permis. La demande est disponible en ligne par le truchement du compte CSFO sous l’option « Demande de modification ».

 

Le représentant principal sera informé lorsque la demande de retrait de permis aura été approuvée.


 

 

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Renseignements nécessaires pour la soumission de la DA

De quel type de renseignements commerciaux dois-je disposer afin de remplir la DA?

La liste de tous les établissements (emplacements) associés au permis de fournisseur de services figurant dans le Système de demandes de règlement pour soins de santé liés à l’assurance-automobile (DRSSAA) pendant la période de déclaration.

 

L’adresse et le ou les numéros d’inscription au DRSSAA de tous les établissements (emplacements) inscrits dans le Système DRSSAA au 31 décembre.

 

Pour chaque établissement (emplacement) visé par le permis du fournisseur de services, le nombre de demandeurs uniques en vertu de l’AIAL pendant la période de déclaration.

 

Certains renseignements concernant le permis de fournisseur de services ont été modifiés depuis la délivrance du permis. Dois-je déclarer les modifications dans la DA?

Non. Les modifications doivent être déclarées avant le dépôt de la DA. Les modifications peuvent comprendre l’ajout ou le retrait d’un dirigeant, d’un administrateur ou d’un partenaire, la modification du représentant principal, la modification de votre nom, l’ajout ou le retrait d’un établissement de votre permis et la remise de votre permis. Pour déclarer des modifications à la CSFO, ouvrez une session dans votre compte CSFO et sélectionnez l’option « Demande de modification ».

 

Si deux fournisseurs de services fusionnent, comment les renseignements doivent-ils être déclarés dans la DA?

Vous devez déclarer les activités commerciales de la nouvelle entité pour l’ensemble des activités commerciales combinées correspondant à la période qui va du 1er janvier au 31 décembre.


 

 

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Soutien technique et dépannage

 

De quel équipement informatique dois-je disposer afin de remplir la DA?

 

  • Connexion Internet à haute vitesse sécurisée par câble, DSL ou accès sans fil
  • L’image de la DA est meilleure avec Internet Explorer 11 (Windows) ou Safari (OS X)
  • Fonction JavaScript du navigateur activée
  • Fenêtres contextuelles du navigateur activées
  • Chiffrement à 128 bits du navigateur activé
  • Adobe Acrobat Reader

Que dois-je faire si j’ai oublié le nom d’utilisateur ou le mot de passe pour mon compte CSFO?

À la page d’ouverture de session sur le portail sécurisé, en regard du champ du nom d’utilisateur et du champ du mot de passe, vous trouverez un hyperlien « J’ai oublié mon nom d’utilisateur / mot de passe ».

 

Cliquez sur l’un ou l’autre des liens pour vous rendre à la page de récupération de compte; saisissez votre adresse de courriel et les caractères demandés aux fins de vérification.

 

Lorsque vous aurez entré une adresse de courriel associée à un compte CSFO actif et saisi les caractères demandés aux fins de vérification, le système affichera une page de confirmation et enverra un courriel comportant votre nom d’utilisateur et identifiant de la CSFO. Si vous avez oublié votre mot de passe, vous recevrez également un hyperlien afin de récupérer votre mot de passe. (Assurez-vous de vérifier dans le dossier du courrier indésirable de votre boîte aux lettres si vous n’avez pas reçu le courriel dans votre boîte de réception.)

 

Lorsque vous cliquez sur l’hyperlien, une page du portail s’affiche; vous devez alors répondre correctement à une question de sécurité que vous avez fournie au moment de créer votre compte CSFO.

 

Après avoir correctement répondu à la question de sécurité, une page où vous pourrez réinitialiser votre mot de passe s’affichera.

 

Une fois votre mot de passe réinitialisé, vous pourrez ouvrir une session à l’aide de votre nouveau mot de passe.

 

J’ai soumis la DA. Je veux modifier certains renseignements que j’ai fournis, mais le système ne me le permet pas. Que faire?

Lorsque vous avez signé numériquement une DA, vous ne pouvez pas y apporter des modifications ou la soumettre une nouvelle fois.

 

Alors que je remplis la DA, je dois mettre fin au processus. Puis-je sauvegarder l’information saisie et terminer de remplir la DA à une date ultérieure?

Oui. Vous pouvez sauvegarder l’information saisie dans la DA comme ébauche et terminer de la remplir à une date ultérieure en cliquant sur le bouton « Sauvegarder en ébauche » au bas de chaque page de la demande. L’ébauche de la DA sera sauvegardée pendant 90 jours et vous pourrez reprendre en tout temps en utilisant le lien de la demande dans la liste des fichiers figurant sur le tableau de bord de votre compte. La CSFO supprimera automatiquement les ébauches de DA sans activité après 90 jours. Suivant la suppression, le système enverra un message afin d’informer le demandeur que l’ébauche de DA a été supprimée.

 

Puis-je supprimer une DA incomplète et recommencer avec une nouvelle?

Oui. Vous pouvez supprimer une DA incomplète en tout temps avant de la soumettre. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Quitter » (au bas de chaque page de la demande), puis sur le bouton « Retirer la demande ».

 

Je procède à la soumission de la DA, mais le système ne me permet pas de passer à l’étape suivante. Que faire?

Vous devez répondre à toutes les questions de la DA. Si vous ne répondez pas à une question ou si votre réponse n’est pas conforme au format requis, vous ne pourrez pas passer à l’étape suivante. Passez en revue la page que vous remplissez. Des avis vous indiqueront les problèmes et le format à utiliser pour répondre correctement à la question.

 

Le système est gelé. Que faire?

Si votre ordinateur gèle pendant que vous remplissez une DA, une ébauche de la DA sera sauvegardée dans votre compte pendant 90 jours. Vous pouvez la reprendre en tout temps en utilisant le lien à la DA dans la liste des fichiers figurant sur le tableau de bord de votre compte.

 

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