Les nouvelles de votre secteur : la déclaration annuelle 2017, les nouveaux « examens sur dossier », le formulaire FDIO-21 et bien plus

Bulletin électronique à l’intention des fournisseurs de services – no 21

 

Avez-vous remis votre déclaration annuelle 2017?

 

Tous les représentants principaux de fournisseurs de services qui détenaient un permis de la Commission des services financiers de l’Ontario (CSFO) le 31 décembre 2017 doivent déposer la déclaration annuelle (DA) dans leur compte CSFO et payer les droits réglementaires annuels au plus tard le 31 mars 2018 – même s’ils n’ont pas exercé d’activités en 2017. 

 

L’an dernier, plus de 96 % des représentants principaux ont remis la DA à la CSFO. Les autres se sont vu imposer des mesures d’application de la loi, notamment des amendes et la suspension et/ou la révocation de leur permis. Prenez les 30 à 60 minutes nécessaires, aujourd’hui même, pour déposer votre DA dans votre compte CSFO et demeurer en règle.

 

Nouveau : les examens sur dossier!

 

La CSFO a élargi la surveillance du secteur des fournisseurs de services en adoptant une nouvelle activité de surveillance qu’on appelle les « examens sur dossier ». Semblables aux examens sur place mais moins perturbateurs que ces derniers, les examens sur dossier sont effectués au moyen d’échanges par courriel et par téléphone avec les fournisseurs de services.

 

La CSFO utilisera ces examens pour évaluer la conformité des fournisseurs de services à la Loi sur les assurances et à ses règlements d’application. Elle vérifiera notamment si les coordonnées des fournisseurs de services et les listes des professionnels des soins de santé consignés dans le Système de demandes de règlement pour soins de santé liés à l’assurance-automobile (DRSSAA) sont à jour.

 

Les examens de dossiers ne remplaceront pas les examens ou les autres activités de surveillance. En vertu du paragraphe 442.1(2) et de l’article 443 de la Loi sur les assurances, la CSFO est autorisée à examiner les affaires des fournisseurs de services ou à faire enquête sur ces affaires.

 

Si vous êtes choisi par la CSFO aux fins d’un examen sur dossier, vous en serez informé par courriel. Cette année, la CSFO s’intéressera aux établissements qui ont 10 demandeurs d’indemnités ou moins par année. Vous disposerez de 15 jours ouvrables pour fournir les renseignements demandés dans le courriel qui vous sera envoyé. Si vous ne répondez pas à la demande de la CSFO dans le délai prévu, vous pourriez faire l’objet d’un examen sur place et/ou d’une mesure réglementaire.

 

Lorsque la CSFO aura terminé votre examen sur dossier, elle vous en communiquera les résultats par courriel. Tout dépendant de l’issue de l’examen, vous pourriez être soumis à un examen sur place.

 

Signalez tout changement aux renseignements relatifs à votre entreprise – c’est la loi!

 

Tout changement aux renseignements relatifs à l’entreprise du fournisseur de services doit être signalé à la CSFO dans les cinq jours ouvrables, conformément à l’article 20 du Règlement de l’Ontario 90/14. Exemples de changements à signaler : changement d’adresse postale, d’adresse électronique, de numéro de téléphone ou de télécopieur, de l’adresse du lieu d’affaires principal ou de celle d’un établissement, d’une succursale, d’un bureau ou d’un emplacement situé en Ontario.

 

Prenez deux minutes pour vous assurer que tous les renseignements figurant dans votre compte CSFO sont à jour. Ainsi, vous serez certain d’être en règle et de recevoir les importants messages que la CSFO vous enverra. Il s’agit aussi de l’un des éléments de conformité examinés dans le cadre des examens sur dossier effectués par la CSFO.

 

Il y a eu des changements au sein de votre équipe de direction? Voici ce que vous devez faire.

 

Il incombe aux représentants principaux de fournir à la CSFO les noms des administrateurs et des dirigeants de l’entreprise dans le cas d’une société de personnes et ceux des associés dans le cas d’une société en nom collectif. Ils doivent également signaler à la CSFO tout changement touchant les administrateurs et les dirigeants de la société de personnes et les associés de la société en nom collectif.

 

Il est facile de signaler ces changements en ligne – il vous suffit de vous connecter à votre compte CSFO, de remplir la demande « Ajout ou retrait d’un administrateur, d’un dirigeant ou d’un partenaire » et de nous la faire parvenir.

 

Le représentant principal doit fournir à la CSFO les coordonnées de la personne -- directeur, administrateur ou associé -- qui s’ajoute à l’entreprise (notamment son nom et son adresse électronique).

 

Remarque : Les nouveaux dirigeants, administrateurs et associés NE DOIVENT PAS créer de compte CSFO à leur nom avant que la CSFO ne leur demande de le faire. Nous leur enverrons un courriel leur expliquant comment procéder et comment remplir le document de déclaration/attestation. S’ils n’attendent pas ce courriel, ils ne pourront peut-être pas accéder au document de déclaration/attestation approprié.

 

Tenez à jour votre liste de professionnels des soins de santé consignés dans le Système DRSSAA

 

Nous vous rappelons que, pour vous conformer aux exigences de votre permis, vous devez supprimer les noms des professionnels des soins de santé inscrits sur votre liste, dans le Système DRSSAA, dès qu’ils cessent de collaborer avec vous. Il s’agit de l’un des éléments de conformité examinés dans le cadre des examens sur dossier effectués par la CSFO.

 

Les règles relatives à la signature du formulaire FDIO-21

 

Le défaut de signer les formulaires FDIO reste l’un des problèmes de non-conformité les plus fréquemment notés par la CSFO dans le cadre de ses examens.

 

Le formulaire FDIO-21 doit être signé par le professionnel de la santé réglementé qui offre des soins au demandeur d’indemnités. Le professionnel de la santé réglementé peut également désigner un « signataire autorisé » qui pourra signer le formulaire FDIO-21 en son nom lorsque le professionnel de la santé réglementé l’y autorisera. Une copie du formulaire FDIO-21 signé doit être conservée dans les dossiers de l’établissement. Il peut s’agir de la version papier originale ou d’une copie électronique sauvegardée en format PDF.

 

Message à tout le personnel infirmier et à tous les ergothérapeutes!

 

À compter du 1er octobre 2018, tous les établissements participant au Système DRSSAA devront remettre le formulaire Évaluation des besoins en soins auxiliaires (Formulaire 1) aux assureurs par voie électronique, au moyen du Système DRSSAA ou d’un logiciel intégré au Système. De plus, toujours à compter du 1er octobre 2018, tous les assureurs devront se servir du Système DRSSAA pour indiquer si le Formulaire 1 a été approuvé ou rejeté. Les utilisateurs pourront ainsi facilement proposer, approuver et suivre le montant des indemnités par voie électronique. Veuillez lire le Bulletin pour en savoir davantage à ce sujet.

 

Colloque de la CSFO sur les pratiques de l’industrie à l’intention des fournisseurs de services

 

Les préparatifs en vue de la tenue du prochain Colloque de la CSFO sur les pratiques de l’industrie à l’intention du secteur des fournisseurs de services sont en cours. Restez à l’affût pour obtenir d’autres renseignements à ce sujet au cours des prochains mois.

 

L’an dernier, 92 % des participants au Colloque ont jugé que les exposés étaient informatifs et pertinents. Le programme met l’accent sur l’importance d’une facturation rigoureuse et de bonnes pratiques commerciales, notamment l’élaboration de politiques et de procédures solides et la tenue de dossiers exhaustifs. Les participants ont aussi affirmé avoir acquis une meilleure compréhension des attentes de la CSFO en matière de conformité.

 

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