Note pratique 8 : Comment assigner un témoin à comparaître à une audience d'arbitrage

Si vous voulez qu’un témoin assiste à une audience d’arbitrage, vous devez arranger quatre choses : un avis préalable au témoin éventuel, l’assignation, un affidavit de signification de l’assignation et les indemnités de présence appropriées.

 

Premièrement, vous devez aviser le témoin éventuel que vous comptez lui demander de comparaître à l’audience au moins 30 jours avant le premier jour de l’audience d’arbitrage.

Ensuite, le témoin doit recevoir une assignation (appelée Assignation de témoin) à comparaître à l’audience ainsi qu’un paiement des indemnités de présence au moins cinq jours ouvrables avant le premier jour de l’audience.

Enfin, la personne qui livre l’assignation doit déposer auprès de la CSFO un affidavit (attestant que l’assignation et les indemnités de témoin ont été livrées en personne).
 

ASSIGNATION D'UN TÉMOIN

1re étape : Avis d’intention à appeler un témoin à comparaître à l’audience d’arbitrage

Le Code des pratiques pour le règlement des différends exige que, dans le cadre de la conférence préparatoire, chaque partie nomme les témoins experts et ordinaires qu’elle compte faire comparaître à l’audience. La Règle 41 du Code exige que chaque partie avise un témoin éventuel de qu’il sera assigné par cette partie à témoigner à l’audience au moins 30 jours avant le premier jour de l’audience. Si l’avis approprié n’est pas livré au témoin potentiel, l’arbitre peut dispenser cette personne d’assister à l’audience.

2e étape : Obtenir les formulaires appropriés

Si vous désirez assigner un témoin à comparaître, procurez-vous auprès de la CSFO un formulaire intitulé Assignation (Formulaire N - Section G du Code.) La CSFO peut vous faire parvenir ce formulaire par la poste ou par télécopieur ou vous pouvez vous rendre le chercher en personne. Si vous souhaitez qu’un témoin assiste à votre audience, vous devrez entreprendre les démarches nécessaires à cette fin aussi longtemps que possible avant la date de l’audience.

3e étape : Remplir le formulaire d’assignation

Assurez-vous de fournir tous les renseignements nécessaires sur le formulaire intitulé Assignation avant de le remettre à votre témoin :
 
  • le numéro du dossier de la CSFO;
  • votre nom;
  • le nom de la compagnie d’assurance;
  • le nom et l’adresse de la personne qui reçoit l’assignation (le témoin);
  • les dates, heure et lieu de l’audience; et
  • la liste des documents que le témoin doit apporter à l’audience.

4e étape : Remettre le formulaire d’assignation

L’Assignation doit être remise au témoin en personne au moins cinq jours ouvrables avant le premier jour de l’audience (Règle 73 du Code des pratiques pour le règlement des différends). Vous ou votre représentant(e) ou un huissier que vous embaucherez (consultez les Pages Jaunes de votre annuaire) pouvez livrer l’assignation. Vous devez aussi vous assurer à ce moment que le témoin a reçu des indemnités. N’oubliez pas que vous devez livrer l’Assignation au moins cinq jours ouvrables avant le début de
l’audience.

 

CALCUL DES INDEMNITÉS À VERSER AU TÉMOIN


Les indemnités de témoin sont normalement de 50 $ par jour pour chaque jour d’audience pendant lequel le témoin est présent. Par contre, les témoins experts, tels que médecins ou comptables exigent souvent un montant plus élevé. Vous devez également payer les frais de déplacement du témoin. Ceux-ci varient selon ce qui suit :

 

  • Si un témoin habite dans la ville où se tient l’audience, vous devez lui verser 3 $ par jour pour ses frais de déplacement.
  • Si un témoin habite à l’extérieur de la ville où se tient l’audience, mais à moins de 300 kilomètres, vous devez lui verser 0,24 $ du kilomètre pour l’aller et pour le retour.
  • Si le témoin habite à plus de 300 kilomètres du lieu de l’audience, vous devez lui payer ses frais de déplacement, soit le tarif minimum d’un billet d’avion aller-retour plus 0,24 $ du kilomètre pour l’aller et le retour entre le domicile du
    témoin et l’aéroport et entre l’aéroport et le lieu de l’audience.
  • L’hébergement et les repas peuvent aller jusqu’à 75 $ par jour.
N’oubliez pas que le témoin doit recevoir les indemnités au moment où il reçoit l’assignation.
 

IMPORTANT


Ayez soin de conserver une copie de l’assignation et du mandat ou du chèque remis au témoin au titre de droits et frais. À la fin de votre audience, vous pouvez demander à l’arbitre de vous accorder vos frais realtifs aux indemnités de témoin, aux déplacements et aux droits acquittés pour l’attestation sous serment de l’Affidavit de signification pour une assignation de témoin. (Pour de plus amples renseignements, consultez l’Annexe du Règlement sur les frais à la Section F du Code).

 

COMMENT OBTENIR UN AFFIDAVIT DE SIGNIFICATION


Avant l’audience, la CSFO doit recevoir un affidavit dûment signé (Affidavit de signification pour une assignation de témoin – Formulaire O – Section G du Code) attestant que l’assignation et les indemnités ont été remises au témoin en mains propres. L’affidavit peut être livré à la CSFO en personne ou par courrier ordinaire, recommandé ou certifié. Il peut également être transmis à la CSFO par télécopieur à condition que l’original soit envoyé par la poste.

Dans l’Affidavit de signification pour une assignation de témoin, la personne qui a livré votre assignation déclare sous serment qu’elle a remis l’assignation et les indemnités au témoin, en mains propres. La déclaration sous serment se fait devant un(e) commissaire à l’assermentation, par exemple un avocat, un notaire, ou encore un clerc d’avocat ou un parajuriste désigné. Vous pouvez obtenir les formulaires nécessaires auprès d’un(e) commissaire à l’assermentation désigné(e). Vous devrez peut être payer les services du (de la) commissaire à l’assermentation.

 

QUE SE PASSE-T-IL SI UN TÉMOIN NE SE PRÉSENTE PAS À L'AUDIENCE?


La présence de votre témoin à l’audience peut être cruciale pour votre cause; il est donc essentiel que vous suiviez la procédure appropriée pour assigner votre témoin et que vous conserviez une copie de tous les documents. Si votre témoin ne se présente pas à l’audience, ne reste pas ou n’apporte pas les documents énumérés dans l’assignation, vous ne réussirez peut-être pas à faire la preuve du bien-fondé de vos allégations.

Dans une large mesure, ce qui se passera ensuite variera selon que l’assignation, l’affidavit et les indemnités de témoin ont été préparés de façon appropriée et remis au moins cinq jours ouvrables avant le premier jour de l’audience. L’arbitre examinera l’affidavit afin de s’assurer que tout ce qui devait être fait a été fait dans les règles. Si vos copies de ces documents indiquent que le témoin a été assigné correctement, il se peut que l’arbitre accorde un ajournement et fixe une nouvelle date d’audience. Il se peut également qu’un mandat du shérif puisse être obtenu auprès d’un tribunal judiciaire pour faire amener le témoin à l’audience.

 

COMMENT PUIS-JE OBTENIR DE PLUS AMPLES RENSEIGNEMENTS?

 

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