Mise à jour des questions administratives et réglementaires touchant les agents d'assurance-vie de l'Ontario

 

Bulletin

No. AP-01/99
- Vie et Santé
 
À l’intention des agents de niveau I et de niveau II

REMARQUE : Les bulletins affichés sur le présent site Web sont fournis à titre de référence historique seulement. Les renseignements contenus dans ces bulletins étaient exacts en date de leur publication, mais peuvent en tout temps être modifiés ou remplacés par des bulletins plus récents.


Toute ordonnance émise à l’égard du titulaire d’un permis reflète une situation survenue à un moment donné. Le statut d’un titulaire de permis peut changer. Le lecteur est invité à vérifier le statut du permis d’une personne ou d’une entité sous Liaison Permis au site Web de la CSFO. On peut également communiquer directement avec la personne ou l’entité concernée afin d’obtenir de plus amples renseignements ou plus de précisions au sujet des événements à l’origine de l’ordonnance.


Ces bulletins peuvent inclure des formulaires qui ne sont plus à jour ou exacts. Le lecteur est invité à visiter la rubrique des formulaires du site Web de la CSFO pour s’assurer d’utiliser la version la plus récente d’un formulaire.

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Le présent bulletin est une mise à jour générale de divers sujets qui intéressent les agents d’assurance titulaires d’un permis d’exercice en Ontario.

 

Pour que tous les agents de niveau I en Ontario reçoivent ce bulletin, nous ferons parvenir le nombre nécessaire d’exemplaires au chef de la direction, à l’agent principal ou au directeur du marketing des compagnies d’assurance-vie et nous leur demanderons par écrit de les distribuer à leurs agents de niveau I.  Nous ferons parvenir un exemplaire du bulletin à tous les agents de niveau II.

 

L’information est présentée sous les rubriques suivantes :

 

Éducation permanente
Permis de niveau II
Examen de la vente d’assurances
Membres du conseil consultatif
Mesures d’application de la loi
Agents à la retraite
Agents cumulant des permis d’agent d’assurance et de courtier immobilier
Remplacement de contrats d’assurance-vie
Démutualisation
Agences
L’an 2000
Renseignements
Tarif

Éducation permanente

L’agent(e) d’assurance-vie qui présente une demande de renouvellement de son permis doit confirmer qu’il (elle) a satisfait aux exigences relatives à l’éducation permanente.  Il s’agit d’une condition obligatoire et la loi n’autorise aucune dispense ni prorogation.

 

Vérifications de conformité
 

Depuis février 1997, la Commission des services financiers de l’Ontario (CSFO) effectue des vérifications au hasard auprès des agents d’assurance-vie afin de déterminer s’ils se sont conformés aux exigences d’éducation permanente.  Jusqu’à maintenant, le taux de conformité est bon, les vérifications ayant démontré que la majorité des agents y satisfont.  Au 31 mars 1999, la CSFO avait effectué 1 707 vérifications; 1 % des cas ont nécessité des mesures pour faire observer la loi.  Elles ont donné lieu plus précisément à 14 audiences du Conseil consultatif, à trois poursuites en vertu de la Loi sur les infractions provinciales, à deux remises volontaires de permis et à 49 ordonnances découlant de procès-verbaux de règlement.

 
Agents handicapés

 

Récemment, on a soulevé le problème de certains agents qui, en raison d’un handicap, ne peuvent satisfaire aux exigences d’éducation permanente.  Certains handicaps n’empêchent pas un(e) agent(e) de suivre des cours de la même façon que ses confrères, mais d’autres peuvent nécessiter l’adoption de mesures particulières.  Chaque cas sera examiné individuellement.

 

Les normes relatives à la prise de décisions assurent le traitement équitable des personnes assujetties à une exigence.  Il est donc important d’établir clairement si la capacité d’une personne de satisfaire aux normes est limitée.  Les différences qui peuvent survenir de temps à autre dans l’application de la norme relative à l’éducation permanente à l’égard d’une personne handicapée n’ont pas pour effet de modifier la norme en question en ce qui concerne les autres agents.

 

Un(e) agent(e) qui croit souffrir d’un handicap qui l’empêche de satisfaire à l’exigence d’éducation permanente peut demander que certaines mesures soient prises.  Il se peut qu’une personne handicapée n’ait pas autant de choix de cours que les autres agents.  Cependant, il y a de plus en plus de cours offerts sous diverses formes (cassettes audio ou vidéo) qui peuvent répondre aux besoins de l’agent(e) handicapé(e).

 

Tout programme visant à répondre aux besoins des personnes handicapées doit être conçu en collaboration avec la CSFO et en fonction de la teneur des normes d’éducation permanente.  L’adoption de certaines mesures peut s’avérer nécessaire, mais celles-ci ne doivent en aucun cas restreindre la protection de la population qui est le but visé par cette exigence.

 

Tenue des dossiers

 

Les agents doivent conserver les reçus à l’égard des cours d’éducation permanente.  Sur ces reçus doivent figurer le nom du fournisseur, la date à laquelle les cours ou les séminaires ont été suivis, la description de chaque cours ou séminaire (tirée de préférence du calendrier ou du plan de cours), les heures admissibles et la signature d’un représentant autorisé du fournisseur.

 

Les conseils consultatifs ont toujours considéré qu’il revenait à l’agent(e) de prouver les déclarations qu’il (elle) faisait au titre de l’éducation permanente.  Ils ont généralement rendu des décisions contre les agents lorsque ceux-ci ne pouvaient produire de documents pour corroborer leurs déclarations.

Aucun(e) agent(e) ne peut alléguer avoir suivi un cours ou un programme auquel il (elle) s’est inscrit(e), mais ne s’est pas présenté(e).

 

Fini le calcul au prorata

 

Au cours de la phase initiale de mise en application progressive de l’exigence d’éducation permanente qui a débuté le 1er février 1995, le nombre d’heures que chaque agent(e) devait déclarer pour la première période de déclaration variait selon la date d’expiration de son permis.  Certains agents ont présenté une déclaration portant sur une période de deux ans et d’autres, sur une période de près de quatre ans.

 

La même situation s’est présentée dans le cas des agents qui ont obtenu leur premier permis entre le 1er février et le 31 décembre 1995, puisque la date d’expiration des permis correspondait alors à leur date de naissance.  Le permis est demeuré en vigueur pendant deux ou trois ans, selon la date de naissance du demandeur.  Par conséquent, le nombre d’heures d’éducation permanente était différent pour la première période de déclaration.  Depuis le 31 décembre 1995, tous les permis sont délivrés ou renouvelés pour une période de deux ans.

 

Pour assurer l’équité du système, les agents devaient suivre 1,25 heure de cours par mois.  À la première période de déclaration, l’agent(e) qui faisait partie de l’une des deux catégories décrites ci-dessus devait remplir la formule CAO-AA2 (5-97), « Déclaration d’éducation permanente des agents qui détenaient un certificat le 31 décembre 1995 ou auparavant », et y joindre sa demande de renouvellement.  La formule contenait des tableaux qui permettaient à l’agent(e) de calculer au prorata le nombre d’heures d’éducation permanente qu’il devait suivre.  La formule a remplacé la question 13, partie E (affidavit) de la « Demande de certificat d’agent d’assurance-vie ».

 

La période de transition mise en place pour assurer l’équité durant la première période de déclaration a pris fin avec les renouvellements du 31 janvier 1999.  Il n’est plus nécessaire désormais de remplir la formule « Déclaration d’éducation permanente des agents qui détenaient un certificat le 31 décembre 1995 ou auparavant » et tous les agents d’assurance-vie doivent maintenant suivre 30 heures complètes de formation tous les deux ans.

 

Les agents doivent planifier leurs cours et leurs heures de formation avec soin, car ils ne peuvent reporter les heures d’une période de renouvellement à une autre.

 
Signification de la déclaration dans la demande de renouvellement du permis d’agent d’assurance-vie

 

Dans la demande de permis d’agent d’assurance-vie, la question 13 à la partie E (affidavit) se lit comme suit : « J’ai suivi 30 heures d’éducation permanente relativement aux aspects techniques de l’assurance-vie, au cours de la période de deux ans se terminant le (date). »  Il s’agit d’une déclaration sous serment que doit faire l’agent(e).  Pour la CSFO, cette déclaration signifie que l’agent(e) s’est conformé(e) à la norme harmonisée d’éducation permanente énoncée ci-dessous.  La date qu’il faut inscrire est celle de l’expiration du permis actuel de l’agent(e).

 
Norme harmonisée d’éducation permanente

 

En mai 1997, les Insurance Councils de la Colombie-Britannique, du Manitoba et de la Saskatchewan, la CSFO, l’Association canadienne des compagnies d’assurances de personnes (ACCAP), l’Association canadienne des conseillers en assurance et en finance (ACCAF) et l’Association des intermédiaires en assurance de personnes du Québec (AIAPQ) se sont entendus sur l’harmonisation de la norme définissant ce que constitue une formation continue adéquate. 

Il s’agit d’un programme d’enseignement structuré qui répond à deux critères :

 

  1. Le programme doit être directement relié aux connaissances relatives à la capacité de donner des conseils sur tous les produits et services financiers ou à l’exploitation d’entreprises de services financiers.  Ceci inclut les programmes qui sont spécifiquement structurés à l’intention de la formation, mais exclut les activités telles que les programmes et réunions portant principalement sur la vente, la promotion et la motivation.
  2. Le nombre d’heures pour une formation continue adéquate doit être confirmé par écrit par les fournisseurs du programme et sera mesuré d’après le temps réel de présence à un programme ou, si le programme n’est pas dispensé selon un style « école », la période de temps indiqué par le fournisseur du programme pour compléter le programme en question.

Les détails de l’entente sont énoncés dans le Bulletin AP-2/97 de la Commission des assurances de l’Ontario (devenue la CSFO).

 

Exigences relatives à l’éducation permanente des agents

 

La CSFO n’approuve, ne recommande et ne sanctionne aucun cours, programme ou fournisseur particulier.

L’éducation permanente peut prendre diverses formes comme l’indique la liste ci-dessous qui est loin d’être exhaustive.

 

  • Les compagnies d’assurance offrent des séminaires et des programmes de formation à l’intention des agents.
  • Les associations telles l’ACCAF, les ILIBOC et la LOMA parrainent des cours et organisent des conférences.
  • Les universités et les collèges communautaires offrent des cours destinés aux agents.
  • Les fournisseurs de formation professionnelle dans le domaine des assurances organisent des programmes de perfectionnement à l’intention des agents.

Les écoles de « formation à distance » offrent des cours d’assurance-vie par correspondance.

 

Examen de la norme canadienne de formation

 

Le regroupement des organismes d’autoréglementation en assurances (CISRO) examine présentement la possibilité d’élaborer une norme conjointe d’examen pour les agents de niveaux I et II.  La CSFO et les Insurance Councils de l’Alberta et de la Colombie-Britannique sont représentés au sein du comité sur la formation en assurance-vie, qui est chargé d’examiner la norme canadienne sur la formation des agents.

Permis de niveau II

L’option unique de droits acquis offerte aux agents qui étaient titulaires d’un permis ontarien d’agent d’assurance-vie valide au 1er février 1995 et qui ont détenu un tel permis sans interruption pendant dix années consécutives a pris fin le 1er avril 1999.  Les agents devaient satisfaire à cette dernière exigence à la date d’expiration du renouvellement de leur premier permis après le 1er février 1995.  Ce changement a fait l’objet d’une campagne d’information.

Les agents ne peuvent rester plus de quatre ans au niveau I.  Après quatre ans, leur permis de niveau I ne sera pas renouvelé.

La loi ne prévoit ni d’exemption ni de prorogation à l’égard des exigences de niveau II.  L’agent(e) d’assurance-vie qui désire conserver son permis doit passer au niveau II.  C’est la loi qui l’exige.

Critères d’admissibilité au niveau II

Un(e) agent(e) de niveau I peut demander de passer au niveau II s’il (si elle) détient un permis depuis au moins deux ans en Ontario.  Pour passer au niveau II, il (elle) doit également satisfaire à l’un des critères suivants :

 

  • avoir réussi l’examen de niveau II, ou l’équivalent;

  • avoir suivi les trois parties de la formation de l’ACCAF à l’intention des conseillers financiers et des agents d’assurance (IFATC 101, 102 et 103);

  • avoir réussi l’examen d’admission à l’ACCAF;
  • avoir obtenu le titre de Fellow of Life Management Institute (FLMI) ou de conseiller en assurance mutuelle (FIC).

L’ACCAF et l’AIAPQ ont informé la CSFO que les cours de niveaux I et II et les cours sur la planification des finances personnelles données par l’AIAPQ correspondent aux parties 1, 2 et 3 de l’IFATC.

 

Examen de niveau II

 

Un(e) agent(e) qui désire se présenter à l’examen de niveau II doit communiquer avec le service des permis au siège social de l’assureur qui le parraine.  La CSFO accepte l’examen de niveau II administré par l’ACCAF, car elle n’a pas d’examen qui lui soit propre.  Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez téléphoner à l’ACCAF au (416) 444-5251 ou au 1 800 563-5822.  La CSFO ne s’occupe pas de la formation des agents et n’est pas en mesure de recommander l’un ou l’autre des programmes de préparation à l’examen offerts sur le marché.

Examen de la vente d’assurances

Depuis que la CSFO a reçu des observations en réponse à son Document de travail sur la réglementation de la vente d’assurances et la coordination de règlements régissant les services financiers en Ontario, plusieurs rapports portant sur les mêmes sujets, y compris celui du groupe de travail MacKay et celui de Glorianne Stomberg sur les fonds d’investissement, ont été publiés pour le compte d’autres organismes de réglementation.  Ces rapports se penchent tous sur la structure appropriée de la réglementation des pratiques de l’industrie et la gestion prudente.  Le débat et les discussions sur les recommandations formulées dans ces rapports se poursuivent et la CSFO croit, par conséquent, qu’il est préférable d’attendre en ce qui concerne la réforme de la structure réglementaire sur la vente d’assurances.  Elle ne procédera donc pas à la mise sur pied d’un nouvel office de réglementation de la vente d’assurances.  Cependant, les initiatives distinctes énoncées dans le document demeurent des priorités. 

Membres du conseil consultatif

En raison du nombre d’audiences, la CSFO est présentement à la recherche de représentants qui désireraient siéger au conseil consultatif et aimerait recevoir la candidature des personnes intéressées.  Le conseil consultatif est composé d’un(e) président(e) et de deux membres : un(e) représentant(e) des assureurs et un(e) représentant(e) des agents.  Les assureurs sont habituellement représentés par un(e) salarié(e) qui travaille directement pour le compte d’une compagnie d’assurance et qui occupe un poste de gestion.  Le (la) représentant(e) des agents doit quant à lui (elle) détenir un permis d’agent, être en règle auprès de la CSFO et être intéressé(e) à siéger au conseil.

 

Les audiences du conseil consultatif sont des procédures quasi-judiciaires.  Elles sont donc présidées par un(e) avocat(e) spécialisé(e) en droit administratif qui veille au bon déroulement des procédures.  Les membres du conseil ne sont pas tenus de connaître les procédures judiciaires.

 

Compte tenu de la nature des procédures, il est important que les membres soient neutres et soient perçus comme tel par leurs pairs.  Les membres ne défendent ni les agents ni les assureurs et doivent mettre en pratique leurs connaissances de l’industrie d’une manière neutre et impartiale, tout en tenant compte de l’intérêt public.

 

Engagement et rémunération

 

Les membres du conseil seront convoqués à trois ou quatre audiences par année.  Ils peuvent entendre une cause ou plus par jour, selon la complexité de l’affaire.  La date des audiences est fixée trois mois à l’avance.  Les membres du conseil ne sont pas tenus de siéger s’ils ont déjà des engagements à la date prévue de l’audience.  Si un membre n’est pas disponible, on choisira le nom suivant sur la liste.

 

Des honoraires quotidiens de 200 $ sont versés aux membres du conseil, en plus des dépenses engagées.  La plupart des audiences se tiennent à Toronto vu le grand nombre d’agents dans cette ville.  Des audiences peuvent toutefois se tenir à l’extérieur de la ville et les candidatures provenant des autres régions de la province sont les bienvenues.

 

Comment fonctionne le conseil consultatif

 

La Loi sur les assurances décrit la marche à suivre relativement à la délivrance des permis aux agents d’assurance.  Avant de suspendre ou de révoquer un permis ou si on s’interroge sur la compétence d’une personne qui demande un permis d’agent, le conseil consultatif peut convoquer une audience.  Le processus permet au (à la) requérant(e), à l’agent(e) ou à l’expert(e) de bénéficier d’une audience équitable et de répondre aux allégations présentées contre lui (elle) et qui sont énoncées dans l’avis d’audience, dans un contexte qui n’est pas indûment formel ou rigide.

 

Après avoir entendu les témoignages, le (la) président(e) et les membres du conseil formulent des recommandations par écrit qu’ils présentent à la surintendante afin qu’elle puisse rendre une décision.  Les rapports du conseil consultatif doivent être rédigés et présentés à la surintendante dans les trois semaines qui suivent la conclusion de l’audience.

 

Les personnes qui désirent devenir membres du conseil consultatif doivent soumettre leur candidature, comprenant un résumé de leurs compétences, au soin de Grant Swanson, directeur de la Division de la délivrance des permis et de l’application des mesures législatives, CSFO, C.P. 85, North York (Ontario) M2N 6L9.

Mesures d’application de la loi

 
Rapport des activités de surveillance et d’application de la loi
 

La CSFO publie un bulletin trimestriel sur l’application de la loi qui rend compte des poursuites, des décisions découlant de ses audiences et d’autres activités réglementaires.  On peut consulter le bulletin  au site Web de la CSFO, à l’adresse suivante : www.fsco.gov.on.ca.

 

Vérifications au titre de l’assurance-responsabilité civile professionnelle

 

Comme nous l’avons mentionné plus haut, la CSFO procède à des vérifications sur l’éducation permanente depuis un peu plus de deux ans.  Elle procédera sous peu à des vérifications du même genre afin de s’assurer que tous les agents d’assurance-vie possèdent une assurance-responsabilité civile professionnelle suffisante.  La souscription d’une telle assurance est une condition à l’obtention d’un permis d’agent d’assurance-vie.

 
Stratagème de prête-nom

 

Le stratagème de prête-nom est pris très au sérieux par la CSFO.  Les personnes qui usent d’un tel stratagème ont fait et feront l’objet de poursuites.  Ce stratagème consiste pour un(e) agent(e) titulaire d’un permis à demander à un(e) autre agent(e) qui n’a pas effectué la transaction de signer en qualité d’agent(e) réalisateur(trice) ou pour une personne sans permis à conclure une affaire et à demander à un(e) agent(e) titulaire d’un permis de signer à sa place.

 

L’an dernier, la CSFO a révoqué, à la suite d’audiences distinctes du conseil consultatif, le permis de cinq agents après qu’un(e) agent(e) eut vendu des polices d’assurance par l’intermédiaire d’autres agents qui agissaient comme prête-nom.  Plus récemment, une agente a plaidé coupable à l’accusation d’avoir versé des commissions à une personne qui ne détenait pas de permis.  L’agente avait fait souscrire de l’assurance en son nom, auprès de personnes qu’elle n’avait pas rencontrées, et partageait les commissions avec une personne sans permis qui avait effectué la transaction.

 

Servir de prête-nom à une autre personne qui effectue des transactions est une activité commerciale imprudente et répréhensible pour un(e) agent(e).  Les agents ne doivent permettre à personne d’utiliser leur nom.  Non seulement le stratagème de prête-nom est-il incorrect du point de vue des consommateurs, mais c’est l’agent(e) qui sera tenu(e) responsable si les choses devaient mal tourner.  Les agents qui ont participé à de tels stratagèmes n’ont pas seulement perdu leur permis, mais ont dû rembourser de fortes sommes.

 
Retarder le processus d’examen

 

La CSFO poursuit les agents et les assureurs qui font obstacle au processus d’examen.  Lorsqu’elle demande à un(e) agent(e) ou à un assureur des renseignements, elle s’attend à obtenir une réponse.  Plus tôt cette année, deux compagnies d’assurance ont plaidé coupable à l’accusation de ne pas avoir fourni les renseignements demandés par la CSFO.  Le conseil consultatif a tenu des audiences parce que des agents avaient retardé le processus de vérification au chapitre de l’éducation permanente en refusant de fournir les renseignements que la CSFO leur avait demandés.

 

Les agents doivent être conscients que le fait de retarder le processus d’examen entraîne à lui seul des pénalités, allant jusqu’à la suspension et à la révocation du permis, peu importe s’il est déterminé au cours d’une vérification qu’ils ont satisfait ou non aux exigences d’éducation permanente.

Agents à la retraite

Les agents ne savent peut-être pas qu’en vertu de la Loi sur les assurances, il n’est pas nécessaire de détenir un permis d’agent pour toucher des commissions de renouvellement, à condition de ne pas exercer d’activité à titre d’agent.

Agents cumulant des permis d’agent d’assurance et de courtier immobilier

Rappelons aux agents qu’en vertu de la Loi sur les assurances, un(e) agent(e) d’assurance peut détenir un permis de courtier immobilier (courtière immobilière).  Par contre, si un(e) agent(e) d’assurance détient un permis d’agent(e) immobilier (immobilière), il (elle) doit s’associer à un courtier immobilier (courtière immobilière) qui possède un permis d’agent(e) d’assurance du même type que le sien (assurance-vie, assurance contre les accidents et la maladie ou assurances IARD).

Remplacement des contrats d’assurance-vie, y compris ceux du même assureur

Les agents ne doivent pas oublier de remplir une formule de divulgation au moment de remplacer un contrat d’assurance-vie.  L’article 1 du Règlement de l’Ontario 674, R.R.O. 1990, modifié par le Règlement de l’Ontario 761/94, précise, en partie, que le remplacement d’un contrat d’assurance-vie est une opération par laquelle une personne achète une assurance-vie en un seul contrat ou en plusieurs contrats connexes auprès d’un assureur, dans lesquels un ou plusieurs contrats d’assurance sont :

 

  1. annulés, échus ou rachetés;
  2. transformés en assurance libérée ou prolongés à titre d’assurance temporaire ou en vertu de la clause d’avance d’office de la prime;
  3. modifiés de manière à réduire les prestations;
  4. modifiés de sorte qu’une valeur de rachat supérieure à 50 % de la valeur au comptant prévue au contrat est libérée;
  5. assujettis à un emprunt sur police, qu’il s’agisse d’une seule avance ou d’une série d’avances sur une période donnée, dont le montant est supérieur à 50 % de la valeur au comptant prévue d’un ou plusieurs contrats d’assurance-vie.

Dans les paragraphes qui précèdent, l’assureur est celui qui remplace le contrat d’assurance, même si celui-ci a été établi par l’assureur qui effectue le remplacement.

Le remplacement ne comprend pas les opérations en vertu desquelles un droit de transformation contractuel est exercé, un contrat est remplacé par une rente ou par une assurance collective.

 

Le règlement énonce les obligations de l’agent(e) d’assurance-vie et celles de l’assureur à l’égard des remplacements.  Bien que l’ensemble du règlement soit important, la CSFO désire attirer votre attention sur les points suivants :

  • L’agent(e) doit remplir la formule de divulgation et la remettre au (à la) proposant(e) avant d’accepter la proposition d’assurance-vie.
  • L’agent(e) doit envoyer la formule de divulgation dûment remplie à l’assureur dont le contrat est à remplacer, dans les trois jours ouvrables qui suivent la réception de la proposition.
  • Sur réception de la proposition qui mentionne le remplacement envisagé, l’assureur doit veiller à ce qu’une formule de divulgation dûment remplie y soit jointe.
  • L’assureur est tenu de fournir aux autres assureurs ou agents les renseignements nécessaires pour remplir la formule de divulgation dès que possible.

La personne qui demande le remplacement d’un contrat d’assurance-vie peut retirer sa proposition dans les 20 jours suivant la réception de la formule de divulgation et a droit à un remboursement.  Les assureurs et les agents doivent consulter les lois et les règlements applicables qui décrivent les conditions et les exceptions à l’égard de tels remboursements.

Démutualisation

Compte tenu des récents développements en ce qui a trait à la démutualisation, les agents devraient prendre le temps de s’informer adéquatement.  Certaines mutuelles d’assurance-vie modifient leur structure de propriété de façon que celle-ci passe aux mains d’investisseurs plutôt que des titulaires de police.  Ces derniers reçoivent alors des actions pour confirmer leurs droits de propriété.  Les agents doivent se rappeler que, s’ils ne sont pas inscrits en vertu de la Loi sur les valeurs mobilières, ils ne peuvent donner de conseils aux titulaires de police à l’égard des actions qu’ils pourraient recevoir à la suite d’une démutualisation.

 

L’agent(e) qui ne détient pas le permis exigé en vertu de la Loi sur les valeurs mobilières ne peut conseiller les titulaires de police quant aux mesures à prendre à l’égard des actions qu’ils ont reçues.  Les agents ne sont pas suffisamment renseignés et n’ont pas suivi la formation nécessaire pour prendre de telles décisions; en donnant des conseils de cette nature, ils pourraient contrevenir à la Loi sur les valeurs mobilières.

Agences

La CSFO a observé certaines tendances relativement à la délivrance de permis aux personnes morales et souhaite profiter de cette occasion pour revenir sur certains aspects pertinents pour éviter que des problèmes ne surviennent à l’octroi d’un permis à une agence.

 

Constitution en société d’une agence d’assurance

 

La constitution en société d’une agence d’assurance se distingue de celle d’une autre entreprise, car elle est régie par des règles particulières énoncées dans la Loi sur les assurances.  Les règles sont énoncées clairement, mais nombre de personnes expérimentées dans la constitution de petites entreprises ne connaissent pas les exigences propres au domaine des assurances.

 

Le personnel de la CSFO ne peut vous donner de conseils juridiques sur la constitution d’une agence.  Il s’agit d’un processus complexe qui nécessite l’avis de professionnels.  En effet, il arrive à la CSFO de retourner bon nombre de demandes parce que la personne morale n’est pas constituée correctement aux fins de la vente d’assurances.

 
Dénomination ou nom commercial

 

Les agents, qu’il s’agisse de personnes morales, de sociétés en nom collectif ou de particuliers, ne peuvent exercer leurs activités que sous le nom qui est indiqué sur leur permis.  Il est inacceptable de se faire connaître (au téléphone, sur les cartes d’affaires, dans la publicité) ou de faire affaire sous un nom différent de celui qui figure sur le permis.

 
Personnes morales

 

Le permis d’une personne morale est établi au nom qui figure dans ses actes constitutifs.  Cependant, les personnes morales peuvent demander qu’une dénomination ou un nom commercial enregistré soit ajouté sur le permis.  Pour ce faire, la demande doit être signée par un administrateur de la personne morale et accompagnée d’une copie de l’enregistrement du nom commercial.  L’inscription d’un nom commercial est gratuite.

 
Sociétés en nom collectif

 

Une société en nom collectif peut choisir de faire affaire sous une dénomination ou un nom commercial enregistré.  Pour faire ajouter ce nom sur le permis, il suffit d’envoyer une demande dûment signée par les associés et d’y joindre une copie de l’enregistrement du nom commercial.  L’inscription d’un nom commercial est gratuite.

 
Particuliers

 

Les particuliers qui sont titulaires d’un permis d’agent peuvent exercer leurs activités sous le nom qui est indiqué sur le permis.  Ils ne peuvent pas faire affaire sous une dénomination ou un nom commercial.

 
Restructurations d’entreprises (Ventes, fusions, acquisitions, planification fiscale et successorale)

Pour qu’une personne morale titulaire d’un permis puisse poursuivre ses activités d’assurance après une restructuration, toute modification apportée à l’organisation de son capital social doit respecter les dispositions de la Loi sur les assurances.

 

Au moment d’effectuer une restructuration, tout(e) actionnaire (entreprise ou particulier) qui possède plus de la moitié du total des actions émises doit obtenir un permis avant que la personne morale puisse en faire la demande.  Comme la Loi sur les assurances ne contient aucune disposition relative aux droits acquis, toutes les agences doivent satisfaire à cette exigence.

 

Les agents doivent se conformer en tout temps aux dispositions de la Loi sur les assurances.  Un(e) avocat(e) peut s’assurer que la restructuration est conforme à la loi.  Le personnel de la CSFO ne peut exercer la pratique du droit en offrant des conseils sur les restructurations d’entreprise, pas plus que les changements proposés peuvent être approuvés au préalable.

 

Nous devons retourner de nombreuses demandes parce que les renseignements sont incomplets ou incorrects.  Vous devez indiquer le nombre et le type d’actions que détient chaque actionnaire, et si ses actions comportent un droit de vote.  Le type d’actions correspond habituellement au nom qui leur est donné dans les actes constitutifs ou les règlements.  On parle souvent de catégorie d’actions.  Le nombre d’actions correspond au nombre d’actions émises à chaque actionnaire.  En cas de doute, consultez votre avocat(e) ou votre comptable; il (elle) pourra vous fournir des renseignements exacts.

 

Un(e) actionnaire doit être titulaire d’un permis d’agent d’assurance seulement s’il (si elle) détient plus de la moitié des actions émises (soit 50 % plus un), toutes catégories et tous types confondus. 

 

Par exemple, si l’actionnaire A détient une action ordinaire et 10 actions privilégiées (11 actions au total) et que l’actionnaire B en détient 10, le premier devra être titulaire d’un permis, puisqu’il possède 52,4 % du total des actions émises, soit 21.

Veuillez noter que la Loi sur les assurances n’autorise pas la surintendante à renoncer à cette exigence.

Le tableau ci-dessous est un exemple des renseignements qu’il faut inscrire dans une demande de permis.

Nom et poste*
Adresse personnelle
Emploi
Nombre et type

Paul Creator, président,
Administrateur

123, rue Yonge
Markham (Ontario)
L1A 2B3

Agent d’assurance

50 actions ordinaires
10 actions privilégiées avec droit de vote, catégorie A

Mary Creator, administratrice

123, rue Yonge
Markham (Ontario)
L1A 2B3

Infirmière 10 actions privilégiées sans droit de vote, catégorie B

Joan Calen, directrice,
administratrice

456, rue  Empress
Ottawa (Ontario)
K2B 3C4

Agente d’assurance

50 actions ordinaires
10 actions privilégiées avec droit de vote, catégorie A

ABC Holding Co. Ltd.*

1212, rue Bay
Toronto (Ontario)
M3B 4C5

 

50 actions ordinaires
10 actions privilégiées avec droit de vote, catégorie A

 

* Il faut fournir les renseignements sur la propriété en amont de toute entreprise actionnaire, comme le montre le tableau ci-haut.  En voici un exemple :

Propriété de ABC Holding Co. Ltd.

Nom et poste
Adresse personnelle
Emploi
Nombre et type d’actions détenues
Joan Calen, présidente, administratrice

456, rue Empress
Ottawa (Ontario)
K2B 3C4

Agente d’assurance 50 actions ordinaires
Jack Calen, administrateur

456, rue Empress
Ottawa (Ontario)
K2B 3C4

Ingénieur 40 actions ordinaires
Mark Calen 

456, rue Empress
Ottawa (Ontario)
K2B 3C4

Étudiant 10 actions ordinaires

Nombre d’entreprises de courtage en assurances IARD inscrites détiennent aussi un permis d’agent d’assurance-vie.  La Loi sur les assurances et la Loi sur les courtiers d’assurances inscrits de l’Ontario contiennent des exigences différentes à l’égard des permis.  Par conséquent, la restructuration d’une agence titulaire d’un permis d’assurance-vie et d’un permis IARD doit respecter les dispositions des deux lois.

 

Lorsqu’une restructuration est effectuée à des fins de planification fiscale ou successorale, il faut se rappeler que, comme nous l’avons mentionné plus haut, un particulier qui détient plus de la moitié des actions émises, qu’elles soient ordinaires ou privilégiées, doit posséder un permis valide pour que la personne morale puisse conserver son permis.  Si un(e) agent(e) titulaire d’un permis est l’actionnaire majoritaire d’une agence, il (elle) devra posséder un permis valide et le renouveler périodiquement.

 

Outre les assurances, quels autres services une personne morale peut-elle offrir?

 

La plupart des services de planification financière offerts conjointement avec les services d’assurance sont acceptables.  Les autres services sont évalués de manière ponctuelle.

Il faut indiquer dans toutes les demandes si la personne morale exerce des fonctions autres que celles d’assureur.  La réponse sert à déterminer si les entreprises se conforment au paragraphe 400(1) de la Loi sur les assurances qui stipule qu’une personne morale doit être constituée aux fins expresses d’agir en qualité d’agent d’assurance et à toutes autres fins que le surintendant autorise expressément.

L’an 2000

Selon les spécialistes, le passage à l’an 2000 pourrait semer la confusion totale dans le monde entier.  Cette confusion sera attribuable aux systèmes informatiques et aux puces qui ne reconnaîtront pas le changement de date, confondant «00» pour 1900, ou la validité de la date.  Ce problème ne se règle pas du jour au lendemain ou même en deux ou trois jours.  Il pourrait affecter divers systèmes, notamment les programmes de comptabilité et de tenue de dossiers aussi bien que les systèmes de chauffage et de sécurité, les ascenseurs, etc.  En fait, selon la nature et la complexité de l’entreprise, l’adaptation du matériel informatique et des logiciels à l’an 2000 pourrait représenter un projet de grande envergure.

 

La CSFO rappelle à tous les agents exerçant leurs activités en Ontario qu’il leur incombe de s’assurer qu’ils pourront passer le cap de l’an 2000.

 

Nous constatons que certains d’entre vous ont déjà pris les mesures qui s’imposent pour que leurs activités ne soient pas perturbées à cause de ces problèmes technologiques.  Néanmoins, pour les guider dans ces démarches, nous recommandons aux titulaires de permis de prendre les mesures décrites ci-dessous :

  • Procéder à une évaluation des risques afin de déterminer les systèmes et les applications qu’il faut modifier.
  • Déterminer quelles parties des systèmes informatiques devront être modifiées.
  • Évaluer les différentes solutions possibles (quelles applications devraient faire l’objet d’une mise à niveau, être remplacées ou modifiées).
  • Évaluer le coût des modifications.
  • Fixer des échéances pour que le plan du millénaire soit achevé en temps opportun.
  • S’assurer que les nouveaux systèmes sont conformes à l’an 2000.

Les agents et les agences d’assurance doivent examiner tous les aspects des systèmes informatiques, y compris ceux qui sont fournis par les centres de traitement à façon et les fournisseurs de matériel et de logiciels.  Vous devez vous assurer :

 

  • que les fournisseurs et les services externes s’occupent adéquatement des problèmes liés à l’arrivée du nouveau millénaire;
  • que les agents et les agences ont pris les mesures nécessaires pour maintenir les activités cruciales si les services ou les fournisseurs étaient incapables de régler le problème à temps.

Comme nous l’avons déjà mentionné, les mesures précitées sont fournies à titre de guide seulement afin d’amener les agents et les agences à comprendre la nature complexe du bogue de l’an 2000.  Ils pourront ainsi préparer et mettre en œuvre un plan détaillé en vue de cette échéance.  La responsabilité de la conformité à l’an 2000 repose en définitive sur l’agent(e) ou l’agence.

Renseignements

 
Information générale

 

Un système automatisé de réponse téléphonique, qui comporte des messages enregistrés sur les questions les plus courantes, est accessible au (416) 250-9209 ou au 1 800 668-0128.

 

Site Web de la CSFO : www.fsco.gov.on.ca.

 

Faites-nous parvenir un message par courrier électronique à licences@fsco.gov.on.ca.

 

Communiquez avec nous par télécopieur au (416) 590-7070.

 

Écrivez-nous : CSFO
5160, rue Yonge
C.P. 85, 17e étage
North York (Ontario) M2N 6L9

Téléphonez à l’entreprise qui vous parraine.

 

Téléphonez à un représentant de la CSFO responsable des permis - la CSFO a un système de distribution d’appels automatique qui achemine les appels au premier représentant libre.

 
À qui un(e) agent(e) parrainé(e) doit-il (elle) s’adresser pour obtenir des renseignements?

 

Les compagnies d’assurance devraient être en mesure de répondre aux questions des agents qu’elles parrainent.  Un(e) agent(e) parrainé(e) est lié(e), par son permis, à la compagnie d’assurance qui le (la) parraine.  Les assureurs ont des responsabilités, en particulier les assureurs-vie relativement au devoir de diligence.  Vous pouvez donc vous adresser à eux pour vous procurer les formules de demande et obtenir des renseignements sur ces formules, les exigences d’éducation permanente, les renouvellements, les exigences de niveau II et les équivalences, les examens d’admission, les frais, l’état de la demande et du permis, etc.

 
À qui un(e) agent(e) non parrainé(e) doit-il (elle) s’adresser pour obtenir des renseignements?

 

Les agents non parrainés concluent une entente contractuelle avec différentes compagnies d’assurance et ces dernières devraient être disposées à répondre à leurs questions.  La plus grande partie de l’information présentée ci-haut s’applique autant aux agents non parrainés et, en conséquence, la CSFO s’attend à ce que la compagnie d’assurance puisse répondre à leurs demandes de renseignements.

Tarif

Permis d’agent d’assurance pour un particulier (y compris l’assurance
contre les accidents et la maladie pour la vie, nouveau ou renouvellement)
(permis de deux ans)

150,00 $

Permis d’agent d’assurance pour une personne morale
(nouveau ou renouvellement)
(permis de deux ans)

400,00 $
Changement au permis de niveau  II (en cours d’année)
Gratuit
Changement de parrainage pendant la durée du permis
50,00 $
Duplicata de permis
10,00 $
Changement de nom
Gratuit
Contrat d’agence
15.00

 

Ces frais n’ont pas augmenté pour la plupart depuis 10 ans.


Dina Palozzi
Directrice générale et
surintendante des services financiers

Le 11 juin 1999


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