Nouveau règlement gouvernant les agents d'assurance 347/04 (et révocation du Règlement 663), Améliorations au Système d'application Internet de la CSFO, Modifications aux droits d'examen du programme de qualification du permis d'assurance-vie

 

Bulletin

No. G-10/04
– Général
 
À l’attention des assureurs titulaires du permis d’exercer des opérations d’assurance dans la province de l’Ontario, des prestataires de cours et des associations d’assurance

REMARQUE : Les bulletins affichés sur le présent site Web sont fournis à titre de référence historique seulement. Les renseignements contenus dans ces bulletins étaient exacts en date de leur publication, mais peuvent en tout temps être modifiés ou remplacés par des bulletins plus récents.


Toute ordonnance émise à l’égard du titulaire d’un permis reflète une situation survenue à un moment donné. Le statut d’un titulaire de permis peut changer. Le lecteur est invité à vérifier le statut du permis d’une personne ou d’une entité sous Liaison Permis au site Web de la CSFO. On peut également communiquer directement avec la personne ou l’entité concernée afin d’obtenir de plus amples renseignements ou plus de précisions au sujet des événements à l’origine de l’ordonnance.


Ces bulletins peuvent inclure des formulaires qui ne sont plus à jour ou exacts. Le lecteur est invité à visiter la rubrique des formulaires du site Web de la CSFO pour s’assurer d’utiliser la version la plus récente d’un formulaire.

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Contenu du présent bulletin :

 

  1. Nouveau Règlement de l’Ontario 347/04
  2. Améliorations au Système d’application Internet (SAI) de la CSFO
  3. Réponse de la CSFO à la triche aux examens provinciaux

1.1 Nouveau règlement de l’Ontario 347/04 - y compris les nouvelles exigences en matière de conflit d’intérêts pour les agents d’assurance-vie

 

Le gouvernement a apporté des changements substantiels à la loi, qui améliorent les normes de délivrance des permis d’agent d’assurance, dans les objectifs suivants :

 

  • Renforcer la protection des consommateurs.
  • Éliminer les obstacles inutiles à la délivrance des permis.
  • Moderniser certaines normes de délivrance des permis, y compris le processus de demande du permis d’agent.

Le Règlement de l’Ontario 347/04, pris en application de la Loi sur les assurances, est entré en vigueur le 1er novembre 2004. Il remplace le Règlement 663, qui a été révoqué.

 

Obligations de l’assureur - Article 12 du Règlement

 

Le nouveau Règlement maintient l’obligation actuelle, pour l’assureur, de tenir un système de vérification de la conformité pour ses agents. Toutefois, les responsabilités et normes sous-jacentes applicables aux agents ayant évolué, il serait préférable que les assureurs alignent leurs procédures de vérification de la conformité sur les nouvelles normes applicables aux agents.

 

La règle applicable en matière de conflit d’intérêts renforce la protection des consommateurs

 

L’industrie de l’assurance et la CSFO ont joint leurs efforts en vue d’élaborer des normes sensibles en matière de qualification des agents. Le règlement se fonde sur les normes existantes et ajoute une exigence de divulgation en cas de conflit d’intérêts réel ou possible, semblable à celle utilisée dans d’autres professions.

 

Les pratiques actuelles des compagnies d’assurance et des agents doivent être réexaminées à la lumière des nouvelles exigences.

 

1.1 Changements concernant les agents d’assurance-vie Exigence de divulgation de tout conflit d’intérêts - article 16 du Règlement

 

Le règlement exige que l’agent d’assurance-vie divulgue, par écrit, à ses clients ou clients éventuels tout conflit d’intérêts réel ou possible auquel donne lieu une opération ou une recommandation.

 

L’agent doit garder cette norme à l’esprit chaque fois qu’il traite avec un client. Une fois que le client est mis au courant du conflit, c’est à lui de décider s’il veut poursuivre l’opération ou suivre la recommandation de l’agent.

 

En termes simples, un conflit d’intérêts signifie que l’agent est motivé par un incitatif autre que le meilleur intérêt du client réel ou éventuel.

 

La CSFO ne propose pas d’énumérer toutes les situations de conflits d’intérêts possibles, car chaque situation ou opération dépend de ses circonstances particulières. À titre de directive, cependant, les agents doivent faire preuve, dans toutes leurs communications avec les clients, d’ouverture et de transparence, et ils sont tenus, en cas de doute, de divulguer au client, par écrit, toute situation particulière susceptible de créer un conflit d’intérêts.

 

Dans ses rapports avec ses clients, l’agent devrait se poser deux questions pour vérifier s’il remplit les exigences du règlement :

 

  1. Les conseils fournis ou les produits offerts auraient-ils été différents si la situation ou l’incitatif donnant lieu au conflit d’intérêts éventuel n’existait pas?
  2. Un tiers raisonnable et informé, qui examinerait les faits, serait-il d’avis que l’agent a agi dans le meilleur intérêt de son client?

La CSFO sait bien que chaque agent tisse ses propres réseaux pour vendre différents produits. Le fait qu’un agent ait plus facilement accès à un marché qu’un autre agent ne constitue pas un conflit d’intérêts. Le règlement n’exige pas régulièrement la divulgation des commissions. Cette divulgation n’est demandée que si la différence de commissions influence, ou est perçue comme influençant, la recommandation de l’agent ou le choix du produit d’assurance.

 

Il est recommandé aux agents de conserver des copies de la divulgation écrite, ou d’autres documents, pour prouver leur conformité à la norme. Il est également important de comprendre les différences entre les concepts de conflit d’intérêts, de coercition et d’abus d’influence.

 

L’absence d’un conflit d’intérêts ne rend pas l’opération acceptable si l’agent a commis un abus d’influence ou utilisé une mesure de coercition, comme notamment la contrainte par l’influence de relations professionnelles ou de relations d’affaires, en vue de conclure une opération. De plus, la divulgation ne le dégage pas de la responsabilité d’agir dans les meilleurs intérêts de son client, en conformité avec les exigences de qualités pour l’obtention d’un permis, comme l’aptitude et l’exercice de ses activités de bonne foi.

 

Aucune disposition du règlement n’empêche une compagnie d’assurance d’établir des normes qui dépassent les exigences prévues dans le règlement.

 

Les agents n’ont pas à obtenir l’approbation préalable ou postérieure de la CSFO. C’est la raison pour laquelle la CSFO ne prendra pas de décision au sujet de situations individuelles. En cas de doute, il vaut mieux divulguer le conflit d’intérêts.

 

Élimination des obstacles inutiles

 

Les agents d’assurance-vie ne sont plus contraints de ne travailler que dans le secteur des services financiers durant la période de parrainage de deux ans.

 

Les agents d’assurance-vie peuvent désormais inclure dans la période de parrainage le temps passé en qualité d’agent autorisé dans une autre province ou un territoire canadien ou dans un État américain, si le surintendant est convaincu que la catégorie du permis est équivalente à un permis d’assurance-vie de l’Ontario.

 

Processus de demande

 

Le processus de demande par le biais du Système d’application Internet (SAI) a été révisé afin de tenir compte des changements rendus nécessaires par le Règlement 347/04.

 

Les nouveaux formulaires de demande sur papier seront prêts prochainement.

 

Reconnaissance du programme de qualification du permis d’assurance-vie (PQPAV) dans le Règlement

 

Le Règlement ne contient aucun changement aux politiques et procédures actuelles relatives au PQPAV. Il convient toutefois de rappeler aux assureurs les points suivants :

 

  • Un permis restreint expire le 180e jour qui suit sa délivrance ou, s’il lui est antérieur, le 31 décembre 2006, sauf si son titulaire s’est inscrit, entre temps, pour suivre les autres volets (partie B) du programme.
  • Les compagnies parrainant des agents qui détiennent des permis restreints sont tenues de tenir les dossiers nécessaires pour établir la conformité des agents aux exigences applicables aux titulaires d’un permis restreint.
  • La période de transition autorisant les permis restreints s’achève le 31 décembre 2006. Tous les permis restreints expireront le 31 décembre 2006. Les agents détenant un permis restreint doivent terminer le PQPAV avant le 1er janvier 2007.
  • Les agents de niveau I actuels bénéficient de droits acquis, mais ils sont tenus de réussir les examens de niveau II ou de terminer le PQPAV dans les quatre ans à compter de la date d’obtention du permis de niveau I, ou s’il est antérieur, avant le 31 décembre 2006.

1.2 Changements concernant tous les agents Élimination de l’interdiction d’exercer d’autres professions

 

La capacité de cumuler les emplois qui n’était offerte qu’aux agents d’assurance-vie non parrainés (auparavant, agents de niveau II), sous le régime du règlement précédent, a été étendue à tous les agents d’assurance. Les listes de professions interdites qui étaient réputées placer l’agent dans une position susceptible de l’encourager à prendre des mesures de coercition ou à commettre un abus d’influence, ont été éliminées.

 

Ces changements s’expliquent par le souci d’aligner les exigences de l’Ontario sur celles des autres territoires de compétence du Canada et sur d’autres professions semblables.

 

Néanmoins, le nouveau règlement interdit à l’agent d’exercer une activité commerciale ou une profession qui compromettrait son intégrité, son indépendance ou sa compétence en qualité d’agent.

 

Désormais, lorsque l’agent demande le renouvellement de son permis ou un nouveau permis, il doit déclarer toute autre activité ou profession qu’il exerce. Le surintendant doit être convaincu, sur la base des renseignements fournis, que l’autre activité ou profession ne compromettra pas l’intégrité, l’indépendance ou la compétence de l’agent. Cette exigence fait désormais partie intégrante du critère d’aptitude.

 

Il existe de nombreuses professions différentes et combinaisons de professions. Chaque situation dépend de ses propres circonstances.

 

Pour l’aider à respecter les exigences de la loi, l’agent peut se poser les trois questions suivantes :

 

  • L’autre profession compromet-elle mon intégrité en qualité d’agent?
  • L’autre profession restreint-elle l’indépendance des conseils que je prodigue à mes clients?
  • L’autre profession m’empêche-t-elle de maintenir ou de perfectionner mes compétences d’agent parce que je ne serai pas en mesure d’acquérir une expérience ou une formation adéquate?

Comme pour le conflit d’intérêts, la règle d’or est : dans le doute, il est préférable que l’agent n’exerce pas l’autre profession.

 

Nouvelle exigence concernant l’adresse en Ontario aux fins de signification des documents juridiques

 

Outre l’adresse domiciliaire de l’agent, le nouveau règlement exige que les agents et agences titulaires d’un permis en Ontario communiquent au surintendant une adresse en Ontario qui n’est pas une case postale et qui se prête à la signification des documents par courrier recommandé. Ce changement a pour objectif de permettre à la CSFO d’entreprendre toute action de mise à exécution nécessaire et de faciliter la signification des documents juridiques, tels que ceux qui se rapportent aux actions en justice intentées contre les agents.

 

Les agents qui résident en Ontario peuvent utiliser leur adresse domiciliaire comme adresse aux fins de signification des documents juridiques si cette adresse satisfait aux critères énoncés ci-dessus.

 

Les agents résidant à l’extérieur de l’Ontario doivent établir une adresse aux fins de signification des documents juridiques en Ontario et en aviser la CSFO.

 

La Loi sur les assurances permet au surintendant d’envoyer du courrier à la dernière adresse connue d’un agent inscrit auprès de la CSFO et l’agent est réputé avoir reçu le courrier envoyé à cette adresse. C’est pourquoi, il est dans l’intérêt de l’agent de veiller à ce que la CSFO connaisse toujours ses coordonnées exactes.

 

L’omission de communiquer ces renseignements et de les mettre à jour en temps opportun est contraire au règlement. L’agent risque de ne pas être avisé de procédures d’exécution intentée contre lui.

 

Correspondance régulière avec les agents

 

La CSFO attache une grande importance à ce que les agents reçoivent le plus rapidement possible sa correspondance régulière, car elle concerne leur permis et leur gagne-pain. La CSFO a ainsi décidé d’envoyer sa correspondance régulière à l’adresse domiciliaire des agents, au lieu de l’adresse professionnelle qui change souvent et n’est pas fiable pour envoyer du courrier aux agents.

1.3 Changements concernant les agents d’assurance de dommages et les agents d’assurance contre les accidents et la maladie

 

Les agents d’assurance de dommages et les agents d’assurance contre les accidents et la maladie ne sont plus tenus de travailler à temps plein ou uniquement en qualité d’agent d’assurance.

1.4 Changements concernant les agences

 

L’actionnaire majoritaire d’une agence constituée en personne morale n’est plus assujetti à l’obligation d’être un agent titulaire d’un permis. Toutefois, quiconque sollicite le public doit posséder un permis.

 

Les agences d’assurance dont le siège social se trouve à l’étranger sont désormais autorisées.

 

Le règlement n’exige plus que les actes constitutifs déclarent expressément que l’agence a été constituée en personne morale dans l’objectif d’agir en qualité d’agent.

2) Améliorations au système d’application internet (SAI) Gagnez du temps et surveillez plus facilement vos agents parrainés grâce au Système d’application Internet (SAI) de la CSFO

En réponse aux requêtes de l’industrie, une nouvelle option pratique de paiement anticipé a été mise au point. Elle permet aux compagnies d’effectuer en vrac des paiements anticipés par chèque, au nom de futurs agents parrainés. En outre, la CSFO a amélioré la série de rapports auxquels les compagnies peuvent accéder. Consultables uniquement par le biais du SAI, les rapports contiennent des renseignements récents, en temps réel, sur le statut des demandes et les comptes de paiement par anticipation, qui aident les agents à intégrer plus rapidement la main-d’oeuvre et les compagnies à gérer leurs agents.

 

Désormais, les agents d’assurance-vie, les agents d’assurance de dommages et les agents d’assurance contre les accidents et la maladie peuvent utiliser le SAI pour pratiquement tout type d’activité liée à la délivrance des permis.

 

Le SAI, déjà utilisé pour 21 572 demandes à ce jour, est rapide, sûr et pratique. Les applications sur papier sont longues et coûteuses. Comme vous le savez, les droits de permis n’ont pas été augmentés depuis plus de dix ans, grâce aux mesures d’économie prises par la CSFO. La Commission encourage toutes les compagnies d’assurance à utiliser le SAI pour les demandes de permis d’agent, afin de contribuer aux efforts de contrôle des coûts et des droits futurs.

Quels sont les avantages pour votre compagnie?

  • Le SAI permet aux nouveaux agents d’intégrer plus rapidement la main-d’oeuvre et réduit les formalités administratives pour les agents existants.
  • Les rapports du SAI contiennent des renseignements exacts et récents sur les agents d’une compagnie. Les données sont facilement consultables par le personnel responsable de la compagnie d’assurance. Comme les données figurant dans la base de données et sur le site Web sont mises à jour instantanément, le site Web de la CSFO est une meilleure source de renseignements sur le statut du permis d’un agent qu’un permis sur papier.
  • Le SAI permet au personnel de la compagnie d’assurance de participer plus activement au processus de délivrance des permis.

Que peut faire votre compagnie?

  • Profiter de la formation sur le SAI offerte par le personnel de la CSFO.
  • Visiter le didacticiel de formation SAI, à la section « Permis », sur le site Web de la CSFO, à www.fsco.gov.on.ca.
  • Remplir la convention d’utilisateur du SAI et l’entente de paiement anticipé, et les envoyer à la CSFO afin d’obtenir les mots de passe sécuritaires de votre compagnie.
  • Profiter de l’option pratique de paiement par anticipation, remplir le formulaire de dépôt de paiement anticipé et l’envoyer, accompagné d’un chèque, à la FSCO.

3) Réponse de la CSFO à la triche aux examens provinciaux

 

La triche aux examens n’est certes pas un phénomène nouveau. Toutefois, à la suite de la conduite inacceptable de certains candidats passant l’examen du PQPAV, la CSFO a demandé au collège Durham d’instaurer des mesures de sécurité complémentaires. Ces mesures de sécurité se sont traduites par un coût supplémentaire pour l’industrie de l’assurance.

 

L’industrie de l’assurance s’est vivement prononcée en faveur d’un processus d’examen équitable qui établira des normes élevées de professionnalisme. Il est inacceptable que des candidats compromettent l’intégrité et l’équité du processus d’examen.

 

Les autorités de réglementation, les compagnies et les agents doivent unir leurs efforts pour que seuls les candidats dotés d’un sens aigu de l’intégrité soient admis au sein de l’industrie.

 

En dépit des normes de sécurité raisonnables existantes, le comportement inacceptable de certains candidats et compagnies ont contraint la CSFO à coopérer avec le collège Durham, les prestataires de cours et des experts-conseils à la mise en oeuvre de mesures de sécurité additionnelles. Les coûts engagés pour ces mesures sont reportés sur les candidats aux examens par le biais des droits d’examen. Cette situation aurait pu être évitée si tous les candidats avaient fait preuve des qualités attendues des agents.

 

Dans le cadre d’un contrat avec le collège Durham, les droits d’examen auraient pu être réduits aux niveaux indiqués ci-dessous, dans la colonne « Droits en vertu du contrat », si des mesures de sécurité additionnelles n’avaient pas dû être adoptées.

 

Les droits d’examen, à la fois pour les versions sur papier et les versions électroniques du PQPAV, ont été remplacés par les montants figurant dans la dernière colonne du tableau ci-dessous.

 

 
Droits actuels
Droits en vertu du contrat
Nouveaux droits
Examens sur papier
90,23 $
58,72 $
85,00 $
Examens électroniques
62,38 $
47,60 $
67,60 $

 

 

Les questions d’examen sont la propriété des autorités de réglementation et elles ne sont communiquées à personne d’autre, sous aucun prétexte. L’assureur qui se voit offrir des questions qui sont présumées provenir d’un examen du PQPAV doit en informer sans tarder le chef du service de Traitement des demandes de permis et d'enregistrement de la CSFO.

 

L’assureur qui est reconnu avoir obtenu des questions qui sont des questions de l’examen du PQPAV, ou qui sont présumées l’être, est passible de mesures d’exécution, comme par exemple, l’imposition de conditions au permis, des poursuites, ou des actions civiles en recouvrement des coûts.

 

Veuillez prendre note du fait que ces nouveaux montants ne sont en vigueur qu’en Ontario. Les autres territoires de compétence prennent leurs propres décisions en matière de droits d’examen et de procédures de sécurité. La CSFO entend continuer à surveiller de près les résultats des examens et les exigences de sécurité, et les droits devront refléter le coût des dispositifs de sécurité jugés nécessaires.

Pour de plus amples renseignements sur ces changements

  • Consultez la Foire aux questions ci-jointe.
  • Visitez la section « Permis » du site Web de la CSFO, à www.fsco.gov.on.ca,
    « Quoi de neuf », « Nouveau règlement gouvernant les agents d’assurance (1er novembre 2004) » où vous pouvez télécharger un exemplaire du Règlement 347/04. Le site Web de la CSFO, régulièrement mis à jour, contient d’importants renseignements récents.

Appelez la ligne d’urgence sur les permis de la CSFO, au 416 250-9209, sans frais :
1-800-263-0541.

 

Bryan P. Davies
Directeur financier
Commission des services financiers de l’Ontario

17 décembre 2004

 

Pièce jointe :

 


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