Foire aux questions sur la gestion des dossiers et les droits

Foire aux questions sur la gestion des dossiers

Foire aux questions sur les droits

 

  1. Des droits peuvent-ils être perçus avant d’exécuter des activités?

Foire aux questions sur la gestion des dossiers

1 1. Quel genre de dossiers les maisons de courtage d’hypothèques sont-elles tenues de tenir?

Chaque maison de courtage doit tenir les dossiers suivants :
  • les dossiers financiers complets et exacts sur ses activités de courtage d’hypothèques en Ontario, qui doivent être conservés dans un endroit distinct des dossiers sur les fonds en fiducie ou autres actifs;
  • les demandes d’hypothèque, documents et ententes de renouvellement qui sont reçus ou négociés par la maison de courtage;
  • tout autre contrat que conclut la maison de courtage dans le cours de ses activités de prêts hypothécaires, ou dans ses opérations hypothécaires;
  • tous les documents et renseignements écrits remis à un emprunteur, un prêteur, un investisseur ou toute autre personne/entité ou reçus de ces personnes.

2 2. Combien de temps faut-il conserver les dossiers?

Une maison de courtage est tenue de conserver les dossiers pour les périodes suivantes :
  • Pour les dossiers qui concernent une hypothèque ou le renouvellement d’une hypothèque, pendant au moins six ans après l’expiration de la durée de l’hypothèque ou du renouvellement d’une hypothèque;
  • Pour les dossiers qui concernent l’achat, la vente ou l’échange d’hypothèques, pendant au moins six ans après la date de conclusion de l’opération ou l’expiration de l’opération.
  • Pour tous les autres dossiers, y compris les documents financiers, pendant au moins six ans.

3 3. Où faut-il conserver les dossiers?

Chaque maison de courtage doit conserver et entreposer ses dossiers dans son établissement principal en Ontario, ou dans un autre endroit en Ontario, si la maison de courtage en informe le surintendant de la Commission des services financiers de l’Ontario.

4 4. Les dossiers peuvent-ils être stockés électroniquement?

Les dossiers peuvent être stockés électroniquement pour autant que la maison de courtage puisse rapidement récupérer ses dossiers sous format électronique et imprimé sur demande, et qu’ils soient faciles à lire et à comprendre.

5 5. Les dossiers électroniques doivent-ils être stockés dans l’établissement principal de la maison de courtage?

Les dossiers sous forme électronique ne doivent pas nécessairement être stockés dans l’établissement principal de la maison de courtage pour autant qu’ils puissent être rapidement récupérés sur demande.

6 6. Des documents photocopiés sont-ils acceptables ou les originaux sont-ils nécessaires?

Aux fins de vérification, les maisons de courtage sont tenues de conserver des dossiers complets et exacts. Des photocopies sont acceptables dans les cas où le client a demandé que les originaux lui soient retournés. Une maison de courtage ne devrait pas sans raison retenir un titre, un instrument ou un autre document de son propriétaire.
 

Foire aux questions sur les droits

d1 1. Des droits peuvent-ils être perçus avant d’exécuter des activités?

À compter du 1er janvier 2009, si le montant principal d’une hypothèque est d’au plus 300 000$, la maison de courtage ne peut pas exiger ou accepter un paiement préalable ou un acompte pour des services qui seront rendus ou pour des dépenses qui seront engagées par la maison de courtage ou par toute autre personne. Jusqu’au 31 décembre 2008, cette règle s’applique aux hypothèques dont le montant principal se monte à 200 000$ au plus.


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