Pratiques, activités ou normes s'appliquant aux politiques et aux procédures des maisons de courtage d'hypothèques ou des administrateurs d'hypothèques - Exemples (fournis par des membres de l'industrie)

Veuillez noter que certains de ces exemples sont régis par des règlements particuliers pris en application de la Loi de 2006 sur les maisons de courtage d'hypothèques, les prêteurs hypothécaires et les administrateurs d'hypothèques [New Window].
 
« Pouvez-vous donner des exemples de certaines pratiques, activités ou normes que vous intégrerez dans vos politiques et procédures, qui vont au-delà des exigences légales applicables aux maisons de courtage ou aux administrateurs d'hypothèques? »
 
  • Procédures relatives au traitement des plaintes.
  • Politiques en matière de commissions (indiquant le montant maximal des commissions, le moment où les commissions peuvent être facturées et une description de celles-ci, et les règles s'appliquant à l'établissement des commissions).
  • Politiques relatives à la collecte de documents justificatifs.
  • Nouvelle exigence – pour chaque dossier d'hypothèque, tous les courtiers et agents en hypothèques doivent remplir une liste de contrôle.
  • Nouvelle politique – tous les courtiers et agents en hypothèques doivent vérifier l'identité de chaque client et informer le client/le prêteur/l'investisseur du degré de risque associé à l'hypothèque.
  • Politiques et procédures en matière de gestion de bureau, de constitution d'un dossier de prêt, de logiciel, d'assurance-vie hypothécaire, de conformité aux règlements ministériels et de pratiques exemplaires.
  • Politiques et procédures relatives à la publicité, au courtage partagé, à l'éthique, aux pratiques exemplaires, aux sites Web et aux lignes directrices.
  • Un code de conduite, un code d'éthique, des exigences en matière de vérification, des exigences en matière d'achèvement des dossiers, des normes d'équité en matière d'emploi, un processus interne de règlement des différends, un processus de traitement des plaintes des clients, etc.
  • Politiques et procédures relatives à l'établissement d'exigences documentaires visant à confirmer l'identité d'éventuels emprunteurs, à l'établissement de lignes directrices et de critères d'approbation en matière de crédit, et à l'établissement d'exigences quant à l'utilisation d'évaluateurs par l'entremise d'un fournisseur national impartial, qui choisit objectivement et contrôle les évaluateurs.
  • Politiques et procédures en matière d'éthique, de divulgation et de confidentialité des renseignements.
  • Ateliers/séances d'orientation obligatoires à l'intention des nouveaux courtiers/agents en hypothèques.
  • Exiger des courtiers et des agents en hypothèques qu'ils assistent à des réunions obligatoires chaque mois afin de passer en revue les règlements, les politiques et les procédures qui s'appliquent aux maisons de courtage d'hypothèques.
  • Politiques et procédures en matière de protection de la vie privée, de processus liés à la paye et de mesures d'urgence.
  • Nouvelle exigence - tous les agents en hypothèques devraient conclure, avec les emprunteurs, un contrat d'agence similaire à ceux que l'on retrouve dans le secteur immobilier.
  • Nouvelle politique - obtenir les renseignements d'agences d'évaluation du crédit uniquement après que le demandeur a signé le formulaire de demande d'hypothèque approuvé par la maison de courtage d'hypothèques.
  • Nouvelle politique - stocker les renseignements confidentiels des clients dans un classeur placé en lieu sûr, qui est verrouillé quand personne ne se trouve dans les locaux.
  • Nouvelle politique pour indiquer quand les numéros de permis de maison de courtage d'hypothèques, de courtier en hypothèques ou d'agent en hypothèques doivent figurer dans des documents de relations publiques (par exemple, des cartes de visite, des entêtes de lettre, des chèques, des sites Web, etc.)


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