Le paragraphe 27 (2) de la Loi sur les régimes de retraite (LRR), dans sa version modifiée par la Loi de 2010 modifiant la Loi sur les régimes de retraite (projet de loi 236), est entré en vigueur le 1er janvier 2015. Ce paragraphe exige des administrateurs de régimes qu’ils fournissent des déclarations à tous les anciens participants et participants retraités d’un régime de retraite (selon la définition de ces termes donnés à l’article 1.1 de la LRR) tous les deux ans. Il ne faut pas confondre ces déclarations avec les déclarations ou les relevés émis aux participants au moment de la cessation de leur affiliation ou de leur départ en retraite.
Le contenu exigé de ces déclarations est stipulé au paragraphe 40.1 (1) du Règlement 909 (le Règlement) en ce qui concerne les anciens participants et, pour les participants retraités, au paragraphe 40.2 (1) du Règlement, dans la version de ce règlement modifié par le Règl. de l’Ont. 235/14.
Les délais applicables à la remise de ces déclarations sont énoncés aux paragraphes 40.1 (2) et (3) du Règlement pour les anciens participants et aux paragraphes 40.2 (2) et (3) du Règlement pour les participants retraités, dans la version de ce règlement modifié par le Règl. de l’Ont. 235/14.
Foire aux questions
Q1. Quand les administrateurs de régimes de retraite doivent-ils remettre ces déclarations aux anciens participants et aux participants retraités?
R1.Ces déclarations sont bisannuelles, c.‑à‑d. que les administrateurs de régimes de retraite doivent les remettre tous les deux ans de la manière suivante :
- Les administrateurs de régimes de retraite enregistrés auprès de la Commission des services financiers de l’Ontario (CSFO) le 1er janvier 2015 ou avant cette date doivent fournir les premières déclarations aux anciens participants et aux participants retraités au plus tard le 1er juillet 2017;
- Les administrateurs de régimes de retraite enregistrés auprès de la CSFO après le 1er janvier 2015 doivent fournir les premières déclarations aux anciens participants et aux participants retraités dans les 18 mois qui suivent la fin du premier exercice du régime;
- Par la suite, les déclarations subséquentes aux anciens participants et aux participants retraités doivent être remises tous les deux ans, au plus tard six mois après la fin de l’exercice du régime. -12/2014
Q2. Quelle information doit être incluse dans les déclarations aux anciens participants?
R2. La déclaration bisannuelle à l’intention des anciens participants doit comprendre l’information énoncée au paragraphe 40.1 (1) du Règlement.
À compter du 1er janvier 2015, la déclaration doit comprendre des renseignements sur les éléments suivants : le régime de retraite, les prestations de retraite, les prestations accessoires, les dates de retraite, le conjoint et le bénéficiaire, le niveau de provisionnement du régime de retraite et une explication de toute modification apportée pendant la période couverte par la déclaration qui n’a pas encore été fournie à l’ancien participant.
À compter du 1er janvier 2016, la déclaration doit également fournir des renseignements généraux sur l'exigence que le régime établisse un énoncé des politiques et des procédures de placement (EPPP) et ainsi que la voie à suivre par les anciens participants pour consulter l’EPPP ou en obtenir une copie. Voir les alinéas 40.1 (1) s), t) et u) du Règlement pour les énoncés prescrits. - 07/2015
Q3. Quelle information doit être incluse dans les déclarations aux participants retraités?
R3. La déclaration bisannuelle à l’intention des participants retraités doit fournir l’information énoncée au paragraphe 40.2 (1) du Règlement.
À compter du 1er janvier 2015, la déclaration doit comprendre des renseignements sur les éléments suivants : le régime de retraite, la pension en cours de versement, les prestations accessoires, le conjoint et le bénéficiaire, le niveau de provisionnement du régime de retraite et une explication de toute modification apportée pendant la période couverte par la déclaration qui n’a pas encore été fournie à l’ancien participant.
À compter du 1er janvier 2016, la déclaration doit également fournir des renseignements généraux sur l'exigence que le régime établisse un énoncé des politiques et des procédures de placement (EPPP) et ainsi que la voie à suivre par les anciens participants pour consulter l’EPPP ou en obtenir une copie. Voir les alinéas 40.1 (1) s), t) et u) du Règlement pour les énoncés prescrits. - 07/2015
Q4. Les déclarations bisannuelles aux anciens participants et aux participants retraités doivent-elle indiquer si des facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance sont intégrés dans les politiques et les procédures de placement du régime?
R4. Le Règlement n'exige pas que les déclarations bisannuelles contiennent des renseignements sur la question de savoir si des facteurs
environnementaux, sociaux et de gouvernance sont intégrés ou non dans les politiques et les procédures de placement du régime et, dans l'affirmative, comment elles le sont. Les sous-alinéas 40.1 (1) s) (ii) et 40.2 (1) r) (ii) du Règlement exigent seulement que les déclarations bisannuelles aux anciens participants et aux participants retraités, respectivement, contiennent une déclaration établissant que l'administrateur du régime de retraite doit établir pour le régime un énoncé des politiques et des procédures de placement qui comprend des renseignements précisant si des facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance sont intégrés dans les politiques et les procédures de placement du régime et, dans l’affirmative, comment ses facteurs sont intégrés. Au nom de la transparence, l'administrateur peut inclure des renseignements additionnels sur les facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance dans les déclarations annuelles, pour autant que les exigences des sous-alinéas 40.1 (1) s) (ii) et 40.2 (1) r) (ii) sont respectées. - 07/2015
Q5. L’administrateur doit-il inclure les déclarations concernant l’énoncé des politiques et des procédures de placement (EPPP) et les facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance exactement telles qu’elles sont formulées aux alinéas 40.1 (1) s), t) et u) et 40.2 (1) r), s) et t)?
R5. Non. Même si l’on peut utiliser littéralement cette formulation, il n’est pas obligatoire de l’inclure aux déclarations bisannuelles. Les administrateurs peuvent s’ils le souhaitent modifier la formulation pour l’adapter aux particularités de leur régime ou pour la rendre plus facilement compréhensible, dans la mesure où la substance de l’information prescrite est transmise au lecteur. Les administrateurs doivent donc veiller à ne pas omettre les renseignements prescrits (notamment les renvois à la Loi sur les régimes de retraite). – 08/2016
Q6. L’obligation de fournir des déclarations bisannuelles en vertu du paragraphe 27 (2) de la
LRR s’applique-t-elle aux anciens participants et aux participants retraités
de l’Ontario dans le cas de régimes de retraite
qui ne sont pas enregistrés en Ontario?
R6. La réponse à cette question varie selon l’autorité gouvernementale dont relève l’enregistrement du régime de retraite, à savoir selon que cette province est signataire ou pas de l’Entente de 2016 sur les régimes de retraite relevant de plus d’une autorité gouvernementale (l’Entente de 2016).
Si le régime de retraite est enregistré dans une province qui
n’est pas signataire de l’Entente de 2016, les paragraphes 27 (2), 40.1 (1) et 40.2 (1) de la loi de l’Ontario s’appliquent aux participants ontariens de ce régime.
Si le régime de retraite est enregistré dans une province qui
est signataire de l’Entente de 2016, les paragraphes 27 (2), 40.1 (1) et 40.2 (1) de la loi de l’Ontario ne s’appliquent pas aux participants ontariens de ce régime. – 07/2018
Q7. L’obligation de fournir des déclarations bisannuelles en vertu du paragraphe 27 (2) de la
LRR s’applique-t-elle aux anciens participants et aux participants retraités
de l’extérieur de l’Ontario dans le cas de régimes de retraite
enregistrés en Ontario?
R7. La réponse à cette question varie selon que l’ancien participant ou le participant retraité de l’extérieur de l’Ontario est assujetti à la législation d’une province signataire de l’Entente de 2016. Si l’ancien participant ou le participant retraité de l’extérieur de l’Ontario est assujetti à la législation d’une province
signataire de l’Entente de 2016, l’obligation imposée par l’Ontario d’envoyer ces déclarations s’applique à ces participants.
Si l’ancien participant ou le participant retraité de l’extérieur de l’Ontario est assujetti à la législation d’une province
qui n’est pas signataire de l’Entente de 2016, l’obligation imposée par l’Ontario d’envoyer ces déclarations bisannuelles ne s’applique pas à ces participants. – 07/2018
Q8. Que peuvent faire les administrateurs s’ils ne disposent pas des coordonnées à jour de certains anciens participants ou participants retraités et ne peuvent donc pas leur envoyer de déclaration bisannuelle?
R8. Si un administrateur ne dispose pas des coordonnées à jour de certains anciens participants ou participants retraités, il doit d’abord effectuer une recherche individuelle des coordonnées à jour conformément à la politique de la CSFO sur la recherche des bénéficiaires des régimes de retraite. Il peut ensuite, en vertu du paragraphe 27 (3) de la
LRR, demander au surintendant de renoncer à l’exigence de fournir une déclaration bisannuelle aux anciens participants et aux participants retraités que l’on ne parvient pas à localiser. – 07/2018
Q9. Quel est l’objet de la renonciation prévue au paragraphe 27 (3) de la
LRR?
R9. L’objet de cette renonciation est de pallier officiellement la non-conformité technique qui pourrait sans cela découler du fait qu’une déclaration bisannuelle n’est pas envoyée à certains anciens participants et participants retraités (c.-à-d. ceux dont l’administrateur n’a pas l’adresse ou dont il sait que l’adresse indiquée dans le dossier n’est plus valide). – 07/2018
Q10. L’administrateur d’un régime de retraite enregistré ailleurs qu’en Ontario et dont les anciens participants et les participants retraités ontariens sont assujettis à l’exigence législative de l’Ontario de déclaration bisannuelle peut-il demander une renonciation en vertu du paragraphe 27 (3) de la
LRR?
R10. Oui, l’administrateur d’un régime de retraite enregistré ailleurs qu’en Ontario peut demander une renonciation en vertu du paragraphe 27 (3) de la
LRR. La demande de renonciation doit être envoyée à l’autorité de réglementation de la province où le régime de retraite est enregistré. – 07/2018
Q11. Comment un administrateur détermine-t-il qu’un ancien participant ou un participant retraité est manquant?
R11. Un ancien participant ou un participant retraité est considéré comme manquant (dans le contexte d’une demande de renonciation) lorsque l’administrateur n’a pas ses coordonnées ou qu’il est raisonnablement convaincu que les dernières coordonnées connues sont incorrectes, et qu’il a effectué une recherche concernant l’ancien participant ou le participant retraité conformément à la politique de la CSFO sur la recherche des bénéficiaires des régimes de retraite. – 07/2018
Q12. Comment l’administrateur devrait-il procéder pour effectuer une recherche concernant un ancien participant ou un participant retraité?
R12. La politique de la CSFO concernant la recherche des bénéficiaires des régimes de retraite donne une orientation générale sur le type d’approches que les administrateurs peuvent utiliser pour localiser les participants manquants et sur les facteurs pouvant peser sur la décision de l’administrateur à cet égard. Cette politique explique également qu’il est important de garder des traces écrites du processus de recherche et de tenir à jour des dossiers exacts sur les participants. – 07/2018
Q13. Comment un administrateur doit-il procéder pour demander au surintendant une renonciation concernant les déclarations bisannuelles dans le cas d’anciens participants et de participants retraités manquants?
R13. La politique de la CSFO sur la renonciation liée aux déclarations bisannuelles explique aux administrateurs de régimes le processus à suivre pour demander une renonciation au surintendant. – 07/2018
Q14. La CSFO s’attend-elle à ce que
l’administrateur d’un régime présente une demande de renonciation liée aux déclarations bisannuelles qui devaient être envoyées au plus tard le 1er juillet 2017, mais qui n’ont pas pu l’être du fait que le participant était « manquant »?
R14. Si aucune demande de renonciation n’a été déposée en 2017, la CSFO ne s’attend pas à ce que les administrateurs de régimes demandent à ce stade une renonciation concernant les déclarations bisannuelles de 2017. La CSFO n’agira pas pour déterminer si les administrateurs de régimes ont obtenu les renonciations qu’ils auraient pu obtenir pour les déclarations bisannuelles de 2017 et elle n’adoptera aucune mesure réglementaire à cet égard. – 07/2018
Q15. Un administrateur de régime est-il tenu de demander une renonciation concernant des déclarations bisannuelles envoyées à des anciens participants et des participants retraités et renvoyées à l’expéditeur du fait que l’adresse postale n’était pas correcte?
R15. Non. Le paragraphe 112 (2) de la
LRR stipule qu’un document est réputé avoir été remis s’il a été envoyé à la dernière adresse connue du destinataire. De ce fait, du point de vue technique, l’administrateur satisfait à l’exigence législative d’envoi de la déclaration, même si cette dernière lui est renvoyée. Toutefois, l’administrateur devrait amorcer le processus de recherche pour ce qui a trait aux déclarations qui lui ont été renvoyées de manière à se préparer à l’envoi des déclarations bisannuelles suivantes ou à demander une renonciation s’il ne trouve pas d’autres coordonnées. – 07/2018
Q16. Quelles sont les attentes de la CSFO pour ce qui a trait aux renonciations liées aux déclarations bisannuelles d’années postérieures à 2017?
R16. La CSFO s’attend à ce qu’un administrateur de régime ne demande une renonciation qu’après avoir identifié les anciens participants et participants retraités manquants, le cas échéant, et effectué une recherche raisonnable de leurs coordonnées. La CSFO s’attend à ce que la demande de renonciation soit déposée avant la date limite de présentation de la déclaration bisannuelle. Il est possible de demander une renonciation après cette date limite, mais cette renonciation ne s’appliquera pas rétroactivement à partir de la date limite. – 07/2018
Q17. La
LRR exige-t-elle des administrateurs qu’ils demandent une renonciation concernant les déclarations bisannuelles dans le cas d’anciens participants et de participants retraités « manquants »?
R17. Non. La
LRR n’exige pas des administrateurs qu’ils demandent une renonciation à l’exigence de transmettre des déclarations bisannuelles. Étant donné que la décision d’un administrateur de ne pas demander de renonciation n’enfreint pas la
LRR, une telle décision ne peut pas faire l’objet d’une pénalité administrative aux termes des articles 108.2 ou 108.3 de la
LRR. Cela dit, le fait qu’un administrateur omette d’envoyer la déclaration dans les délais prescrits serait considéré comme une infraction à la
LRR pouvant faire l’objet d’une pénalité, à moins que l’administrateur puisse démontrer qu’une recherche raisonnable et adéquate de l’ancien participant ou du participant retraité a été réalisée dans des délais opportuns. Veuillez voir aussi les Q18, Q19 et Q20. - 03/2019
Q18. Si aucune renonciation n’est obtenue, les déclarations bisannuelles devraient-elles être envoyées aux adresses qui, autant que le sache l’administrateur, ne sont plus à jour?
R18. Non, un administrateur ne devrait pas envoyer de déclaration bisannuelle à une adresse qu’il est fondé à considérer comme inexacte. En qualité de fiduciaire, l’administrateur doit tenir compte des incidences possibles sur la vie privée de l’envoi d’une déclaration bisannuelle à une adresse qui, en toute connaissance de cause, n’est plus valide. - 03/2019
Q19. Si un administrateur n’a pas obtenu de renonciation et n’envoie pas de déclaration bisannuelle aux anciens participants et participants retraités manquants, s’expose-t-il à une pénalité pour avoir omis d’envoyer les déclarations?
R19. La CSFO peut infliger une pénalité à un administrateur pour avoir omis d’envoyer une déclaration bisannuelle à d’anciens participants et des participants retraités manquants; néanmoins, en règle générale, elle exercera son pouvoir discrétionnaire et n’imposera pas de pénalité
si l’administrateur démontre qu’une recherche raisonnable et adéquate du ou des anciens participants ou participants retraités a été réalisée dans des délais opportuns. Voir également la Q20. - 03/2019
Q20. Les administrateurs sont-ils tenus de tenter de localiser les participants « manquants »?
R20. Oui. Si un administrateur a des motifs raisonnables de croire qu’il ne dispose plus des coordonnées valides pour un ancien participant, il est tenu de déployer des efforts raisonnables pour localiser cette personne dans des délais opportuns. Outre la Politique A300-900 de la CSFO (Recherche de bénéficiaires de régimes), que les administrateurs devraient étudier, le degré et la nature des efforts à déployer pour localiser de telles personnes varient selon les faits propres à chaque situation; les administrateurs devraient obtenir les conseils professionnels dont ils ont besoin à cet égard. - 03/2019
Pour de plus FAQ - Déclarations bisannuelles