Le bénéficiaire d’un régime de retraite doit commencer par communiquer avec l’administrateur du régime (administrateur) s’il a des questions ou des préoccupations relatives aux modalités du régime de retraite ou à ses droits individuels dans le cadre du régime.
Comment trouver les coordonnées de l'administrateur
Le nom et l’adresse de l’administrateur figurent habituellement dans les brochures du régime de retraite, le livret du participant et les déclarations annuelles de pension. Il est aussi possible de trouver les coordonnées d’un administrateur dans le
site Web de la Commission des services financiers de l’Ontario (CSFO) en procédant de la façon suivante:
cliquez sur le lien «L’accès à l’information sur les régimes de retraite» au bas de la page;
cherchez votre régime de retraite en entrant le numéro ou le nom du régime ou le répondant;
cliquez sur le bouton «Submit»;
examinez les résultats de la recherche et sélectionnez le régime de retraite qui convient.
La page des renseignements détaillés sur le régime, indiquant le nom et l’adresse de l’administrateur et de la personne-ressource à la CSFO, s’affichera. (Remarque: Les renseignements relatifs aux régimes de pension à participant unique et aux régimes de retraite comptant moins de cinq membres actifs ne peuvent pas s’afficher pour des motifs de protection de la vie privée).
Les bénéficiaires peuvent aussi s’adresser au personnel de la CSFO, en composant le 416 226-7776 ou le numéro sans frais 1 800 668-0128, pour obtenir ces renseignements.
Dans ce cas, ils doivent fournir l’un des renseignements suivants:
Communications écrites à l’administrateur
La plupart du temps, il vaut mieux communiquer avec l’administrateur par écrit (par lettre ou courriel) et lui demander une réponse écrite (surtout dans les cas où la demande risque d’être examinée par d’autres parties, comme la CSFO ou les tribunaux).
Lorsqu’il écrit à l’administrateur, le bénéficiaire d’un régime doit indiquer:
- le motif de sa demande et le résultat souhaité;
- les faits et les documents qui viennent étayer la demande; et
- qu’il souhaite obtenir une réponse écrite.
L’administrateur devrait pouvoir fournir une réponse dans un délai de 30 jours après avoir reçu la demande.
Conservation des documents relatifs aux plaintes et demandes de renseignements
Il est important que le bénéficiaire d’un régime conserve une copie de tous les documents relatifs à sa plainte ou à sa demande de renseignements tant qu’elle n’est pas réglée. Ces documents peuvent comprendre:
- de la correspondance (p. ex. des lettres, des courriels, des télécopies et des notes de service);
- des documents relatifs au régime (p. ex. le livret du participant, des avis relatifs au régime);
- des notes sur les conversations téléphoniques.
Si l’administrateur ne règle pas la demande, le personnel de la CSFO pourrait avoir besoin de ces documents pour pouvoir déterminer si l’administrateur respecte la
Loi sur les régimes de retraite et ses règlements ainsi que les modalités du régime de retraite.
Demandes ne pouvant être réglées par l’administrateur