Le rôle de l'administrateur du régime de retraite et du comité consultatif du régime de retraite

Le rôle de l’administrateur du régime de retraite

Chaque régime de retraite doit avoir un administrateur : c’est la personne ou l’organisme responsable de l’administration générale de votre régime.

L’administrateur du régime de retraite peut être :

  • le ou les employeurs qui participent au régime;
  • un comité de retraite (qui doit inclure des personnes représentant les participants au régime);
  • un conseil de fiduciaires (dans certains cas, comme par exemple pour un régime interentreprises, la moitié au moins des fiduciaires doivent représenter les participants au régime);
  • une compagnie d’assurance (si elle garantit l’ensemble des prestations fournies par le régime);
  • une autre entité établie par une loi.

L’administrateur du régime doit s’assurer que l’administration du régime de retraite et de la caisse de retraite respecte la Loi sur les régimes de retraite (LRR) et la réglementation qui s'y rattache.

Les responsabilités de l’administrateur du régime de retraite sont les suivantes :

  • gérer la caisse de retraite et faire des placements en fonction des exigences des documents du régime de retraite et de toutes les lois applicables (p. ex., la LRR et la Loi de l'impôt sur le revenu fédérale);
  • enregistrer les employés comme participants au régime de retraite;
  • fournir aux participants au régime de retraite certains renseignements lorsque débute leur participation, sous forme d’une brochure ou d’un livret qui explique le fonctionnement du régime, la manière dont se font les cotisations, de même que les droits et les responsabilités des participants au régime;
  • répondre à des demandes de renseignements et donner suite aux plaintes des participants au régime;
  • déterminer les droits à pension individuels des participants au régime;
  • fournir aux participants au régime une déclaration sur les prestations de retraite une fois par année, lorsque leur emploi ou la participation au régime prend fin et lors de leur départ à la retraite, et fournir une déclaration aux bénéficiaires d’un participant à la suite de son décès;
  • faire les paiements aux bénéficiaires du régime aux dates prévues;
  • verser à toute ancienne conjointe ou ancien conjoint d’une personne participant au régime la part des prestations de retraite de cette personne qui lui revient, le cas échéant, après la rupture de leur mariage [conformément à la LRR et à ses règlements d’application, de même qu’aux documents (p. ex., documents de procédure, décision arbitrale ou contrat familial) déposés auprès de l’administrateur];
  • présenter à la Commission des services financiers de l’Ontario (CSFO) une demande d’enregistrement du régime de retraite et de ses éventuelles modifications;
  • déposer les documents prescrits auprès de la CSFO (p. ex., les rapports de l’actuaire sur l’évaluation du financement du régime, les déclarations annuelles, les états financiers et les certificats de cotisation au Fonds de garantie des prestations de retraite; et
  • mettre certains documents et renseignements à la disposition des participants au régime dans les bureaux de leurs employeurs (p. ex., les textes du régime de retraite, les contrats d’assurance, les contrats de fiducie et la correspondance entre l’administrateur et la CSFO).

L’administrateur d’un régime de retraite peut déléguer une partie ou la totalité de ses responsabilités à d’autres fournisseurs de services, y compris, mais pas limité à :

  • des actuaires;
  • des comptables;
  • des avocats;
  • des consultants en régimes de retraite;
  • des gestionnaires de placements;
  • des sociétés de fonds mutuels;
  • des compagnies d'assurance;
  • des sociétés de fiducie.
  • des sociétés chargées de l’administration des prestations.

Dans pareil cas, l’administrateur peut demander à un ou plusieurs de ces fournisseurs de services de répondre aux questions des participants au régime. Même si l’administrateur reste le principal responsable des tâches qu’ils accomplissent à sa place, ces fournisseurs de services doivent apporter autant de soin à leur exécution que lui.


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Le comité consultatif du régime de retraite

Un comité consultatif de régime de retraite est un groupe de personnes choisies parmi les participants actifs, les participants retraités et les anciens participants d’un régime, qui se réunissent pour discuter des questions d’administration du régime et d’autres sujets d’intérêt pour les prestataires du régime.

Établissement d’un comité consultatif

Hormis certaines exceptions, un groupe doit être formé d’au moins dix participants actifs et retraités du régime pour aviser son administrateur de régime qu’il a l’intention de mettre en place un comité consultatif. L’administrateur du régime doit alors aider le groupe à communiquer l’information à tous les participants au régime et procéder à un vote. Le comité est établi si la majorité des participants et des participants retraités qui ont participé au vote ont voté en faveur de la mise en place du comité.

Chaque catégorie d’employés couverte par le régime de retraite a le droit d’être représentée par au moins une personne dans le comité. Les participants retraités peuvent sélectionner deux représentants, alors que les anciens participants (anchor) peuvent sélectionner un seul représentant. Le comité peut être composé d’un maximum de 15 représentants.

Rôle d’un comité consultatif

Le rôle d’un comité consultatif est de :

  • surveiller le régime de retraite;
  • formuler des recommandations sur l’administration du régime (bien que l’administrateur du régime n’est pas tenu de les accepter);
  • promouvoir la sensibilisation au régime et la compréhension de celui-ci.

Le comité (ou son représentant) a le droit d’examiner les dossiers de l’administrateur du régime se rapportant au régime de retraite et à la caisse de retraite et d’en faire des copies. Cependant, tout renseignement personnel contenu dans ces dossiers ne peut être divulgué sans l’autorisation préalable de la personne concernée.

Le comité a droit à deux réunions par année avec l’administrateur du régime et une réunion par année avec l’actuaire du régime et quelqu’un qui peut faire rapport sur les investissements du régime.

L’administrateur du régime doit apporter une aide administrative raisonnable au comité consultatif dans la préparation et la distribution du rapport annuel sur les activités du comité consultatif. Les coûts raisonnables pour les activités du comité consultatif peuvent être payés au moyen de la caisse de retraite.


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